8 cosas que aprendimos de trabajar en remoto

Los que sabemos lo que es, somos conscientes de que trabajar en remoto supone un reto para cualquier organización. Y más aún si como en nuestro caso, la creación de la empresa se desarrolla de este modo, sin una experiencia de trabajo tradicional previa. Cada miembro de nuestro equipo vive y trabaja en una ciudad diferente, y los nuevos integrantes reciben la formación inicial de manera online.Trabajar en remoto es un reto, pero lo cierto es que si consigues que funcione, la productividad aumenta de manera exponencial. ¿Cómo hemos logrado convertir un aparente obstáculo en un ventaja? En el siguiente blogpost explicaremos el por qué del trabajo remoto en nuestra organización, y cómo esta circunstancia nos ha ayudado a obtener una estructura de trabajo perfectamente definida.

La era del trabajo en remoto

En un mundo tan interconectado como el nuestro, cada vez más empresas ven con buenos ojos la incorporación del trabajo remoto a sus plantillas. Este hecho, es todavía mucho más relevante si trabajas en el sector del PLM. Los que sabemos cómo funciona este mundo igualmente conocemos la dificultad que existe a día de hoy para la captación de talento. A veces das con el perfil adecuado pero vive a miles de kilómetros de tu oficina, y entonces el trabajo en remoto se convierte en la única posibilidad. Igualmente es frecuente la subcontratación de servicios como desarrolladores – por ejemploen países como India o Europa del este – o el contacto con clientes y proveedores de software que se encuentran lejos de nuestras fronteras. Estas cuestiones convierten la elección del trabajo remoto en una realidad mucho más cercana en nuestro sector que en otros.

Siguiendo esta línea, existe un dilema habitual: la comodidad de trabajar desde casa frente a la incomodidad de no tener al alcance los elementos disponibles en una oficina. Eso por no hablar de la percepción que todavía existe en muchas empresas de que permitir a sus trabajadores desarrollar su trabajo desde casa provocará una bajada en el rendimiento. El empresario en ocasiones teme que esta concesión de libertad se traduzca en pérdida de efectividad y de dinero. No obstante, la realidad es muy diferente y está comprobado que trabajar en remoto no solo trae efectos positivos para el activo humano de una empresa, si no también para sus cuentas.

¿Por qué trabajar en remoto?

Trabajar desde casa no es solo poder sentarte con el pantalón del pijama a responder emails. No es solo poder gestionar tus descansos de la manera que mejor se adapten a tu estilo de vida. No es solo picar entre horas o poder recoger los paquetes de Amazon. Es mucho más. El trabajo en remoto transforma la vida de las personas, haciéndolas dueñas de su propio tiempo. En nuestro caso, existe una flexibilidad total a la hora de distribuir las horas de trabajo siempre que sumen 40 horas a la semana. Si eres de los que prefieren madrugar, madrugas. Si durante las noches te sientes más inspirado para trabajar, puedes hacerlo. Por supuesto siempre respetando los horarios de las reuniones de equipo, sin las cuales todo lo anterior sería imposible.

Además el trabajo en remoto te permite algo que no se puede pagar con dinero:trabajar desde donde te de la gana. Mientras que cumplas con tu obligación de horas diarias de manera responsable, da igual que lo hagas desde tu piso en Frankfurt, una cabaña en Bali o el campo base del Everest.

El disponer de esta libertad de tiempo y espacio de trabajo se traduce en una completa mejora de la conciliación laboral y esto a su vez en empleados mucho más felices y más motivados.

Las claves del trabajo en remoto

Por tanto, si todo son ventajas ¿Por qué todavía existen muchas empresas que no confían en el trabajo remoto y siguen ancladas en viejos dogmas con horarios “mata-personas” de 9 a 7 de la tarde? Muy sencillo, porque no saben hacerlo. Para que un cambio de estas características funcione hay que hacer una correcta transición. Si con tus viejos métodos de trabajo decides de un día para otro que tus empleados van a trabajar en remoto, es posible que tu idea fracase.

Sin embargo, si te informas sobre qué funciona en otras empresas y cómo se está haciendo y anticipas estos cambios, terminará convirtiéndose en la mejor decisión que has tomado a nivel laboral. Tus empleados estarán más contentos, más implicados, su productividad crecerá y encima ahorrarás dinero.

A continuación te detallamos las 8 cosas que debes tener en cuenta sí o sí, si quieres adoptar el trabajo remoto en tu organización y que este sea un completo éxito.

1. Planificación del día

Punto vital y a mi juicio igual de importante trabajes desde casa o no. Clasificar tus tareas de más a menos importantes para poder darles más o menos prioridad es clave. Trabajamos con 3 tipos de tareas: Must, Intend y Like. Cada día cada miembro del equipo tiene planificadas una tarea Must, otra Intend y otra Like. La tarea Must es la tarea más importante, lo que significa que el no completarla habrá significado que tu día ha sido poco productivo. Si finalizas tu tarea Must pasas a tu tarea Intend, segunda en orden de prioridad. Y solo si finalizas esta pasas a Like, la menos relevante de todas.

2. Herramientas de gestión de tareas

En nuestro caso empleamos Asana como una parte fundamental de nuestro día a día. Asana es un software que facilita la planificación, la gestión y el seguimiento de las tareas de cada miembro del equipo. Gracias a esto, podemos tener acceso a los calendarios de tareas del resto de compañeros, agregarles y quitarles tareas, clasificarlas por proyectos… Otro punto clave es que contiene fechas tope que añadir a las tareas, lo cual facilita mucho la organización. Además es visualmente muy atractivo y fácil de usar. Sin duda, un imprescindible si trabajas en remoto.

3. Documentación de Procesos

Esta parte es fundamental cuando no tienes oficinas físicas y todo el trabajo se desarrolla en remoto. Los métodos de trabajo más importantes del día a día de cada persona deben quedar perfectamente documentados. Con esto facilitamos las nuevas incorporaciones al equipo y permitimos que el resto de compañeros puedan ayudarnos con mayor facilidad en cualquiera de nuestras tareas. Toda esta información debe estar volcada sobre una intranet a la que todos los miembros tengan acceso y puedan hacer búsquedas de todo tipo. Un ejemplo de esto sería, si un compañero se va de vacaciones y otro tiene que encargarse de una de sus funciones, puede acceder a la intranet para informarse sobre cómo se desarrolla la tarea exactamente.

4. Comunicación fluida

Cuando trabajas desde casa y llevas a cabo proyectos en común con otras personas, es fundamental la existencia de una comunicación fluida entre las partes. Para facilitar esto, existen herramientas como Slack que permite crear grupos a los que los diferentes miembros del equipo pueden acceder y comunicarse como si estuvieran en la misma oficina. Con Slack se pueden abrir conversaciones, preguntar y resolver dudas. Además se puede sincronizar con Asana para asignar a las conversaciones tareas específicas. El correo electrónico es la opción de la mayor parte de la gente, pero sin duda no es la más efectiva si trabajas en remoto. El empleo del tándem Asana-Slack te permite una comunicación total con tu equipo en la que no se echa de menos la oficina.

5. Reuniones semanales

Por supuesto, clave para mantener un contacto de todos los miembros de la organización. En estas reuniones se pone al día al resto del equipo del estado de las tareas que se tienen asignadas. Además se debaten estrategias futuras y se ponen en común los temas más importantes del momento. En Share PLM todos los martes y los viernes tenemos una reunión de estas características.

6. Contabilizar el tiempo

Cuando trabajas en una oficina y sabes que tienes que cumplir un horario estricto, no eres consciente del tiempo real que tardas en finalizar una tarea en concreto. En tu mente está solo la llegada del fin de la jornada para poder irte a tu casa. Cuando trabajas en casa y tienes una flexibilidad total, este hecho cambia. A veces es importante a la hora de planificar nuestro trabajo el saber cuántas horas tardamos en realizar determinadas tareas. Para ello, usamos Toggl, un contador de tiempo que se descarga directamente en la barra del navegador y que al igual que pasa con Slack, se puede sincronizar con Asana. Antes de iniciar cualquier tarea simplemente haces click en el botón para que comience a contabilizar el tiempo. Cuando acabe vuelves a hacer click para finalizar. Toggl nos ofrece una vista muy rápida sobre cuáles son las tareas a las que dedicamos más horas y cuáles a las que menos.

7. Café virtual

Como empresa con gran experiencia en el trabajo remoto, una de las cosas que más nos cuesta es tener lejos a nuestros compañeros. Y no hablamos solo de por las cuestiones de trabajo, si no por las personales. A veces trabajar tantas horas solo en casa se hace duro y echamos de menos las charlas de los lunes donde te cuentas el fin de semana, las pausas del café… Los momentos en los que podemos socializar y no solo centrarnos en el trabajo. En nuestro caso, todos los días realizamos una reunión que llamamos café virtual y a la que se puede asistir de manera opcional. Es siempre a primera hora de la mañana, y en ella charlamos durante unos 15 minutos acerca de todo tipo de temas fuera del trabajo. Es una excelente oportunidad para conocer un poco más al equipo cuando no tienes contacto físico diario.

8. Quedadas en persona

Si se puede, organizar una tema meeting a la que acuda todo el equipo de manera presencial puede ser una idea magnífica. En nuestro caso, solemos vernos 3 veces al año, y cada vez en una ciudad distinta (normalmente donde vive alguno de los miembros). El equipo pasa 2 o 3 días compartiendo puntos de vista, poniendo en común anécdotas de su día a día, y desarrollando una estrategia a seguir. El resultado es siempre muy positivo, haciendo que los trabajadores desarrollen lazos más fuertes. Sobre todo cuando al final del día, siempre cae alguna cerveza!

¿Y tú? ¿Trabajas en remoto? ¡Cuéntanos que soléis hacer tú y tu equipo para facilitar los procesos de trabajo!

¿Por qué las empresas que triunfan gestionan sus procesos de negocio?

PLM Business Process

Antes de responder, conviene repasar a qué nos referimos cuando hablamos de procesos. Un proceso se conforma de una serie de tareas realizadas en secuencia, con inputs claramente definidos y destinados a la entrega de outputs. Su resultado puede ser un servicio, un producto o cualquier otro objetivo de la organización.

Los procesos de negocio permiten a las empresas describir quién hace qué, y en qué orden se hace. Si somos capaces de combinar todos los procesos de negocio de la empresa en su totalidad, podemos describir cómo funciona realmente.

Pongamos un ejemplo más práctico para entender bien este concepto. Llevar a cabo un proceso de negocio es fácilmente comparable a la elaboración de una receta. Escenario típico: imagina que estás en casa a punto de prepararte la cena.Es jueves y has tenido un gran día en el trabajo, así que no sabes muy bien por qué, pero consideras que te mereces algo más que la triste y típica ensalada a la que recurres normalmente. Estás lo suficientemente motivado/a como para buscar en Google una receta especial, de modo que tras un rato buscando, decides arriesgarte con un risotto de gorgonzola.Preparas los ingredientes y comienzas a seguir los pasos minuciosamente.Sin embargo, no hay nadie allí para supervisarte ni para darte consejos, y la verdad sea dicha, tú nunca has destacado por tus buenas dotes ante los fogones. Teniendo esto en cuenta, ¿qué será lo más importante para que tu cena sea un éxito y no acabes pidiendo una pizza? Muy fácil, que la receta sea lo más específica posible. Continuemos con el momento risotto. Después de haberte preocupado de seguir la receta lo mejor posible, llega el momento de probar el arroz. Y tras él, el drama. Te acabas dando cuenta de que el punto del arroz no ha quedado como debía, y el aspecto final de tu plato no se parece ni de lejos al de la foto de la receta. Y es justo en ese momento cuando te preguntas: ¿por qué a mí? ¡Si he hecho todo tal y como se especificaba en la receta! Sin embargo, olvidas que tal vez la lista de ingredientes de la receta de Google no era lo suficientemente específica, o quizás las descripciones de cada paso eran demasiado vagas (o que directamente en un despiste te saltaste un paso importante).

¿Entiendes mejor ahora a qué nos referimos cuando hablamos de la importancia de combinar la totalidad de los procesos de negocio para describir cómo funciona realmente una empresa? Como con el risotto, puedes tener los mejores ingredientes, pero si te saltas un paso de la receta, estás perdido.

¿POR QUÉ UNA EMPRESA DEBERÍA TENER EN CUENTA LOS PROCESOS DE NEGOCIO?

Los procesos de negocio son un punto clave para entender de qué manera una empresa lleva a cabo su misión. Como ejemplo ilustrativo, el pago de una factura a un proveedor o la tramitación de un pedido para un cliente son ambos procesos de negocio. Las buenas empresas se caracterizan por poseer sus procesos documentados, generando outputs consistentes y de alta calidad. Igualmente, mediante la correcta documentación de los procesos las empresas pueden expandirse más rápidamente. Después de las fusiones y adquisiciones, los procesos de negocio bien documentados facilitan las integraciones y respaldan las operaciones comerciales conjuntas. Los procesos también son cruciales para la gestión eficaz del conocimiento. Se pueden usar para enseñar a los nuevos empleados a realizar las tareas requeridas y lograr los resultados deseados.

¿POR QUÉ LOS PROCESOS DE NEGOCIO SON TAN IMPORTANTES PARA EL PLM?

Los procesos de negocio permiten a las empresas desarrollar, vender, entregar y financiar sus productos de manera efectiva. La calidad de los procesos en todo el ciclo de vida del producto influye intensamente en el éxito de un producto. Las fugas de información en estos procesos pueden provocar entregas de productos más lentas y problemas de calidad.

¿DE QUÉ MANERA DEFINIMOS UN PROCESO DE NEGOCIO?

La gestión de procesos de negocio establece un enfoque global que nos ayuda a mejorar la eficiencia en una empresa. Esta gestión implica entre otras cosas: documentar los procesos existentes (mapeo de procesos), definir los procesos futuros (modelado de procesos), implementar los procesos definidos (utilización de procesos) y medir los procesos (supervisión de procesos). El mapeo, el modelado y la utilización de procesos de negocio son actividades principales en PLM. A continuación, explicaremos estas etapas mediante representaciones visuales para ilustrar de qué manera funciona cada paso. En cada uno encontraremos actividades, roles, entregas y métricas que definen con precisión las tareas que deben realizarse.

PLM business processes

1. MAPEO DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Para crear un mapa de procesos de negocio, podemos usar un diagrama de flujo de procesos que contenga la actividad «carriles». El diagrama de flujo muestra un «carril de navegación» para cada rol e indica las actividades y eventos que ejecuta cada rol. En esta fase, el diagrama muestra la situación actual. El siguiente ejemplo representa el proceso de venta de una pequeña empresa.

PLM Business Process Mapping

2. MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Durante esta fase, creamos un modelo mejorado para los procesos que la empresa desea optimizar. Un modelo sirve como un marco común para el debate y la comunicación. Ayuda a las personas a comprender cómo funcionará el proceso y de dónde provienen las optimizaciones. El siguiente ejemplo representa el proceso de venta optimizado de una empresa pequeña, después de la remodelación.

PLM business process modelling

3. UTILIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Después de definir nuevos procesos, tocaría el momento de implementarlos. Para implementar estos cambios de manera productiva, se debe llevar a cabo un plan de formación y apoyo. Después de la implementación, es muy importante hacer un seguimiento del proceso y asegurarnos de recibir un buen feedback: ¿Funciona bien el nuevo proceso? ¿Necesitamos ajustarlo?

4. SUPERVISIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Un buen proceso de negocio debe ser fácilmente medible. Para ello usamos KPI’s que supervisan la eficiencia e implementación del mismo. Un KPI es una medida, un atributo cuantificable que nos ayuda a describir el rendimiento.

En resumen, si dedicamos tiempo y esfuerzo a respaldar la supervisión de procesos, recibiremos grandes recompensas: la anticipación de problemas, el apoyo en la formación de los empleados en el nuevo y mejorado enfoque, y la certeza de que nos encontramos ante un buen negocio que cuenta con las herramientas y formas de trabajo más eficientes.

¿QUÉ DEFINE UN BUEN PROCESO DE NEGOCIO?

Es importante mantener los procesos de negocio con un alto nivel de detalle.Las empresas a veces mezclan procesos y métodos sin ser conscientes de sus diferencias. Los métodos definen cómo realizar las acciones involucradas en los pasos de proceso, por lo tanto, son más detallados y específicos. Un buen proceso de negocio debe estar bien definido, bien documentado y debe ser fácil de entender. Cualquier paso que no sea lo suficientemente claro, generará confusión y fuga de información.

Del mismo modo, los procesos deben ser medibles y manejables. En otras palabras, debemos ser capaces de monitorearlos, usando datos para saber si están funcionando correctamente, o si por el contrario están teniendo dificultades.

Los procesos de negocio constituyen los pilares de cualquier gran organización. Si una empresa quiere alcanzar la excelencia y que sus empleados trabajen de la mejor manera posible, es imprescindible definir su estrategia en un proceso de negocio.Cuando están bien gestionados, los procesos de negocio son un poderoso activo estratégico corporativo.

¿Simplificar el PLM es posible?

plm cloud

El otro día mientras reflexionaba acerca de la temática de mi nuevo post, recordé uno de los brillantes artículos de mi colega Jos Voskuil titulado «Why PLM willnever be simple».

Tras un rato recopilando información, llegué a la siguiente conclusión: La aspiración tan propiamente humana de conseguir las cosas de manera rápida y fácil… ¿No debería aplicarse también al ámbito del PLM? Está claro que a todos nos encantaría hacer el PLM más simple, pero la pregunta es: ¿Cómo?

Esta idea junto con los apuntes de Jos, me inspiraron a escribir acerca de cómo, en mi opinión, podemos hacer el PLM más simple. ¡Aquí van algunas propuestas!

1. Mantén una visión clara y sencilla

Al igual que ocurre con la visión de una empresa, una iniciativa de PLM debe tener una visión clara y consistente, que sea fácil de entender para todo el mundo. Para ello, debemos formular esta visión en una declaración que exprese claramente los objetivos de nuestra iniciativa.

Una manera de saber que vas por buen camino es trasladar esta visión del PLM a una presentación de 30 segundos que resume el propósito principal del proyecto. Así que deja atrás el lenguaje puramente corporativo y elige un mensaje directo y que sea realista.

He aquí algunos ejemplos de empresas que aprueban con buena nota en este punto:

To enable full lifecycle traceability for the factory of the future, making sure we know the origin of parts and ensuring they remain traceable.“ – Renault

«Para permitir la trazabilidad completa del ciclo de vida de la fábrica del futuro, debemos asegurarnos de que conocemos el origen de las piezas y de que estas siguen siendo trazables».– Renault

To provide business & people with 3DEXPERIENCE universes to imagine sustainable innovations capable of harmonizing products, nature and life– Dassault Systems

“Nuestro objetivo es proporcionar a empresas y personas universos de EXPERIENCIA 3D para imaginar innovaciones sostenibles capaces de armonizar productos, naturaleza y vida” – Dassault Systems

To make End to End data accessible for realistic car visualization, ensuring that the complete visualization data with geometry, material definition, equipment, appearance and variation is centrally available for all downstream processes” – Mercedes Benz Cars

«Para que los datos sean accesibles de punta a punta, para una visualización realista de los vehículos, garantizando que los datos de visualización completos con geometría, definición del material, equipamiento, apariencia y variación estén disponibles de forma centralizada para todos los procesos posteriores» – Mercedes Benz Cars

Con una visión clara, la tarea de definir la iniciativa de PLM se simplifica. Esto se traduce en que la comunicación de lo que se necesita hacer es mucho más fácil, al igual que encontrar las tecnologías adecuadas que apoyen esta visión.

Dejar que una visión guíe a tu equipo requiere de mucha comunicación:Tener claro lo que se quiere lograr, explicar por qué es importante conseguirlo, y mantener una actividadalrededor de ambas cosas, estimula a la gente a la acción.

2) Un poco de marketing

Sí, has leído bien: Un poco de marketing también puede ayudar al PLM. Construir una marca que conecta con la gente a nivel emocional, es una idea estupenda para llevar tu iniciativa PLM a buen puerto.De esta manera, las personas que se sientan emocionalmente conectadas a tu marca apreciarán una mejor experiencia de uso de tu sistema PDM. Si ya te has ganado un pequeño hueco en su corazón, estarán más dispuestas a perdonar los pequeños problemas de usabilidad.

En este hilo, déjame darte un consejo. Para animar a la gente a cambiar, es importantehacer tangibles y realistas las perspectivas de resultados ante ese cambio. Compartir los case studies de otros departamentos, empresas o clientes que hayan logrado algo similar es un gran método para cumplir con este propósito. A veces, solo una historia real puede llevar a la gente a visualizar un cambio.

Por tanto, sea cual sea tu intención: que la gente utilice realmente el sistema PDM, seguir el proceso de desarrollo de los productos,generar entusiasmo con la renovada funcionalidad de gestión de documentos… una estrategia de marketing interno de PLM siempre puede ayudarte a crear conciencia y prosperar. Es más, cuando se hace bien, una estrategia de marketing puede marcar la diferencia entre el fracaso y el éxito.

3) Una arquitectura de sistema PLM menos compleja

El auge del almacenamiento en la nube y de las API abiertas está cambiando las reglas del juego de las arquitecturas PLM tradicionales. Incluso si los proveedores tradicionales de PLM han evitado históricamente las arquitecturas abiertas, actualmente estamos viviendouna evolución positiva hacia aplicaciones más flexibles diseñadas para hacer frente al mundo conectado en el que vivimos.

Los sistemas PLM monolíticos son incapaces de gestionar la colaboración de productos actual. Estos sistemas anclados en el pasado no se integran bien entre sí, y a menudo se convierten en una barrera para el correcto flujo de información rápido y fluido que las empresas modernas exigen.

Una aproximación a la plataforma -empleando estándares abiertos, APIs y microservicios para optimizar las integraciones entre diferentes sistemas- es el camino a seguir.

En ocasiones la complejidad es un efecto secundario de postponer la toma de decisiones. Con demasiada frecuencia, las empresas que se dedican a fusiones y adquisiciones terminanasumiendo un montón de sistemas que sirven para exactamente lo mismo y son incapaces de “matar” a ninguno. Ahora mismo estoy trabajando con varias PYMES que tienen seis mCAD diferentes a la vez de múltiples entornos para cada uno. ¿Te puedes hacer idea de cuántas integraciones distintas necesitan para consolidar los datos de sus productos?

Una integración mal gestionada entre empresas que se fusionan puede complicar enormemente el entorno de sistemas PLM. Por lo tanto, para mantener una arquitectura simple de PLM es necesario ser valiente y abordar la toma decisiones con determinación.

4) Óptimo diseño del User Experience

Molestas pantallas en azul claro de los años 80, miles de ventanas nuevas que se abren con cada clic, mensajes de error crípticos, rendimiento lento, fallos repentinos de las aplicaciones…¿Te resultan familiar estas situaciones? Seguro que sí. Todas ellas son realidades cotidianas en el mundo del PLM.

UX son las siglas que empleamos para hablar de userexperience o experiencia de usuario. El diseño del userexperience se centra en la optimización de una aplicación para hacerla fácil de usar, efectiva y agradable. El diseño de la interfaz de usuario (UI) se refiere a la apariencia de una aplicación. Ambos elementos son cruciales y trabajan en estrecha colaboración.

Pero el diseño de la UX no se centra solo en cómo se ve la aplicación, sino también en cómo funciona. No estamos hablando sólo de elegir colores y diseñar gráficos bonitos, sino más bien de facilitar el trabajo del usuario. Sin embargo, unaUI bien diseñada es una manera muy poderosa de transformar un sistema PDM simple, claro y centrado en el usuario (y de este modo mejorar la userexperience).

La realidad del asunto es que la mayoría de los proveedores de PLM tratan de mantener sus soluciones genéricas y no proporcionan soluciones específicas out-of-the-box para las diferentes industrias. O lo que es lo mismo, tienen en cuenta tantos casos de uso que resulta imposible simplificar la estructura principal de la propia aplicación PDM.

El efecto resultante de todo esto es una cantidad abrumadora de opciones. Para impedir que esto ocurra, la especialización sortea esta complejidad proporcionando flujos de trabajo, terminología y modelos de datos específicos de la industria.

Uno de los errores más típicos en este sentido es intentar reparar las deficiencias de UX desarrollando supuestas mejoras sobre los sistemas ya existentes. Al final, es peor el remedio que la enfermedad, y hacer esto suele terminar empeorando más las cosas en lugar de mejorarlas.

Pero no todo son malas noticias. Afortunadamente parece que estamos viviendo un cambio para mejor. Varios proveedores de PLM trabajan actualmente en el desarrollo de interfaces de usuario modernas, y los proveedores de cloudcomputing están dando pasos hacia un PLM mucho más ágil y específico

Otro punto interesante en este sentido es la creación de los llamadosweb portals (portales web).Si tu empresa sigue atascada en sistemas PDM heredados y desea mejorar el UX, debería considerar la posibilidad de trabajar en un web portal moderno que consolide los datos de los productos, proporcione visibilidad del ciclo de vida y facilite las búsquedas de información. Los webportals son una excelente manera de mejorar la experiencia del usuario, generar compromiso y cumplir con la promesa de valor inherente al PLM.

5) Mejores trainings y más apoyo

Independientemente de lo bien definida que esté tu metodología de PLM, siempre va a haber alguien que necesite tu ayuda.

Es algo inevitable, la gente se pierde incluso cuando los conceptos son claros y las aplicaciones para gestionar los datos están bien diseñadas. Por eso, el no tener modo alguno de quetus usuarios obtengan ayuda genera grandes dosis de frustración e impotencia. Un equipo de soporte cuya misión sea tender la mano a los usuarios, puede marcar la diferencia y generar una increíble UX.

Estar cerca de tu gente también te dará una mejor idea de dónde suelen encontrarse los problemas. Si los usuarios se quedan atascados, debemos pensar en ello como una oportunidad de oro para la mejora de conceptos, procesos y aplicaciones.

No caigas en el típico error de pensar que la culpable de todo esto es la tecnología.Al final, la clave del éxito y también del fracaso, son las personas.

La mayoría de las iniciativas de PLM fracasan porque la gente no entiende el «WHAT» y el «HOW» del proyecto. Por eso, una de las primeras cosas que debemos hacer al planificarunproyecto es definir una estrategia de aprendizaje. Cada implementación de PLM es diferente, por lo que los conceptos y procesos siempre necesitan ser definidos y estructurados de una manera que sea fácil de comprender.

La falta de un vocabulario común es a menudo un obstáculo clave para potenciar esa comprensión. MBSE, MBE, Digital twin… ¡incluso nosotros nos confundimos con esos términos! Si llevas un tiempo en el mundillo del PLM, ya sabes que nadie se salva de esteasunto que nos afecta a todos. Para evitar esto,asegúrate de compilar un glosario y trabajar en educar a las personas involucradas en tu proyecto para que usen sólo las palabras que están ahí definidas.

Haciendo que el PLM parezca más sencillo

George Bernard Shaw dijo una vez: «Siento que esta carta sea tan larga. No tuve tiempo de acortarla».

La sencillez siempre es buena, pero lograrla no siempre es fácil.

Aun así, hay algunos grandes ejemplos de empresas que abogaron por la sencillez y la alcanzaron con éxito.

Piensa en Google. Si me interesa saber por qué el PLM no es fácil, voy a Google, escribo mi pregunta, hago clic en buscar y ¡Boom! Información al instante.

Piensa en Amazon. Después de elegir la tarjeta de crédito y facilitar una dirección de envío, solo tienes que hacer clic en el artículo que deseas comprar, y esperar a que tu pedido aparezca en la puerta de casa. Como por arte de magia.

Amazon y Google pelean el desorden con una userexperience simple y agradable. Eso no significa que estos negocios no sean complejos bajo el capó.Sin embargo, han logrado hacer que la percepción de sus servicios para el cliente sea fácil y sencilla.

Hacer que las cosas parezcan simples no es fácil: implica ser valientes, tomar decisiones y tener conversaciones difíciles.

Y la simplicidad, por último, implica transparencia. Esta es en mi opinión, la principal razón por la que el PLM puede resultar tan complejo. En este mundo, toda la información que marca la diferencia parece estar oculta para los clientes.

¿Cuántas empresas del sector tienen sus productos bien definidos junto con los precios en el sitio web? A mis colegas consultores: ¿Cuántos de vosotros estáis abiertos sobre lo que ofrecéis y cuánto cuesta? A los proveedores: ¿Dónde puedo encontrar un único proveedor de soluciones PLM que hable de sus precios?

Estamos hablando de un cambio de mentalidad necesario.Es tarea de todos esforzarnos por lograr la transparencia porque la vida parece mucho más simple cuando somos transparentes.

Al ser transparentes y simplificar el lado de la experiencia del usuario de PLM, abrimos camino hacia la sencillez. Incluso, cuando las cosas bajo el capó son complejas. Cuando los conceptos y procesos son claros y las aplicaciones están bien diseñadas, compartir y apoyarse mutuamente se hace mucho más fácil y las barreras a la colaboración comienzan a derrumbarse.

¿Por qué necesitas una Biblia de PLM?

plm definition

No todo el monte es orégano: La semana pasada perdimos un cliente.  ¿El motivo? La dirección de la compañía se cansó del lento progreso y las reiteradas quejas de los usuarios, y decidió detener su programa de PLM.

Esto es solo un ejemplo más de la clásica historia:

Había una vez una empresa que había invertido mucho dinero en un sistema PDM personalizado. Además, había integrado todas sus aplicaciones CAD en este sistema en un intento por impulsar la reutilización del mismo y acelerar así las entregas de sus productos.

Sin embargo, pese a que la intención de estas mejoras había sido optimizar el proceso, contra todo pronóstico no había sido así. Los usuarios no habían sido capaces de trabajar con el nuevo sistema por encontrarlo lento y especialmente complejo. Tampoco entendían por qué tenían que reconstruir sus modelos CAD para que encajaran en una biblioteca de diseño. Y para rematar,guardar un modelo ahora suponía 10 minutos más de su tiempo de lo que antes invertían.

En definitiva, los usuarios no se encontraban a gusto en el nuevo paradigma y este hecho lo condenó a una situación límite. Finalmente, la gerencia tuvo que tomar la decisión de presionar el botón de pausa, perdiendo toneladas de euros en el camino.

Y colorín colorado, este cuento se ha acabado.

¿Por qué las implementaciones de PLM a menudo fallan? La pregunta del millón de dólares.

Lamentablemente, esta historia no es un caso aislado. Ni mucho menos. La realidad es que las implementaciones de PLM a menudo fracasan, surgiendo siempre las mismas preguntas:

¿Dónde está exactamente el problema? ¿Acaso debemos resignarnos y reconocer que los sistemas de PDM son siempre complicados en su implementación? ¿O se trata más bien de que el PLM es demasiado complejo?

Días después de digerir las malas noticias, me armé de valor y le pregunté a mi cliente: “Si tuvieras la posibilidad de viajar al pasado y mejorar el proceso, ¿qué harías diferente?” Tras un momento de silencio, me respondió muy seguro: «Comenzaría una Biblia PLM».

¿Qué es una Biblia PLM?

De repente, me di cuenta de que el término que había escogido mi cliente tenía todo el sentido para mí. Fue como un recordatorio de algo que ya sabía pero que nunca me había planteado de esa forma.

En mi experiencia, las implementaciones inteligentes de PLM tienen una cosa en común: Todas se enmarcan bajo un wayofworking determinado e inalterable. Es decir, todas tienen un plan específico cuyo propósito esmostrar a los usuarios la manera correcta de trabajar con sus datos y productos.Y a esto es exactamente a lo que mi cliente se refería cuando hablaba de comenzar una Biblia de PLM.

Para ilustrarlo mejor, tomemos como ejemplo una de las biblias de uno de nuestros clientes: la empresa Outotec.

En su Biblia de PLM, definen entre otras cosas qué significa PLM para ellos y explican cómo obtener apoyo y quién está involucrado en el proceso. Además, publican información de lanzamiento, tienen un glosario de términos y muestran un flujo de información que representa cómo los sistemas están conectados entre sí.

Después, profundizando en cada una de sus categorías de productos, definen un proceso detallado que unifica teoría y práctica, haciendo que sea más sencillo abrirse camino en el terreno del PLM. La nube de aprendizaje PLM de Outotec es flexible e inmediatamente accesible, y permite a sus empleados adquirir habilidades en el mismo contexto en el que deben trabajar. Igualmente, pueden aprender a su propio ritmo y ajustarlo para que coincida con los problemas reales que enfrentan en el trabajo.

Este marco ayuda a los usuarios a que el proceso fluya sin contratiempos y da sentido a los numerosos clics en diferentes sistemas aparentemente desconectados.

Teniendo esto en cuenta, es evidente que tener una Biblia de PLM allana el camino hacia el éxito del programa.

Cada solicitud de soporte se vuelve más fácil de gestionar. Cada decisión es más fácil de tomar. Cada usuario tiene una visión general clara de cómo trabajar con los datos de sus productos. Cada training es más fácil de planificar y ejecutar.

Por lo tanto, sí. Por supuesto que estoy de acuerdo con el cliente que acabamos de perder: para tener éxito en un programa de PLM es necesario introducir una Biblia en la ecuación.

8 Beneficios clave de definir una Biblia PLM.

1. ¿Qué significa PLM para ti?

Una buena Biblia de PLM comienza siempre con la definición de lo que significa PLM para tu empresa, haciendo hincapié en la terminología específica.

En la siguiente anécdota encontramos un ejemplo muy clarificador de por qué digo esto.

Hace varios años, asistí a una reunión de management donde un ejecutivo anunció ala compañía que a partir del próximo año concentrarían sus esfuerzos en mejorar su relación con el PLM. Durante la reunión, todos alrededor de la mesaasentían con la cabeza en completo consenso, parecían encantados con la noticia. Sin embargo, más tarde pude contemplar comomis mismos colegas que hacía un rato asentían, ahora discutían acerca de lo que para cada uno significaba optimizar el PLM. Algunos pensaban que lo mejor era centrarse en racionalizar el proceso del producto, otros pensaban que debíamos mejorar el sistema PDM, y algunos estaban convencidos de que la solución pasaba por, valga la redundancia, productizar aún más nuestros productos.

Conclusión: Aunque a menudo usamos estas tres letras, el significado de PLM no está generalmente claro. Cuidado con caer en el error de permitir degradar el significado de PLM a una mera palabra de moda que utiliza tu gente para pasar de alto conceptos que no entiende. El PLM es demasiado bueno para que quede relegado a eso, y lo sabes.

2. Conectar el "Why", el "How" y el "What".

La mayoría de la gente cree que los problemas derivados de la implantación de sistemas de PLM tienen que ver con la tecnología. Sin embargo, los sistemas PLM son solo la punta del iceberg.

Laverdad es que la mayoría de las implementaciones de PLM fracasan porque los empleados no tienen una verdadera comprensión del «what» y el «how» de la transformación.

PLM no es algo que puedas comprar, conectar a tu organización y esperar a que funcione. La mayoría de las empresas modifican sus sistemas PDM para reflejar sus procesos de negocio ¿Qué ocurre? Queal final estos sistemas terminan por no parecerse en absoluto a la aplicación que compraron. El resultado evidente de todo esto es que después de muchos años de personalización sin control, los sistemas de PLM se vuelven demasiado confusos.

Para solventar esto, el training de PLM puede convertirse en tu mejor aliado en la tarea de exponer el HOW, y por ende, acabar convirtiéndose en tu Biblia de PLM. Una vez consigas esto, podrás unificar teoría y práctica para conseguir que la comprensión del PLM sea pan comido.

3. Saber lo que no se sabe.

Es más que probable que en el proceso de definir tu Biblia encuentres lagunas inesperadas para desarrollar el concepto de PLM.

Tal vez no hayas encontrado una solución para mantener actualizada la lista de materiales, o tal vez el seguimiento de diferentes MBOM para el mismo EBOM sea todavía una pesadilla.

Como reza la frase de El Arte de la Guerra: Conoce a tus enemigos y conócete a ti mismo. Reconocer tus puntos débiles es esencial para crear un entorno PLM que funcione.

Trabajar en una Biblia de PLM te ayudará a descubrir las cosas que no funcionan bien hoy y elaborar una hoja de ruta para que funcionen mañana.

4. Saber lo que tus usuarios no saben, ¡y explicárselo!

Identificar las brechas de conocimiento de los usuarios es clave para ganar en PLM. Pídeles que expliquen conceptos difíciles, incluso aunque pienses que todos los entienden. Ya verás cómote sorprendes.

Este punto no solo te ayudará a construir tu Bibliade PLM desde una perspectiva de la vida real, sino que también revelará explicaciones de conceptos que tus colegas no terminan de comprender completamente.

La tarea crítica de unaBibliade PLM es crear un camino claro hacia el valor, sin importar cuán complejo sea el entorno. Asegúrate de que tus usuarios reciban orientación clara y oportuna cada vez que encuentren un concepto difícil o necesiten seguir un proceso complejo. Define un «flujo» continuo del sistema y explica con todo lujo de detalles los beneficios de cada parte de la integración.

5. Tener una visión del “panorama general”.

Como usuario de PLM es muy fácil sentirse abrumado por la complejidad. De hecho, uno de los mayores obstáculos para ganar en PLM es que los datos del producto se distribuyen entre múltiples sistemas (PDM, ERP, CRM, MRO…).

La documentación se extiende a varios equipos y fuentes. Cada guía se centra en un sistema o proceso específico, lo que dificulta a los usuarios comprender el “panorama general». Como resultado, no pueden lograr fácilmente el flujo y se les despista con múltiples clics en diferentes sistemas aparentemente desconectados.

Los usuarios tienen mejores cosas a las que dedicar su tiempo que pasar todo el día navegando por documentos y manuales no conectados. Por este motivo, una Biblia de PLM es uno de los recursos más importantes y útiles en una implementación exitosa.

6. Preparar a tu equipo PLM para la subcontratación.

La resolución de problemas, la configuración del sistema, el soporte al usuario final o la capacitación, son tareas que podemos considerar externalizar a medida que el proceso de implementación PLM entra en su etapa madura. Si finalmente decides externalizar ciertas tareas, deberás asegurarte de que la metodología que has diseñado pueda escalar. Otra de las virtudes que garantiza una Biblia de PLMes que todos los miembros del equipo sigan los procesos correctos, incluso cuando nadie esté mirando. Esto convertirá el proceso en algo fácilmente repetible para nuevos empleados, trainers y consultores.

7. Construir un marco de capacitación escalable.

Ya es hora de entender la capacitación en PLM como algo imprescindible y base de un entorno PLM que funcione. Debemos desterrar los viejos manuales de usuario básico, y concentrarnos en crear una capacitación digital que sea sobresaliente.

Esta capacitación debe proporcionar una experiencia de aprendizaje durante todo el ciclo de vida del usuario, sin importar si se trata de usuarios nuevos o experimentados.

Gracias a la metodología eLearning, puedes presentar contenido técnico de una manera práctica y fácil, para más tarde incluirlo en una Biblia de PLM digital. La formación online ayuda a reducir costes y escalar: permite capacitar a los empleados de diferentes ciudades de una manera rápida y eficiente, a un coste mucho menor que la capacitación tradicional en el aula.

Pero no se trata de una cuestión solo del coste. También se trata de calidad. El contenido en eLearning está bien organizado y estandarizado, lo que aumenta la calidad de la capacitación y democratiza el conocimiento.

8. Agilizar los procesos de gestión del ciclo de vida del producto

Al inicio de una nueva implementación, es habitual encontrar cierta tendencia persistente hacia los procesos ya inservibles y las soluciones alternativas a los mismos. Este hecho es producto de la propia transformación: de repente, las viejas formas de trabajar no tienen sentido. Por tanto, reevaluar los procesos comerciales y comprobar que todavía son válidos es parte fundamental de la implementación.

¿La clave? Esto va deser honestos y responder con sinceridad a las preguntas que surjan durante el proceso: “¿Verdaderamente necesitamos dar este paso adicional? ¿Es esto imprescindible el sistema PDM?”

Verás cómo a medida que la implementación va adquiriendo su fase más madura, una Bibliade PLM te ayudará a recopilar comentarios y crear un marco para mejorar la adopción del PLM en tu organización.

En resumen, si quieres triunfar con la implementación de tu sistema de PLM deberás salir de tu zona de confort, desafiar el status quo y simplificar la complejidad.

Deja de quejarte de la tecnología PLM. Deja de señalar con el dedo y por una vez mírate en el espejo.

Si de verdad deseas que tu programa PLM sea un éxito, haz caso a mi cliente ¡comienza una Biblia de PLM!

CÓMO ORGANIZAR UN PLM BENCHMARK

PLM Benchmark

Antes de meternos en faena, dejemos clara una cosa ¿Qué es el benchamarking?

El benchmarking consiste en evidenciar los bestpractices dentro de un área concreta, con el propósito de identificar las oportunidades de mejora que se pueden llevar a cabo. Se trata de una magnífica manera de impulsar nuestros proyectos de PLM, e identificar nuevas oportunidades de mejora que nos inspiren en nuestro progreso.

A través de esta evaluacióncompartiva, el benchmarking nos mantiene al tanto de lo que otras organizaciones están haciendo y de las bestpractices actuales, y establece una línea de base que podemos usar para medir las capacidades de nuestra organización. Por lo tanto, es una herramienta de mejora continua.

Compararnos con otras empresas de la competencia nos ayuda a descubrir importantes oportunidades de avance y a tomar medidas para impulsar nuestro negocio. El objetivo es identificar las principales tendencias, analizar las brechas que puedan existir y obtener inspiración aprendiendo de las experiencias de los pioneros de la industria.

Tipos de Benchmarks

En un proyecto de Benchamrking se pueden usar varios tipos de benchmarking. Podemos clasificar estos tipos en función del área a la que hacen referencia, la metodología empleada y el alcance:

plm benchmarking dimensions

ÁREA

Al descubrir y comprender las best practices podemos valorar mejor nuestra estrategia PLM, evaluar el rendimiento del sistema, conocer nuevas tendencias y funcionalidades, o recopilar datos para respaldar una nueva propuesta de proyecto.

Por ejemplo, un benchmark puede ayudarte a sentar las bases para el próximo proyecto de data governance. Si planeas cambiar o agregar nuevas funcionalidades a tu sistema PLM, reunirte y discutir con compañías similares influirá en tus decisiones. Otra opción sería que quieras saber más acerca de cómo otras organizaciones están lidiando con la formación en PLM, o cómo están estructurando sus programas de aprendizaje y desarrollo.

plm benchmarking areas

Recopilar información sobre cómo otras empresas están gestionan áreas clave de PLM, nos puede descubrir oportunidades de mejora para nuestra organización. Cuando se ejecuta bien, este hecho proporciona la orientación necesaria para proponer cambios fundamentales, obtener apoyo ejecutivo y financiero para nuevos proyectos, y también estar al tanto de posibles obstáculos.

METODOLOGÍA

Medianteel benchmarking obtenemos comprensión e información sobre el área en el que nos queremos enfocar. La investigación cualitativa se utiliza para explorar el tema en cuestión, generar unbrainstorming y desarrollar guíasque nos empujen a la acción.

La investigación cuantitativa, por el contrario, utiliza datos medibles para obtener resultados. Es muy útil para cuantificar cosas como el rendimiento del sistema, la calidad de los datos o la satisfacción del usuario.

Así es como el benchmarking cuantitativo nos dice qué sucede, mientras que los datos cualitativos nos ayudan a saber por qué sucede. Los resultados del benchmarking se vuelven más significativos cuando se aplican a la vez métodos de investigación cualitativos y cuantitativos.

ALCANCE

Igualmente, el benchmarking puede ser interno o externo. El benchmarking externo se utiliza para evaluar cómo se compara nuestro negocio con los demás. Este tipo de benchmarking brinda oportunidades para aprender de los bestpractices y experiencias de nuestros competidores. Se puede utilizar para aprender más sobre un sistema o funcionalidad, para descubrir cómo otras compañías han implementado un nuevo proceso, o también para inspirarse con las nuevas tendencias de un campo en concreto.

El benchmarking interno es aquel que se ejecuta dentro de la organización. Por lo general, considera diferentes funciones o procesos dentro de la empresa. Aunque generalmente se considera que losbenchmarks externos brindan una mayor comprensión, el benchmark interno es más fácil de organizar y puede usarse para construir la base para futuras investigaciones externas. Por ejemplo, podemos usar el benchmarking interno para aprender cómo otros departamentos han organizado el lanzamiento de un producto, cómo abordan los problemas de gestión del cambio o qué han hecho para comercializar un nuevo sistema.

Cómo organizar un benchamark de PLM

1. Articula los objetivos previstos de tu benchmark de manera cuantificable y medible

“¿Cuál es el objetivo?” “¿Qué queremos descubrir a través del benchmarking?” Estas son las primeras preguntas que debemos hacernos antes de comenzar un proyecto de benchmarking.

Establecer un objetivo de referencia específico nos ayuda a definir claramente las expectativas para el proyecto. Si nuestro objetivo no está bien definido, es menos probable que las empresas se entusiasmen con el proyecto y realmente participen en el mismo. Sin embargo, al ser preciso, podremos medir los resultados y atraer a los participantes.

Un resumen breve del proyecto que indique los objetivos y que ilustre el procedimiento puede ser muy útil para explicar a los socios potenciales cuál es el objetivo de referencia y los pasos a seguir para alcanzarlo.

2. Identifica tus partners

En primer lugar, debemos analizar las áreas de estudio internamente e investigar un poco para posicionar nuestra empresa en el mercado. Definir áreas específicas para estudiar e identificar métricas de benchmarking.

En este sentido, debemos andarnos con ojo de no elegir un área de investigación que sea demasiado amplia y que no pueda medirse adecuadamente. Es mejor dividir nuestro proyecto en estudios más pequeños y tangibles. Basándonos en estos resultados, nos será más fácil encontrar posibles socios.

Comienza por definir las características de tus partners ideales y recopila información sobre los posibles candidatos.

Una vez que hayamos decidido quién podría estar en el grupo, llega el momento de comenzar el contacto. Compartir los objetivos del benchmarking y el resumen del proyecto nos ayudará a atraer a más participantes.

Para qué negarlo: tener buenos contactos también es clave para involucrar a más personas en nuestro proyecto. Los Consultores de PLM generalmente tienen redes de contactos muy extensas y pueden ayudarnos a encontrar socios que puedan estar interesados. Participar en conferencias también es genial para construir una red sólida, por eso, acéptame un consejo: mantén siempre una actitud activa y visita varios de estos eventos. No se trata solo de aprender más sobre los temas de la conferencia, sino también de conocer a las personas que podrían posteriormente convertirse en partners.

Una vez formado el grupo de benchmark, define un calendario aproximado del proyecto y comparte los siguientes pasos con tus partners. Aquí hay un ejemplo:

A veces es necesario un acuerdo de confidencialidad, especialmente cuando competidores están en el grupo. En ese caso, recomiendo el empleo de algún tipo de herramienta de colaboración para compartir información. Dropbox, OneDrive o Google Drive son estupendas para compartir rápidamente documentos e información dentro de un grupo.

3. Prepara una encuesta

Ahora que ya has seleccionado un objetivo concreto y has identificado quiénes serán los posibles participantes, es hora de recopilar información para preparar la sesión. Preparar una breve encuesta con algunas preguntas significativas te ayudará a clasificar a los participantes e identificar tendencias.

Los resultados de esta encuesta pueden contener respuestas cualitativas y cuantitativas. También pueden seleccionar más de un área PLM para cubrir en el estudio. Es importante etiquetar las preguntas para que puedas analizar mejor los datos una vez que hayasrecopilado los resultados.

Considera el hacer preguntas concretas como:

  • ¿Qué plataforma PLM utilizas para administrar los datos un producto? ¿Estás utilizando solo un sistema o más de uno?
  • ¿Qué aplicaciones CAD estás usando? ¿Están integrados en la plataforma PLM?
  • ¿Qué porcentaje de usuarios objetivo en la empresa usa la plataforma PLM?
  • ¿Cuál es el nivel de satisfacción del usuario para el software?
  • ¿Qué modelo de soporte has definido?
  • ¿Qué proyectos de PLM tienes sobre la marcha? ¿Has planeado algún nuevo proyecto para los próximos años?
  • ¿Qué metodología de formación tienes implementada? ¿Estás utilizando PLM eLearning?

Intenta ser breve. Si haces demasiadas preguntas, la gente puede abrumarse y no responder.

Antes de enviar la encuesta, tómatetu tiempo para preguntar a tus colegas si desean agregar alguna pregunta. Haz una llamada corta o envíales un correo electrónico para averiguar si hay algún tema específico sobre el que les gustaría obtener información de fondo (por ejemplo, procesos PLM, áreas de aplicación como Requisitos o Gestión de la lista de materiales, etc.).

Involucrar a los participantes en el diseño de la encuesta hace que el proyecto sea colaborativo, y de esta forma tus compañeros sentirán que son parte útildel mismo.

4. Analyse survey and research results

Before conducting the benchmark study, the position of your business within the evaluation range is unknown. The objective of the benchmark is to position your company in several dimensions against the other companies in the study.

Analyze data and use it to prepare the benchmarking sessions. Use the research material and the survey responses to identify dimensions and trends. Usually there are questions that require deeper investigation and discussion.

5. Organize the session

Organise an in-person meeting with the participants after the survey to discuss the results. In-person sessions are more effective because they allow you to build relationships, provide valuable guidance and help you identify challenges and get to your destination quicker. In my experience, peers are generally happy to share information and enjoy the benchmark session’s face-to-face discussions.

Sometimes, however, it’s not possible to get all the participants in the same room. If companies are located far away or results are needed quickly, you might need to arrange a teleconference.

With today’s technology, getting together via teleconference is easy. However, bear in mind that if the various participants haven’t met before, the discussion probably won’t be as productive as in an in-person session.

Prepare a meeting agenda and select a good facilitator to moderate the meeting. Send meeting invitations well in advance, and include some background information about the benchmark goals and survey results. Check out our latest agenda templates – they’ll help you craft a well-organized event!

De igual manera, asegúrate de que haya alguien en la sala que pueda tomar notas e incluya suficiente tiempo de discusión para permitir que las personas compartan experiencias. Los descansos son buenos para la creación de redes personales. Considera organizar una cena después del evento para continuar las discusiones y fortalecer estas relaciones.

En ocasiones es interesante organizar focusgroups. Por ejemplo, puede darse el caso de que deseemos profundizar en un tema que sea interesante para algunos de los compañeros. Si esto ocurre, debemos considerar visitar a nuestros partners más adelante u organizar una reunión de seguimiento.

6. Recopila y comunica los resultados del benchmark

Llega el momento de analizar los resultados y preparar un informe de benchmark.

Por lo general, deberemos tener dos informes separados: uno para uso interno y otro para compartir con tus compañeros de benchmarking. El informe interno contiene observaciones y recomendaciones relevantes para uso interno. En mi opinión, me resulta útil trabajar primero en el informe interno y extraer información condensada para el informe externo, y más tarde completarlo con hechos y cifras que puedan ser relevantes para los participantes.

Comparte los resultados con colegas, compañeros y directivos. Organiza varias sesiones con los stakeholders clave para discutir los hallazgos clave, las recomendaciones y los próximos pasos.

Por desgracia, he visto como a veceslos resultados de benchmarking son empleados para respaldar “planes secretos” y propuestas de presupuesto. No omitas ni disfraces hechos para que los resultados coincidan con tus planes, o perderás el objetivo del ejercicio. Además, el mal uso de los datos en última instancia puede derivar en la pérdida de credibilidad dentro de tu organización.

7. Propón un plan de acción.

Crea una propuesta de plan de acción derivada de los resultados de benchmark. Evalúa y prioriza lo que debe hacerse y desarrolla una propuesta para implementar estos cambios. Define medidas concretas y diseña un plan de proyecto basado en tu estrategia PLM.

Distingue entre acciones a corto y largo plazo. Presenta el proyecto la gerencia para obtener los fondos necesarios para próximos proyectos.

Incorpora benchmarking de manera regular en tu proyecto de PLM

Como ya sabemos, el benchmarking es una gran herramienta para motivar a nuestro equipo e incorporar la mejora continua de nuestro proyecto de PLM. De hecho, cuanto mayor sea la conversación con el equipo, mejor orientación tendremos para desarrollar nuestros proyectos de PLM.

Por lo tanto, considera siempre incorporar el benchmarking en tu estrategia. Un proyecto anual de benchmarking en PLMes siempre una buena idea que nos ayuda a identificar nuevas tendencias.

Por último, hemos preparado una lista de verificación para que puedas recordar los pasos necesarios para organizar un benchmarking de PLM.

Consejo: Imprime esta práctica lista y guárdala a buen recaudo, let’s go!

Sumergiéndonos en el poder de la planta conectada

plant engineering

Tanto la digitalización como la gestión integral del ciclo de vida de las plantas, conforman los desafíos prioritarios por empresas de numerosos sectores: químico, del petróleo y del gas, de los procesos y de la energía.

¿El objetivo? Obtener una huella digital completa de la planta que nos ayude a optimizar las operaciones, el mantenimiento de la misma, construir mejores productos y proporcionar mejores servicios.

Pero, ¿cómo pueden las empresas tradicionales de ingeniería por encargo (que a menudo se sitúan a la cola de otros sectores en términos de tecnología de la información, productos y gestión de datos) soñar con una planta gemela digital?

Productos puntuales, complejos y con bajo volumen

Por normal general, los productos son complejos y se producen en bajos volúmenes y en una gran variedad.

Las plantas e instalaciones son casi siempre resultado de un proyecto previo. Las empresas de ingeniería, aprovisionamiento y construcción (EPC) diseñan y construyen estas plantas para cumplir con los requisitos de un único propietario-operador (OO), que a menudo conducen a soluciones de ingeniería bajo pedido. El proceso de especificación de pedidos es a menudo largo y complejo, y requiere de una gran cantidad de mano de obra y un profundo conocimiento técnico.

Normalmente pasan varios años desde la consulta inicial del cliente hasta el cierre del trato. El diseño detallado de la planta o instalación no se lleva a cabo hasta que se haya firmado una orden. Cada nuevo pedido implica a menudo el desarrollo de nuevos productos que se ajusten a las especificaciones del cliente. Todo esto provoca que los productos terminen siendo altamente personalizados, lo cual difiere totalmente de las industrias tradicionales “pseudo-PLM», donde el producto es diseñado antes de ser vendido.

Los principales retos: Silos departamentales e Interoperabilidad

La planta final es el resultado de una intensa colaboración entre funciones y disciplinas. El departamento civil, el equipo mecánico, el edificio estructural, las tuberías… cada uno tiene su propio conjunto de herramientas específicas que emplea para cada disciplina concreta. Sin embargo, las aplicaciones y los sistemas centrales no suelen estar bien integrados entre sí conectando las distintas funciones.

¿El resultado? Un paisaje desordenado, donde los silos departamentales, la falta de transparencia y los datos duplicados, están a la orden del día. Cada disciplina se encierra en sus propias herramientas y estándares de ingeniería, provocando que los traspasos de información sean cada vez más lentos y dificulten la tan necesaria colaboración interdisciplinaria.

Sumergiéndonos en el poder de la planta conectada

La conectividad dentro de los negocios de planta no es en absoluto un asunto nuevo. Sin embargo, las avanzadas tecnologías de hoy en día unidas a los baratos costes de computación, almacenamiento y ancho de banda, hacen posible ir más allá de la automatización de una sola planta. La integración de datos de varios productos instalados (las llamadas instancias de producto) permiten una visión holística del rendimiento del producto y generan información procesable para mejorar los diseños de la próxima generación.

Todo esto mejora el rendimiento del equipo en todo momento, aprovecha los conocimientos basados en datos, aumenta la calidad del producto final y evita las averías antes de que ocurran. Identificar y responder a pequeños problemas antes de que se hagan grandes, mejora el rendimiento de la planta y reduce los costes de mantenimiento.

Por ejemplo, utilizando tecnologías basadas en la nube y datos conectados, una planta gemela digital permite a un experto sentado en una sala de control central supervisar un producto instalado en varias plantas ubicadas en todo el mundo. Además facilita la solución problemas y extrae valiosa información sobre el rendimiento para ayudar a los equipos de desarrollo de productos a diseñar la próxima generación. También permite a un ingeniero de campo escanear un equipo, cargar su gemelo digital, seguir instrucciones de mantenimiento, consultar informes históricos y utilizar herramientas de asesoramiento para mejorar el rendimiento del equipo. Y equipa a los analistas con una gran cantidad de datos conectados para responder a las siguientes preguntas: «¿Con qué frecuencia?”,»¿Qué?», «¿Cuándo?», «¿Dónde?», «¿Quién?» y «¿Por qué es un problema?».

Como vemos, las posibilidades son infinitas, y la ejecución de las mismas comienza con el establecimiento de las bases para un modelo conectado que permita la digitalización a nivel de planta. La gestión del ciclo de vida del producto basada en las últimas capacidades tecnológicas proporciona esta base y permite a las empresas capitalizar la convergencia de los mundos digital y físico y aprovechar todo el potencial de la planta conectada.

Establecimiento de objetivos para la estrategia digital gemela de una planta

La decisión de emprender un proyecto de creación de plantas gemelas digitales debe alinearse con las necesidades específicas de la organización. Para tener éxito, debemos comprender cómo la empresa pretende competir y alinear este «norte» estratégico con las inversiones digitales.

Por ejemplo, algunos EPCs podrían decidir centrarse en su cartera de servicios e invertir en información rápida y fiable para mejorar su calidad. Otros pueden optar por invertir en la configuración del producto para acelerar las cotizaciones y cerrar más acuerdos. Es posible que los operadores deseen supervisar el rendimiento de la planta e invertir en mantenimiento para ampliar los ciclos de vida de los activos.

Es importante priorizar las iniciativas estratégicas de inversión en función de los objetivos específicos de la empresa. Lo que sigue es un resumen de las seis tendencias generales que parecen estar acelerando el impulso hacia los gemelos digitales en las plantas.

Aprovechar el ala de servicios de la empresa

Las plantas son productos con ciclos de vida largos y los EPCs (Empresas de Ingeniería, Compras y Construcción por sus siglas en inglés) están experimentando una transformación fundamental del negocio que pretenden monetizarlos.

Ahora, en lugar del enfoque de proyecto «one & done» del pasado, el modelo de negocio para la mayoría de los proveedores de soluciones de plantas e instalaciones está evolucionando desde la entrega de proyectos a la prestación de servicios para todo el ciclo de vida de la planta.

Una cartera de servicios que va desde la entrega de piezas de repuesto hasta el mantenimiento de la planta o la monitorización de procesos, puede aumentar enormemente los ingresos procedentes de la postventa, al tiempo que establece relaciones más estrechas y duraderas con los clientes. Un mejor servicio significa mayores ingresos, mayor rentabilidad y con el tiempo, una poderosa ventaja competitiva.

Aprovechar el ala de servicios requiere un acceso fácil a la información relevante del equipo y una transferencia de datos fluida entre las organizaciones de proyecto y de servicio. Los datos maestros relevantes para el servicio, como piezas de recambio, kits de piezas de recambio o información relevante para el mantenimiento, deben estar definidos y disponibles para agilizar las ofertas de servicios y la entrega.

Retener el conocimiento

Se necesitan grandes conocimientos técnicos para vender y entregar la planta final. Y este conocimiento a menudo reside en las cabezas de un puñado de empleados experimentados. Típicamente, los procedimientos y las reglas no se escriben ni se comparten con otros, por lo que se necesita un equipo de ventas con formación técnica para adaptar el producto a las necesidades del cliente.

Estandarizar los métodos y crear conocimiento reutilizable permite a las empresas de plantas asumir más proyectos, escalar y crecer. La documentación de los procesos y la «descodificación» de la configuración del producto y las reglas de dimensionamiento por parte de los expertos, es crucial para retener el conocimiento y democratizar el proceso de venta.

Ganar eficiencia a través de la reutilización

La reutilización (y los reutilizadores) es el quid de la cuestión cuando hablamos de eficiencia. La reutilización supone un importante ahorro de costes. No sólo reduce el tiempo empleado en la entrega del producto final, sino que también permite amortizar los costes de desarrollo de muchos proyectos.

La modularidad es una estrategia de diseño para construir y organizar productos complejos de forma eficaz. Un producto es modular si tiene interfaces estandarizadas y los componentes realizan una o muy pocas funciones.

Proporcionar menos variedad a los productos y añadir homogeneidad entre los componentes simplifica la complejidad y allana el camino hacia herramientas de configuración de productos más avanzadas. Todavía se puede permitir un cierto grado de personalización del producto combinando componentes estándar y personalizados de forma inteligente, e implicando al cliente en el proceso de especificación del producto.

La explotación de la reutilización requiere una buena dosis de conocimientos en materia de gestión del cambio. Haciendo que los diseños sean reutilizables y almacenándolos sabiamente para que puedan ser encontrados, las empresas preparan el terreno para conseguir reutilizadores a bordo y luchan contra la actitud de «no inventado aquí».

Acelerar los presupuestos para aumentar las ventas

La rapidez en la elaboración de presupuestos junto con el plazo de entrega, son factores vitales el éxito en los pedidos. Una descripción clara y concisa del producto, utilizando diseños modulares que limitan las opciones disponibles para los clientes, es clave para acelerar las cotizaciones y cerrar más ventas.

Los vendedores pueden construir una propuesta fiable y de alta calidad más rápido y a un mejor precio que otros utilizando configuradores de productos, plantillas y documentos estándar que han sido afinados y han demostrado ser muy útiles al respecto.

Sin embargo, esto no quiere decir que el proceso de venta funcione con piloto automático. Debemos pensar en la configuración del producto como un conjunto de herramientas que los vendedores tienen a mano para elaborar una propuesta convincente, mientras aplican sus habilidades en pro de cerrar el trato.

Trazabilidad y conformidad

La fabricación y el suministro de una gran parte de los equipos de la planta se subcontrata a terceros. Orquestar estas entregas de equipos con proveedores de todo el mundo es un proceso complejo que requiere una atención especial a la calidad, la programación y el coste.

Además de la complejidad, los pedidos y las especificaciones pueden cambiar durante el proyecto. Esto a menudo conduce al diseño del producto y a ajustes en la documentación que necesitan ser rastreados y controlados. La trazabilidad de principio a fin a lo largo del proyecto y durante la cadena de suministro, es fundamental para garantizar el cumplimiento y la calidad.

Nuevas fuentes de ingresos digitales

El gemelo digital de la planta genera montones de datos que pueden monetizarse mediante el desarrollo de nuevos productos y servicios. Herramientas para proporcionar asesoramiento para optimizar el rendimiento de los procesos de realidad aumentada, para ayudar a los servicios de campo a mantener y reparar los equipos, para revelar problemas de rendimiento de los activos…. Las opciones son muchas, y escuchando los retos de los clientes es más fácil inspirarse, desarrollar soluciones y sumergirse en nuevas fuentes de ingresos que capitalizan el acceso a información rápida y conectada.

plant engineering

Comenzando: primeros pasos hacia el gemelo digital de la planta

El viaje hacia el gemelo digital requiere aprender a navegar por la complejidad además de un apasionado enfoque para la adquisición de las capacidades necesarias. Mientras que un modelo de planta demasiado simplista puede no producir el valor que un gemelo digital promete, un enfoque demasiado rápido y amplio puede casi garantizar que nos perdamos en la complejidad. La buena noticia es que al pensar en grande y definir un “norte” ambicioso, comenzando con proyectos bimodales y que escalen rápidamente, es posible contemplar la costa más allá de las bravas aguas del gemelo digital.

1. Comenzar con una estructura de planta

Comienza describiendo la estructura de la planta. Como explica mi colega Bjorn Fidjeland en su Plant PLM eCourse, se requieren varias estructuras de información de planta para describir una planta.

Para empezar, comienza con una estructura funcional. La estructura funcional de una planta es independiente de la disciplina jerárquica y desglosa la planta desde la perspectiva funcional. Una estructura de planta incluye procesos, sistemas y equipos de planta.

plant engineering

2. Identificar y compartir información relevante

Las plantas requieren una intensa colaboración entre las diferentes disciplinas, utilizando una variedad de herramientas diferentes entre sí. El intercambio de información entre disciplinas y funciones es un reto importante y afecta a la trazabilidad de la información a lo largo de todo el ciclo de vida de la planta. Los diferentes stakeholders luchan por acceder a la información de manera efectiva, lo que se convierte en un reto que se agrava cuando la información se divide en varias aplicaciones.

Por eso, ahora que tenemos una estructura de planta común, la clave es conseguir que las diferentes disciplinas empiecen a compartir sus datos. Necesitan entender por qué otros necesitan la información que ellos producen y cómo pueden facilitar el trabajo a los demás dedicando un poco más de tiempo a compartirla.

plant engineering

Está bien comenzar compartiendo sólo documentos. El objetivo en este punto es que las personas de la organización se familiaricen con la estructura. Más tarde empezaremos a compartir modelos y metadatos.

3. Definir una biblioteca modular de cada familia de productos

Una biblioteca de familia de productos comprende un conjunto predefinido de módulos que pueden combinarse de diferentes maneras para formar un determinado producto. Los diseños modulares no sólo ofrecen la oportunidad de acelerar la entrega, sino que también poseen un enorme potencial para desbloquear las oportunidades de servicio y aumentar la lealtad de los clientes.

Es hora de auditar nuestra cartera de productos, buscar puntos en común y analizar cómo reducir la complejidad y fomentar la reutilización. Definir una biblioteca de familias de productos para ilustrar qué módulos están disponibles y cómo pueden combinarse es un gran avance, pero también una gran tarea para las empresas de ETO.

La variedad y complejidad de la cartera de productos es alta, y aunque las empresas normalmente no parten de cero, es un gran esfuerzo crear una biblioteca completa de productos modulares.

¿Mi consejo? Para obtener soporte comienza con productos que tengan el potencial de maximizar el retorno de la inversión. Concéntrate primero en los productos y módulos más comunes y rentables. Si un producto rara vez se vende, el coste de definir una biblioteca puede exceder el beneficio.

4. Conectar la especificación de la planta con la materialización del producto

El siguiente paso será conectar la estructura funcional de la planta, donde se especifican los equipos, con la materialización del producto (el propio activo). En este paso, es muy útil integrar la estructura de la planta a las aplicaciones de autoría más comunes. Las disciplinas de la planta operan en diferentes entornos CAD, y la información a menudo se bloquea en aplicaciones específicas del departamento. Los compradores no pueden acceder a MCAD, ni saben cómo utilizarlo ni tienen una licencia a su alcance. Y los compañeros de servicio dedican más de la mitad de su tiempo a buscar información técnica encerrada en dibujos, para pedir piezas de repuesto.

La integración de herramientas mejora la visibilidad y proporciona un fácil acceso a los datos técnicos de la planta y a las listas de materiales de los productos. Un flujo de información fiable entre CAD y PLM acelera el proceso de desarrollo, permite la entrega eficiente de información entre disciplinas y mantiene la consistencia en la calidad del producto.

plant engineering

En el ejemplo, estamos conectando una especificación de bomba centrífuga al activo que cumple con la especificación. La diferencia entre la especificación y la materialización es muy importante dentro del modelo de planta. Imaginemos que esta bomba se rompe, y tenemos que cambiarla. En este caso, traeremos un nuevo activo, pero la especificación seguirá siendo la misma.

5. Modelado del ciclo de vida de la planta

La mayoría de las plantas e instalaciones pasan por un ciclo de vida con aproximadamente ocho fases distintas, comenzando con la especificación de los objetivos de la planta y terminando con el desmantelamiento. La estructura de la planta y los productos conectados evolucionarán a lo largo del ciclo de vida. En este punto, podemos empezar a definir un modelo para mantener el «hilo digital» de la planta a lo largo de todo el proceso.

6. Definir un catálogo de plantas

El equipamiento de la planta se especifica mediante atributos. Algunos de estos, son medidos por instrumentos de campo, creando un bucle de retroalimentación digital o, en algunos casos, una vista en vivo de la planta accesible de manera remota. La clasificación de los procesos y equipos de la planta y la definición de los datos de referencia son necesarios para crear automáticamente una etiqueta y conectar eficazmente todos los datos, incluidos los de los sensores en el campo.

Un reto importante cuando se trata de datos de campo consiste en el etiquetado sistemático y eficiente de la información, para que no terminemos comparando manzanas con naranjas. Si quieres saber más sobre los datos de referencia y los catálogos, visita el blog de mi colega Bjorn Fidjeland. Tiene varios artículos muy interesantes donde discute estos temas.

7. Integrar proveedores

Se requieren diferentes interacciones con los proveedores durante cada etapa del ciclo de vida de la planta para compartir y almacenar información. La colaboración eficiente con los proveedores es clave para los negocios de planta, donde gran parte de las entregas de equipos provienen de terceros. La integración de proveedores en Plant PLM facilita, entre otras cosas, el intercambio de documentos, la colaboración de modelos de productos y el seguimiento de los cambios.

8. Aprovechar la información para la acción utilizando aplicaciones de usuario final

Ahora que ya tenemos los datos, toca pasar a la acción con su empleo en aplicaciones de usuario final. Las aplicaciones de usuario final son fáciles de configurar y generan un valor significativo, ya sea a través de la mejora en la toma de decisiones, así como en las aplicaciones orientadas al consumidor.

Imagina una aplicación para los vendedores que necesitan supervisar constantemente las oportunidades de postventa de sus productos. A través de una aplicación fácil de usar, podrían realizar un seguimiento de los equipos instalados, obtener información sobre el rendimiento y aprovechar las nuevas oportunidades de servicio y modernización.

Lo confieso, soy una gran fan de las aplicaciones de usuario final porque facilitan el trabajo diario y generan información adicional para casos de uso específicos.

Un viaje de mil millas comienza con un solo paso

Jos Voskuil concluye en su blog «PLM for Owner / Operators» que la continuidad digital requiere una «nueva forma de pensar» para los propietarios/operadores de plantas, que están «luchando por comprender un concepto moderno de empresa digital, ya que su entorno actual no está basado en modelos sino en documentos».

En definitiva, el verdadero éxito en la consecución de los primeros hitos de este viaje dependerá probablemente de la capacidad de crecer y sostener la iniciativa del gemelo digital de una manera que pueda demostrar un valor creciente con el tiempo.

Puede ser una tarea abrumadora llegar hasta allí, pero como alguien muy sabio dijo una vez: «Un viaje de mil millas comienza con un solo paso.»

CÓMO CREAR UN ONBOARDING MEMORABLE PARA USUARIOS DE PLM

it onboarding

¿A qué llamamos onboarding?

Cuando hablamos de onboarding hacemos referencia al proceso de guiar y ayudar activamente a los usuarios a encontrar valor y éxito dentro de un producto, proceso o servicio.

Una buena metodología onboarding debe ser un cóctel perfecto de educación, inspiración y conocimientos prácticos, haciendo que los usuarios superen la incómoda incertidumbre de probar algo nuevo.

Este hecho lo convierte en una de las fases más críticas dentro de un proyecto de PLM. Cuanto más involucremos a los usuarios del sistema el primer día, más probabilidades tendrán de percibir el valor, atraer a otros y mantenerse fieles.

De hecho, cuando se realiza correctamente, el onboarding parece tener connotaciones mágicas, convirtiéndose en una mano invisible que guía a los usuarios paso a paso en su nueva forma de trabajar.

it onboarding

El valor del onboarding para usuarios de PLM

Escenario típico:

“Conectar personas, procesos y datos durante todo el ciclo de vida de un producto”. Suena bien, y por eso el equipo directivo de la empresa X no se lo pensó dos veces para embarcarse en un proyecto de PLM.

Sin embargo, han pasado cinco años y la empresa continúa luchando con sistemas torpes, datos erróneos y empleados que se quejan de lo complicado y lento que se ha vuelto todo desde que la compañía decidiera renovar el modelo operativo.

Los datos del producto se almacenan y distribuyen en múltiples sistemas y aplicaciones centrales. Pero estos sistemas son a menudo demasiado complejos, y no terminan de estar bien integrados entre sí.

Dejar caer nuevos usuarios en la jungla de este sistema con solo un cuchillo entre los dientes, conduce a que pocos encuentren una salida segura y fiable.

Por tanto, y utilizando esta misma metáfora, si queremos poner en marcha un programa de transformación de PLM que sea un éxito, debemos convertirnos en «sherpas» que guíen a sus usuarios a través de su viaje PLM.

Obviamente el proceso de onboarding no puede controlar la complejidad del panorama PLM.Sin embargo, sí puede ayudar a quelos usuarios en absoluto familiarizados con el PLM se sitúen más intrigados, comprometidos y, en última instancia, aboguen por su iniciativa.

¿Cómo podemos conseguir eso?

Configurando los caminos para que sean más fácilmente transitables, eliminando la mayor cantidad de obstáculos posibles y siempre alentando a los usuarios a continuar el viaje.

Componentes básicos para un onboarding de éxito en proyectos de PLM

Como ya hemos dicho, un proceso de onboarding debe formar una combinación perfecta de educación, inspiración y conocimientos prácticos. Pero antes de meternos en faena con el proceso de diseño, exploremos cuáles son los componentes básicos de cualquier experiencia onboarding.

1. Correos educativos:

Un buen punto de inicio es saludar a los usuarios mediante un correo electrónico de bienvenida tan pronto como se inscriban en el programa de PLM.  Y ahora ¿qué puedes hacer para motivarlos con lo que está por venir?

Planifica una secuencia de correo electrónico para acompañar a los usuarios durante las primeras etapas de su incorporación.

Preséntate a ti mismo y al programa y bríndales una breve lista de recursos útiles para comenzar. También puedes alentar a los usuarios a formular preguntas y guiarles para saber dónde encontrar las respuestas.

Preocúpate por ser útil. Cada vez que envíes un correo pregúntate ¿qué necesita saber verdaderamente un nuevo usuario para ponerse en marcha? Concentratodos tus esfuerzos en esos primeros pasos y comparte contenido de valor y que eduque.

Finalizados los primeros días críticos, puedes continuar enviando correos electrónicos educativos para ayudar a los usuarios a avanzar en las etapas más profundas de su viaje.

Otra opción es probar con el envío de correos electrónicos basados ​​en algún evento: a medida que los usuarios comienzan a contemplar el éxito y alcanzanalgún objetivo comunícate con ellos y hacerles saber cuál es el siguiente paso.

2. System Trainings:

¿Estás buscando una manera rápida de mostrar a tus usuarios cómo usar el sistema? Si es así, los system trainings interactivos son el ingrediente esencial para conseguirlo. Gracias a ellos, puedes guiar a tus alumnos en una especie de simulación a través de un flujo de trabajo en el que pueden hacer clic para obtener información. Los system trainings preparan a los alumnos en un entorno seguro y les ayudan a dominar los nuevos flujos de trabajo.

Mejor verlo en el siguiente ejemplo práctico:

3. Guía de sistema:

Las guías del sistema son una forma poderosa de brindar apoyo y orientación sobre contexto. La idea es atraer a los usuarios directamente al sistema, llamar su atención hacia las características clave con señales visuales y alentarlos a interactuar. Una vez que hacen clic en la señal visual, aparece una ventana emergente con explicaciones y consejos. La ventaja de esto es que es contextual, es decir, parte del flujo natural de trabajo.

Por ejemplo, Slack hace un gran trabajo guiando a los usuarios a través de su interfaz:

Si estás utilizando una aplicación PLM en la nube, hay herramientas específicas de onboarding disponibles como walkme o appcues que facilitan el proceso de creación de estas guías. Si no dispones de estas soluciones, probablemente necesites de un desarrollo personalizado.

Del mismo modo deberías considerar interesante la preparación de un breve «GettingStarted»eCourseen el que explicar lo que sucede cuando los usuarios inician sesión por primera vez. ¿Qué deben hacer para iniciar la sesión? ¿Qué es lo que ven? ¿Cómo deben navegar por la interfaz de usuario? Nuestra primera demo Autodesk Fusion system first login  es un buen ejemplo de a lo que nos referimos y ha cosechado excelentes resultados. ¡Puedes comprobarlo por ti mismo aquí!

4. eLearning:

Seamos honestos, los usuarios no se preocupan tanto por los procesos y sistemas como lo haces tú. Sin embargo, sí les importa en qué manera esos cambios pueden mejorar su vida. Una iniciativa interesante para informarles al respecto es la preparación de un curso de eLearning en el que puedan conocer más a fondolos productos, procesos, landscape del sistema y cualquier habilidad especial o flujo de trabajo puedan necesitar.

Esta es una oportunidad de oro para liquidar la complejidad y que lentamente queden seducidos por el aprendizaje interactivo. El elearninges una herramienta fantástica a la hora de explicar conceptos de una manera práctica y user-friendly.

¿Buscas ideas e inspiración? Consulta nuestros cursos electrónicos GRATUITOS en Share PLM.

5. Documentación y Training Materials:

Tanto la documentación como los training materials, son la base de la pirámide para una experiencia de incorporación próspera. Cuando tus usuarios necesiten ayuda, ¿saben dónde recurrir para encontrarla? ¿Tienen claro lo que deben hacer? Estos materiales son muy útiles para ayudar a tu equipo a comprender la teoría y desempeñar su trabajo de manera práctica.

6. Soporte personal:

Es relativamente fácil realizar un onboarding de PLM centrándonos solo en los cambios en los sistemas. Sin embargo, el éxito de un proceso onboarding reside exclusivamente en las personas. Por lo tanto, lo más importante a tener en cuenta cuando diseñemos nuestroproyecto de PLM, es asegurarnos de preparar a nuestra gente de la misma manera que lo hacemos conlos sistemas.

Mi experiencia me dice que una de las cuestiones que más preocupan a los usuarios es que no vayas a estar allí para ayudarlos en el futuro. Por lo tanto, es de vital importancia presentar y destacar como se merecen al equipo de personas que desempeñan esta tarea.

Programar una primera coaching meeting y sentarsecodo con codo con los usuarios para ayudarlos a comenzar, puede ser un buen punto de inicio. Durante esta reuniónpuedesenseñarles cómo iniciar sesión en el sistema, configurar sus preferencias, así como localizar sus listas de materiales BOMs. Compartetus datos de contacto y hazles saber cuál es la vía de comunicación más efectiva.

Además de esta, programa un par de sesiones de seguimiento más que sirvan para revelar las características clave y dar respuestaa las preguntas de los usuarios; al tiempo que les informas sobre la red de soporte ampliadacuyo objetivo es ayudarles en su camino de formación. Del mismo modo puedes programar una llamada de seguimiento o follow-up para saber cómo va todo un mes después de la sesión inicial.

Pedir feedbacka los usuarios es una tarea delicada. Otro punto a favor para estas sesiones es que igualmente sirven para recopilar comentarios en vivo y en directo. Observa cómo interactúan los usuarios con los sistemas ydescubre ideas de mejora para versiones futuras.

En definitiva, hacer hincapié en el apoyo humano durante el proceso de onboarding convertirá a usuarios profanos en amantes del PLM en el largo plazo.

6 pasos para crear una experiencia onboarding que funcione

Ahora que ya hemos hablado sobre cuáles sonlos componentes básicos para crear una experienciaonboarding memorable, veamos cómo ordenar todo esto en un proceso que se adapte a cada uno de los usuarios.

A continuación,hemos creado una guía en 6 pasos para confeccionar cualquier proceso de onboarding. ¡Comencemos!

1. Conoce bien a tus usuarios

Para planificar una gran experiencia onboarding debemos tener claras tres cuestiones: quiénes son nuestros usuarios, cuáles son los productos con los que trabajan y por qué necesitan esos datos para desempeñar mejor su trabajo.

Para conocer mejor quién es nuestro público, podemos empezar por definir segmentos de usuarios categorizando sus necesidades. Esta segmentación se puede llevar a cabo en base acompetencias de negocio, roles o disciplinas. También podríamos idear una categorización más amplia y agrupar a los usuarios en espectadores, editores y administradores.

Conociendo cómo piensan nuestros usuarios y qué valoran, abrimos la puerta a crear una experiencia onboarding que les ayude a identificar el valor más inmediato.

2. Diseña una propuesta de valor épica

¿Qué es el éxito para cada uno de nuestros segmentos de usuarios?

La esencia del enfoque onboarding debe ser guiar al usuario hacia la propuesta de valor central (corevalue) de nuestro programa de PLM. Cada paso del proceso debería servir para impulsar a los usuarios hacia esa propuesta de valor.

Tómate tiempo para dejar muy claro por qué cada uno de los segmentos de usuarios debería unirse al proyecto PLM de tu empresa. Esta información es oro y te dará una comprensión sólida de las motivaciones de los usuarios.

3. Describe el ciclo de vida de tu usuario

Al igual que ocurre con las estaciones del año, los usuarios pasan por una serie de etapas a medida que interactúan con el programa PLM. Los mapas del ciclo de vida del usuario representan el viaje que cada usuario emprende para pasar de novato a maestroen formaciónde sistemas PLM.

Estos mapas de ciclo de vida del usuario probablemente serándistintos para cada uno de los segmentos que hayamos definido previamente.

En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo del mapa de ciclo de vida del usuario para un rol de «diseñador»:

4. Ponte en los zapatos del usuario

Ahora que hemos identificado y desglosado cuál va a ser el ciclo de vida del usuario para cada uno de los segmentos, podemos comenzar a asignar las actividades de incorporación a cada etapa.

Comenzaremosfragmentando las tareas hasta hacerlas lo más pequeñas posibles. Algunos ejemplos de estas tareas podrían ser «buscar una pieza», «enviar una notificación» o «guardar un diseño». Las pequeñas tareas como estas son simples y fáciles de completar.

Para cada etapa del ciclo de vida, trata de ponerte realmente en el lugar de tus usuarios: ¿qué es lo más importante para ellos? ¿Hacia dónde necesitarán dirigirse después? ¿Qué otras ideas podrían serles deutilidad?

Trata siempre de anticipar la próxima pregunta que te hará tu usuario y proporciónasela solo cuando la necesite. Continúa con todo el proceso, documentando cada paso que sea relevante.

5. Diseña el flujo de incorporación de usuarios

Llegados a esta etapa, ya hemos dotado de estructura el proceso de onboarding y sus ingredientes están ya listos para «cocinar» un flujo de incorporación apetecible.

El Storytelling es el primer componente esencial que nos ayudará con este objetivo. Conoce a tu público y combina inteligentemente elementos del proceso de onboarding con el «WHY» siempre en mente. Las personas aprenden de diferentes maneras, así que asegúrate de darles opciones que se adapten al estilo de aprendizaje de cada uno a la vez que los mantiene comprometidos.

Recopilar el feedback y rastrear la interacción del usuario es vital para mejorar nuestra iniciativa PLM y su proceso de onboarding. Llevar esto a cabote dará información sobre los ajustes necesarios para generar una experiencia de onboarding aún más memorable.

Lucha por la integrar la participación del usuario en el largo plazo

El onboarding no es un proceso exclusivo para usuarios nuevos. Una vez que tengas a tus «novatos» a bordo, tu trabajo será asegurarse de que los antiguos usuarios permanecen allí y continúan participando en el proyecto.

Las reuniones regulares tanto en su versión online como en persona, son una excelente manera de mantener a los usuarios motivados, ya que profundizan en su compromiso con el proyecto. Puedes usar webinars, mesas de debate y rondas de información para presentar nuevas funcionalidades y responder preguntas, así como para mantener a tus usuarios actualizados y compartir sus experiencias.

El onboarding en PLM no es una ciencia exacta. Hay que seguir probando cosas nuevas y aprovechar la información que nos brindan las métricas para saber cuándo nuestros esfuerzos están dando resultado.

No olvides mantener tu programa siempre actualizado con las novedades del sistema, las funciones más recientes, las mejoras de los procesos, y por supuesto lo más importante: las personas. A medida que tus usuarios evolucionen y se familiaricen con su viaje PLM, el onboarding lo hará con ellos.

Da sentido a los datos de tus productos

PDM

ESTAMOS RODEADOS DE DATOS

Los datos son como el amor, están en todas partes. Darles la importancia que merecen acompañada de una buena gestión, permite a las empresas alcanzar objetivos extraordinarios. Entre ellos, la posibilidad de reinventar tu negocio, mejorar la eficiencia y ayudar a los empleados a desempeñar mejor su trabajo.

Los datos te dicen entre otras cosas, quiénes son tus clientes, qué los atrae para serlo y cómo utilizan los productos que ofreces en tu empresa. Te permiten tomar decisiones más inteligentes en base a la información que facilitan, y del mismo modo, te ayudan a identificar los productos, servicios y procesos en los que tu empresa no ofrece los mejores resultados posibles.

DEFINIENDO NUESTROS PRODUCTOS CON DATOS

Usamos datos para describir nuestros productos a lo largo de todo su ciclo de vida. Durante todo este proceso, se crean grandes cantidades de información y esta es utilizada para desarrollar, vender, entregar y dar servicio al producto.

Desde listas de materiales (Bills Of Materials, denominadas como “BOMs”) hasta reglas de configuración del producto o modelos analíticos, tener acceso a una gran variedad de datos es más que relevante para la correcta gestión del ciclo de vida. Esta información se maneja en diferentes sistemas: desde en el diseño asistido por ordenador, pasando por los ERP y sistemas de ejecución de fabricación, hasta los sistemas de automatización en fábrica.

Cada uno de estos sistemas está diseñado para admitir diferentes actores y fases del ciclo de vida del producto. No se trata de simplemente volcar todos nuestros datos de productos en un solo sistema y esperar que funcionen correctamente en cada parte de su ciclo de vida. El objetivo es unirlo todo para alcanzar el máximo aprovechamiento. Por otro lado, cada empresa es única y, por lo general, no hay disponible una solución de software comercial.

EL VALOR DE LA CALIDAD EN EL DATA PRODUCT

Cuando hablamos de «Good Data», hablamos de información fiable y manejada bajo control. Se trata de datos de calidad, fáciles de encontrar y disponibles cuando es necesario. Sin embargo, los depósitos de datos que no cumplen con estas características, siguen siendo un problema común en la mayoría de las organizaciones. Estos depósitos echan por tierra la capacidad de las empresas para compartir, colaborar y adoptar la tenencia de datos como ventaja competitiva.

Y además, los datos no son baratos. El desafío que supone el fin de los depósitos de datos sin sentido, la mejora de las habilidades en los empleados y los avances reales en materia de tecnología (a menudo deficiente), pasan a primer plano cuando hablamos de convertir los datos en ideas accionables.

Organizar toda la información del producto y proporcionar acceso a datos limpios y confiables son desafíos importantes en PLM. Si los datos del producto no se gestionan correctamente, es probable que encontremos problemas de calidad y eficiencia, y no podamos aprovechar todo el potencial de los análisis avanzados.

PERO, ¿QUÉ CLASE DE DATOS ESTÁN AHÍ FUERA?

Antes de seguir adelante, es importante estandarizar parte del vocabulario que usaremos mientras hablamos sobre datos. De esta manera resultará más sencillo comprender todo el proceso.

DATOS ESTRUCTURADOS

Son los datos presentes en las bases de datos tradicionales de filas y columnas. Los datos estructurados pueden ser datos transaccionales o maestros.

  1. Datos transaccionales.

Los datos transaccionales describen los asuntos de carácter comercial; por ejemplo, comprar productos de proveedores o vender productos a clientes son ambos asuntos comerciales.

  1. Datos maestros.

Los datos maestros son datos que permanecen inmutables a lo largo del tiempo. Describen entidades empresariales clave, así como productos, proveedores o clientes.

 

Espera por favor… ¡Dame un ejemplo!

 

Ok, imagina que vas a comprar un ordenador. Los datos maestros que describen el ordenador incluirían entre otros datos, el nombre del fabricante, la serie del modelo y el tamaño del monitor. Los datos maestros que te describen a ti como cliente, incluirían tu nombre, correo electrónico y dirección de facturación.

Sin embargo, la información transaccional involucrada aquí sería el precio del ordenador, el descuento o el método de pago.

PDM

DATOS NO ESTRUCTURADOS

Los datos no estructurados son datos que no están específicamente estructurados para que las máquinas los entiendan fácilmente. No se ajustan a un modelo de datos específico y predefinido. Los datos no estructurados pueden ser mensajes de correo electrónico, documentos, videos, fotos, archivos de audio, presentaciones, etc.

Continuando con el ejemplo del ordenador, si después de haber realizado la compra, llamas a un amigo para explicarle qué modelo has adquirido y por qué, el archivo de audio de tu conversación sería un ejemplo de datos no estructurados.

DATOS SEMIESTRUCTURADOS

Algunos expertos confirman que el término «datos no estructurados» es engañoso, ya que los archivos generalmente contienen metadatos producidos por el software con el que se crearon. Sin embargo hay algo evidente, lo que se refiere a la parte interna del documento no está estructurado. Chuck Densinger y Mark Gonzales, en No hay datos desestructurados discuten este tema en detalle.

Para que se entienda mejor, continuamos con el ejemplo. En este caso, si tomaras una foto de tu ordenador nuevo, tu cámara probablemente almacenará la fecha y tal vez la ubicación de dónde se tomó la fotografía. Imagina que más tarde decides subir esa misma imagen en tus redes sociales y la etiquetas con las palabras #ordenador o #newtoy. En cierto sentido, el hacer esto ya está categorizando el archivo y facilitando a las máquinas la extracción de información de sus datos.

Un buen resumen de todo esto sería que para obtener valor comercial de los datos, las organizaciones deben combinar sabiamente los datos no estructurados y estructurados.

DETRÁS DEL HYPE: DEMOLIENDO LOS DEPÓSITOS DE DATOS

Usar el conocimiento oculto dentro de nuestros datos para tomar mejores decisiones y mejorar el rendimiento: Este es sin duda el objetivo universal en PLM. Sin embargo, la realidad es muy diferente.

La “Revolución de la Información” no ha cumplido sus promesas para la mayoría de las empresas. Las islas aisladas de datos inconexos, y la falta de habilidades y talento se encuentran entre los principales desafíos de cara al futuro, entre los que se espera tener respuesta a preguntas como ¿Qué puedo hacer para desbloquear toda la información de datos disponible para mi empresa?

La receta para el éxito comienza con un plan estratégico bien estudiado. En primer lugar, el poder de la información debe consolidarse como activo vital de la estructura empresarial. Una buena manera de comenzar es hacerse las preguntas correctas: ¿Qué información ayudará a mis empleados a hacer mejor su trabajo? ¿Dónde podrían los datos proporcionar un beneficio tangible que se traduzca en más y mejores ventas? Para ello, debes identificar qué datos requiere tu empresa, de dónde puedes obtenerlos y cómo los vas a usar.

Los siguientes 8 pasos proporcionan una lista de verificación simple para ayudarnos con la tarea de rescatar datos relevantes de los depósitos de datos.

 

  1. Establece objetivos claros para una buena iniciación en la gestión de datos.

Roma no se hizo en un día. Todos conocemos el dicho, pero a menudo no aplicamos esta lección cuando se trata de gestión de datos. A veces, por querer ir demasiado rápido olvidamos lo importante y terminamos frustrados y perdidos en un mar de datos desordenados. ¿Resultado? Fracaso. Nos quedamos sin presupuesto y no conseguimos ningún resultado tangible, lo que termina decepcionándonos. Quizás esta sensación te resulta familiar, ¿verdad?

 

  1. Divide tus datos en elementos clave.

Divide tus datos en elementos clave. Estos pueden ser datos sobre clientes, productos, empleados, inventario, proveedores, ubicaciones, etc.

PDM
  1. Identifica los datos y clasifícalos según cuáles se utilizan, dónde y por qué.

Analiza cuál de los elementos clave es estratégicamente más importante y aprende qué datos se usan para el mismo elemento, dónde se usan, por quién se usan, cuándo se usan y por qué se usan. Es de vital importancia analizar el proceso completo, ya que los mismos datos pueden ser creados o usados en diferentes fases del ciclo de vida del producto. Averigua qué atributos describen esos elementos en según qué etapa del ciclo de vida, y probablemente descubrirás que los mismos datos tienen nombres diferentes en los diferentes sistemas. Por último, documenta todo el flujo de información tal y como es, al tiempo que identificas las incoherencias que puedan existir, los puntos débiles y las posibles mejoras.

PDM
  1. Crea un diccionario de atributos comunes corporativos.

Un diccionario de atributos reúne el conjunto de atributos comunes en múltiples sistemas y partes interesadas. El diccionario de atributos administra el ID de los mismos junto con el nombre, la definición, el tipo de datos y otros metadatos considerados relevantes para la compañía (como por ejemplo, unidades de medida presentes).

La estandarización de atributos y definiciones comunes a múltiples sistemas, facilita la integración y potencia la interoperabilidad.

En la siguiente tabla, extraída de los servicios de datos de la POSC Caesar Association, se muestra un ejemplo práctico de definición de atributo:

PDM
  1. Añade los atributos ya existentes al diccionario de atributos corporativos.

Este paso implica hacer un repaso de todos los atributos identificados para un elemento, y asignarlos a los atributos comunes del diccionario. Como ya hemos visto, a menudo estos tendrán un nombre diferente en cada sistema. Incluso, en ocasiones dentro del mismo sistema, múltiples atributos se usan a menudo para definir una propiedad idéntica en diferentes etapas o procesos del ciclo de vida.

 

  1. Cataloga los conjuntos de atributos y define su propiedad.

Una vez completados los pasos 4 y 5, y habiendo desarrollado una definición común para todos los atributos que se refieren al mismo elemento, es el momento de volver a redactar el flujo de información. Esta vez hazlo utilizando los atributos comunes del diccionario que has creado previamente. Del mismo modo, intenta agrupar los atributos lógicamente, en función del proceso, la actividad o la etapa del ciclo de vida.

Finalizado ese proceso, y tan pronto como adquieras un flujo de información limpio, formúlate la siguiente pregunta: ¿Quiénes son los productores de datos y los consumidores de datos en cada etapa del ciclo de vida? El objetivo principal para buscar respuesta será definir qué conjuntos de atributos del sistema están controlados y por quién. También es importante identificar quién consume esa información, y las diferentes aplicaciones posibles para los conjuntos de atributos una vez han sido creados.

En el siguiente ejemplo, el desarrollador del Producto controla el atributo del material establecido en PDM, a través de la investigación y el diseño. Esta información se publica en CRM, ERP y CPQ. Más tarde, el gerente de fabricación observa el conjunto de atributos del material y lo verifica en ERP, publicándolo en CRM, MES y PDM.

PDM
  1. Planifica la implementación, estima sus costes y programa un análisis de viabilidad.

Ahora que ya tienes una idea más o menos clara de cómo debería fluir la información, es hora de planificar la implementación. Como ya sabes, los atributos deberán ajustarse al diccionario y las interfaces entre los sistemas deberán rediseñarse. Para ello deberás trazar un plan y llevar a cabo un análisis de viabilidad del mismo.

Una vez más, necesitarás dividir la implementación en partes y priorizar estratégicamente. ¿Qué áreas reportarán a nuestra compañía triunfos más rápidos? Una vez que el proyecto obtiene luz verde, todo se reduce al trabajo más pesado pero imprescindible: ajustar los sistemas y asegurarse de que la información fluya sin problemas.

 

  1. Documenta e informa de los cambios.

Finalmente, documenta el flujo de información, los nuevos modelos de datos y todas las instrucciones pertinentes. Es muy importante comunicar los cambios de manera correcta, y así poder estar seguros de que todos los interesados ​​asimilarán el nuevo modelo de trabajo con datos.

RECONOCE LOS DATOS DEL PRODUCTO COMO LO QUE SON: UN ACTIVO ESTRATÉGICO CLAVE

Transformarse en una compañía impulsada por los datos es una prioridad en la agenda de las empresas líderes que aspiran a superar a su competencia. Como se suele decir, “la información es poder” y esta tiene la capacidad de impulsar a las organizaciones y diferenciarlas de sus competidores. Sin embargo para que esto suceda de manera correcta, los datos deben considerarse como un verdadero activo corporativo.

La empresa deberá asegurar los recursos necesarios para aprovechar los nuevos modelos de negocio, y apoyar así sus estrategias basadas en la utilización de datos.

La gestión eficaz de la información requiere un gran compromiso desde arriba.

CÓMO ORGANIZAR UNA CAMPAÑA DE MARKETING INTERNO PARA PLM

Lanzar un nuevo proyecto de PLM interno no es una tarea fácil, por eso recurrir a herramientas de marketing que nos ayuden a promocionar el plan es una gran idea. Ya sea que estés reemplazando tu sistema PDM, implementando un nuevo proceso o lanzando una nueva función, una estrategia de marketing interno puede ayudarte a crear conciencia y prosperar en esa dirección.

Sin embargo, en la mayoría de programas de PLM, el marketing interno (si se realiza) nunca se hace de la mejor forma. Por lo general, la intención de los lanzamientos internos y los lanzamientos de productos siempre ha sido informar a los empleados qué nuevas funciones están disponibles en un sistema, o qué proceso mejorado se acaba de publicar.

Ahora pregúntate algo. Si el acierto en la ejecución de estos proyectos es tan importante, ¿por qué los equipos de PLM dedican tan poco tiempo a promocionarlos?

En el siguiente post, profundizaremos más acerca de cómo el marketing interno puede ayudarnos a impulsar proyectos de PLM y resumiremos los pasos exactos que debemos seguir para crear una campaña que funcione.

¿Qué es el marketing interno y por qué es importante?

El objetivo del marketing interno consiste principalmente en promocionar aquellas cosas que las personas hacen en las empresas y que contribuyen a su éxito. A veces, el término «marketing interno» hace referencia a lo que podemos llamar el employer branding posicionándose como la estrategia de la organización para atraer, desarrollar y retener empleados excelentes. Pero en este caso, cuando hablamos de marketing interno nos referimos al conjunto de acciones que respaldan el éxito de una estrategia o programa de negocio.

El marketing interno es mucho más que enviar un correo electrónico a toda la empresa o emitir una demo de un producto. Pretende involucrar intencionalmente a todos los empleados y tratarlos como «clientes internos» que necesitan estar convencidos del poder de los productos, procesos o estrategias.

¿Cómo puede el marketing interno ayudar a los programas de PLM a tener éxito?

¿Alguna vez has recibido la típica nota de lanzamiento llena de nuevas características y términos ininteligibles?¿Alguna vez te ha llegado al correo una notificación del equipo de IT en la que te informande la actualización de este o aquel software a una nueva versión, sin explicar realmente cómo te va a afectar en tu trabajo diario?

A lo largo de mi vida laboral he podido comprobar como muy a menudo suceden estas cosas. Y esto, no es más que la consecuencia derivada de la inexistencia de un plan de marketing.

Como tantas veces ocurre en la vida, la mayoría de organizaciones solo se acuerdan del plan de marketing interno cuando ya es demasiado tarde. Esto provoca que adopten un enfoque desordenado en el que terminan simplemente enviando información desarticulada a sus usuarios.

Hoy día, los nuevos sistemas y procesos con frecuencia se topan con la resistencia de los empleados que necesitan aprender cosas nuevas para hacer frente a los cambios. Adaptarse a nuevas formas de trabajo no es fácil, y este hecho genera rechazo y desconexión por parte de los empleados hacia la empresa.

El marketing interno facilita el cambio organizacional y la consecución de los resultados comerciales previstos. Y cuando se hace bien, puede significar la diferencia entre resistencia y éxito.

Por eso, antes de interactuar con tus empleados, es muy importante saber qué es lo que les quieres comunicar.

Los cambios en los procesos y sistemas son relativamente fáciles de gestionar, sin embargo, si lo que realmente deseas es hacer partícipe a la gente de estos cambios, crear una visión sólida será el mejor vehículo para lograrlo. Cuando las personas entienden el “Why” y se sienten inspiradas por un propósito, la motivación por hacer que las cosas funcionen llega de manera intrínseca.

Por eso, piensa hacia dónde quieres ir y por qué. Trabaja en tu discurso, pero siempre con tu cliente en mente. Olvídate del lenguaje corporativo y adopta un tono informal y accesible que inyecte personalidad a tu mensaje.

Prescinde de tecnicismos. Nos entusiasmamos hablando de APIs, servicios cloud virtualizados o modelos de datos gráficos, pero la realidad es que las personas afectadas por estos cambios en tecnologías PLM conceden menos importancia a la parte técnica, y simplemente quieren saber cómo funcionan las herramientas o los procesos que les ayudarán en su trabajo diario.

Primero considera cómo tu programa de PLM puede ayudar a tu empresa a lograr una ventaja competitiva, después elabora una buena historia con argumentos que ayuden a generar compromiso entre los empleados y apoye tu campaña de marketing interno. Una buena historia es crucial para transmitir el mensaje correctamente.

Por último, un sólido “Why” te ayudará a cerrar el acuerdo con tus trabajadores. También es un arma que puedes usar para obtener recursos asignados a tus proyectos, desarrollarlos y verlos crecer.

Cómo desarrollar una campaña de marketing interno

Si ya estás pensando en lanzar una campaña de marketing interno, es importante contar con una estrategia. Un plan maestro debe incluir un conjunto de objetivos claramente definidos, la fecha finita de inicio y finalización, y el equipo necesario para hacer el trabajo.

La estrategia debe detallar todas las herramientas, acciones y canales que utilizaremos para alcanzar nuestros objetivos. Se trata del plan de acción que describe lo que tendremos que ofrecer, quién querrá comprarlo y las tácticas que utilizaremos para alcanzar nuestros objetivos.

Ahora, profundicemos un poco más en cómo crear una campaña efectiva de marketing interno 😊

PLM marketing

1. Define tu objetivo

Comienza con el final en mente: ¿Qué quieres lograr con tu campaña? ¿Hablamos de aumentar la calidad o de reducir las quejas derivadas del nuevo proceso de lanzamiento? ¿O tal vez lo que queremos es que nuestro equipo de posventa venda más al proporcionarles acceso a la base de información instalada?

Como ya hemos visto, la clave para una estrategia de marketing exitosa es saber exactamente lo que estamos intentando lograr. Sea cual sea nuestro objetivo, deberá ser lo más específico posible. Conocer nuestros objetivos antes de comenzar a planificar nos ayudará con el correcto desarrollo de nuestra estrategia.

2. Segmenta a tu audiencia

Las mejores campañas de marketing siempre colocan a la audiencia o target en el foco.

Si tu intención es crear una campaña de marketing que triunfe, deberás definir claramente cuál es tu público objetivo. Es posible que en ocasiones necesites adaptar el mensaje al segmento de audiencia: lo que podría ser apropiado para la administración podría no serlopara el personal de posventa.

La realidad a veces es dura de asumir: a tu audiencia no le importas. Lo que verdaderamente le interesa saber es qué van a sacar ellos de provecho. Teniendo esto en cuenta, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Qué está en nuestra mano hacer que otorgue a nuestro negocio una ventaja competitiva?
  • ¿Cómo nuestra iniciativa va a aportar valor a la organización, y más específicamente a nuestra audiencia?

Esto incluye hablar sobre beneficios, no sobre características, y asegurarnos de proporcionar a nuestra audiencia toda la información que necesita para tomar medidas.

3. Identifica tu marketing mix ideal

Es momento de decidir qué tipos de contenido se adaptan mejor a nuestra campaña.

Por tipo de contenido nos referimos a cualquier cosa: desde publicaciones de blog, webinars, debates abiertos, infografías y más. En la mayoría de los casos, combinar varios tipos de contenido hará que nuestra campaña sea más atractiva.

Si tienes problemas para identificar el marketing mix ideal para tu próximo proyecto o te gustaría incluir nuevas ideas, aquí te dejamos algunos tips para inspirarte:

  • Videos: no es ningún secreto que a la gente le encanta el formato vídeo. Después de todo, los videos son fáciles de consumir, generan compromiso y transmiten información mejor que el texto.
  • Imágenes, gráficos y medios impresos: las imágenes son una excelente manera de trasladar conocimiento y conectar con nuestra audiencia.
plm marketing
  • Contenido escrito: si bien tanto el video y como el contenido interactivo son una tendenciaa tener en cuenta, no debemos olvidarnos de que el contenido escrito aún juega un papel muy importante en las estrategias de marketing. Después de todo, la palabra escrita permite comunicar información detallada al ritmo que marque el propio lector.
  • eLearning: utilizar herramientas elearning que apoyen nuestro proyecto es siempre una buena idea. Gracias al eLearning, los alumnos pueden consumir contenido educativo en ordenadores, tablets o desde el propio smartphone. Dentro de este contenido encontramos tutoriales de vídeo, training materials, screencasts, simulaciones de software e incluso juegos. El eLearning es el compañero perfecto para explicar conceptos complejos. Gracias a su tecnología, permite a los alumnos hacer clic y tocar la pantalla, lo que genera una experiencia con gancho.
  • Reuniones en persona: las reuniones en persona hacen que nuestro plan de comunicación sobresalga en un mundo cada vez más digitalizado. La comunicación cara a cara es algo que difícilmente la tecnología podrá reemplazar. Las reuniones en persona generan grandes dosis de motivación y los resultados terminan por pagarse solos.

4. Elige tus canales de comunicación

Una vez que tengamos claro el tipo de contenido, tocará elaborar un plan para mostrarlo a nuestra organización.

¿De qué manera presentarás el contenido? ¿Qué canales utilizarás para promocionar la campaña? ¿Correo electrónico, redes sociales internas o quizás una publicación en la intranet?

Revisemos cuáles los canales más comunes:

  • Correo electrónico: un clásico que sigue siendo de los canales más utilizados. Utiliza el email para mandar invitaciones a eventos, webinars y trainings o para enviar newsletters ¡Prepara una sucesión de emails que sirvan para compartir contenido relevante y animar a la gente con el lanzamiento del proyecto!
  • Redes sociales internas: las redes sociales internas brindan a los empleados un sentido de comunidad en línea y ayudan a forjar conexiones entre departamentos y funciones. Crea una comunidad en línea de personas que realmente empaticen con tu visión y se interesen por tus iniciativas y productos. Pero ojo, programa estas publicaciones internas siempre con prudencia para no parecer demasiado pesado/a. Sírvete de las redes para comenzar una conversación con tus compañeros: solicita sus opiniones y comentarios a través de grupos, formula preguntas, responde a los comentarios y agrega llamadas a la acción en todas tus publicaciones.
  • Intranet: la Intranet es uno de los medios más medio versátiles y a diferencia del correo electrónico o las redes sociales, el contenido publicado permanece: los usuarios pueden leerlo a su conveniencia y volver a él cuando lo necesiten. Por eso, la intranet funciona bien para distinto tipo de contenido como training materials, video tutoriales, case studies o whitepapers.
  • Foros y reuniones en vivo: organizar un foro en vivo es una manera excelente de mostrar a tu equipo los nuevos procesos y sistemas PLM. Usa estos foros en vivo para actualizar a tu organización acerca de las nuevas herramientas o para compartir folletos e invitaciones para próximos eventos. Otra opción interesante a tener en cuenta es el empleo de foros en vivo para lanzamientos importantes, demos de productos, comunicación con los usuario y obtención de feedback.
  • Mensajes en el muro, pantallas o pancartas: si una imagen vale más que mil palabras, ¡entonces una pancarta debe valer millones! Estos canales son muy económicos y fáciles de configurar, perfectos para recordar a nuestra gente información relevante sobre nuevos procesos, próximos eventos como webinars o trainings, o para que se unan a sus ideationworkshops.

Decidir cómo entregar nuestro mensaje a la organización puede ser complicado. Independientemente de los canales que elijamos, debemos recordar siempre que su distribución nunca debería ser una idea de última hora: tenemos que combinar diferentes tipos de contenido y canales de distribución con prudencia, para obtener así los mejores resultados en nuestra campaña.

5. Prepara tu contenido

Ahora que ya hemos estructurado la estrategia de nuestra campaña, es hora de sentarse con el equipo y centrarnos en el contenido.

Las herramientas en línea como Lucidchart o Mindmeister nos permiten colaborar y hacer una brainstorming on line con un formato visual excelente para planificar contenido.

Ten en cuenta que el diseño y la ejecución de la campaña promocional siempre funcionan mejor cuando se planifican juntos. Recuerda con quién estás hablando y estructura el contenido para contar tu historia teniendo siempre en cuenta el «WHY». Los humanos estamos diseñados para conectar con las historias y absorbemos mucho mejor la información cuando hay un contexto alrededor.

Tener en cuenta a las personas en nuestros esfuerzos de comunicación interna es lo que da vida al mensaje, ¡así que involucra a tus usuarios para que creen su propio contenido! Una opción interesante en esta línea es la del «estilo entrevista» en lugar de la típica nota de lanzamiento formal ¡Y no olvides incluir ejemplos y testimonios de la vida real para que tu contenido sea aún más atractivo!

6. Crea un timeline y un plan de acción

Un plan de acción proporciona un resumen detallado de las tareas necesarias para dar vida a cualquier campaña de marketing interno.

Por tanto, es hora remangarse y comenzar a escribir exactamente qué se va a hacer y cuándo. Piensa en cómo programarás y publicarás tu contenido. Escoge pasos de que te dirijan a la acción, que sean concretos y medibles e identifica quién es responsable de cada actividad.

Prepara un timeline de marketing sobre el que puedas visualizar la cronología de tu plan de acción a lo largo del tiempo. Puedes utilizar los gráficos tradicionales de Gantt o herramientas en línea como Asana o Trello. Un timeline proporciona un cronograma claro a seguir y nos ayuda a seguir el plan de acción.

¿Listo/a para comenzar?

Como has podido deducir durante el post, se necesita tiempo, organización y creatividad para que el marketing interno forme parte de la cultura de tu organización. Para hacerlo, no necesitas seguir todas las estrategias enumeradas aquí. Tómatelo simplemente como una descripción general que te hará acordarte del marketing cuando planifiques tus proyectos de PLM.

Aun así, por si lo necesitas he preparado un plan diseñado para ayudarte a recordar qué es lo más importante para comenzar tu próxima campaña. Puedes descargarlo aquí

Y para acabar, permíteme un último consejo. Comienza a practicar lo antes posible, incluso aunque no tengas nuevas iniciativas en proceso. Puedes organizar por ejemplo un “refresher training» que te servirá para revisar tus métodos y conceptos actuales.

Mucha suerte en el camino, esperamos vuestros comentarios.

INGREDIENTES PARA EL ÉXITO EN PROYECTOS DE PLM CHANGE MANAGEMENT.

plm implementation

Las empresas que se embarcan en una transformación de lagestión del ciclo de vida de producto (PLM) lo hacen siempre con un propósito. A veces este se relaciona con la esperanzade lograr un cambio radical en los resultados comerciales. Otras con facilitar el acceso a datos limpios, agilizar los procesos de desarrollo de productos omejorar la eficiencia.Lo cierto es que las empresassiempre establecen expectativas exigentes para sus proyectos de PLM; sin embargo, después de grandes inversiones y esfuerzos, a menudo estas caen en saco roto.

¿Por qué sucede esto?

Con actividades demasiado extensas e interfuncional es que abarcan procesos, sistemas y cultura, las transformaciones de PLM son difíciles de llevar a cabo. En“The Inconvenient Truth About Change Management” de McKinsey & Company, sostienen que aproximadamente el 70% de los programas de change management fracasan. Y por supuesto, el PLM no es ninguna excepción.

¿Qué podemos hacer para evitar esto? ¿Acaso existe una receta secreta para abordar las amenazas comunes para una transformación exitosa?

Diseñar la receta quizás no sea tan sencillo, pero hay ingredientes que no pueden faltar si queremos que nuestra iniciativa de change management en PLM funcione.

Ingredientes para elevar nuestra transformación de PLM al siguiente nivel

Diseñar una Visión convincente para el cambio es clave para que tu iniciativa PLM tenga un buen comienzo. Hay que comenzar con el resultado que queremos obtener en mente. LaVisión no es más que una imagen de lo que se aspira a conseguir con el programa de transformación de PLM.

Esta Visión debe ir más allá de la iniciativa de cambio en sí. Y a menudo trascender del problema que está resolviendo hasta alcanzar un propósito más amplio y significativo. Articular una correctaexposición de nuestra Visión es el primer paso para proporcionar dirección, inspiración y compromiso para el cambio. Una buena Visión debe ser clara y simple. Debemos olvidarnos de las palabras de moda y explicar de una manera sencilla y directacuál es nuestra visión del éxito y por qué vale la pena asumir el cambio. «Desarrollar mejores productos y mejores experiencias», «ser la primera empresa totalmente digital de principio a fin» o «colaborar con nuestros clientes y proveedores con un intercambio de datos más sencillo» son ejemplos de visiones para iniciativas de cambio de gestiónen PLM.

Una vez que hayamos alineado a las partes interesadas detrás de la Visión,debemos establecer los objetivos de la iniciativa y describir cómo vamos a llegar hasta allí con una estrategia integral. Al establecer objetivos claros y precisos, podemos medir más fácilmente su avance y motivar continuamente a la organización para avanzar en esa dirección. Una buena estrategia responde a la pregunta, «¿Cómo llegamos hasta allí?». La Visión por si sola es inútil, a menos que pueda conducira la acción.

Ya has creado tu Visión y definido tu estrategia: es hora de construir un equipo líder. Este grupo se encargará de diseñar el programa, comunicar el cambio y, en última instancia, guiar la implementación y el despliegue promovido por la alta dirección. El apoyo al liderazgo es vital para los programas de transformación de PLM y marcará la diferencia entre el éxito o el fracaso de una iniciativa.

Building blocks to make it work: Las 4 claves.

Los procesos claros, la comunicación entre las partes, el training para equipos y el servicio de soporte, son las 4 claves para que una organización lleve a cabo su transformación de manera exitosa.

  1. Los procesos bien definidos (con roles y objetivos claros), ayudan a las personas a superar las reticencias al cambio en su forma de trabajar. Si queremos que el cambio se mantenga en el tiempo, los nuevos procesos deben suponer a su vez una guía paso-a-paso donde los usuarios puedan acudir cuando lo necesiten.
  1. La comunicación juega un papel muy poderoso en una transformación de PLM. Las comunicaciones regulares son esenciales para mantener a las personas comprometidas. Para llevarla a cabo, elegiremos una variedad de vías de comunicación con las que llegar a nuestra audiencia: correos electrónicos, focus groups, webcasts, actualizaciones en el portal de la empresa, feedback sessions… ¡Que no falte creatividad!El secreto está en usar múltiples canales para comunicar el mismo mensaje. La comunicación regular y proactiva reduce la resistencia y hace que los empleados se sientan parte del proceso.

 

  1. Los proyectos de cambio fracasan repetidamente debido a fallos en la estrategia de training. Las sesiones a menudo se imparten con mucha antelación, lo que provoca que se olvide lo aprendido cuando finalmente llega la implementación. Por tanto, es importante organizar las sesiones de training lo más cerca posible de la fecha de la implementación real. Otra cuestión importante en favor de hacer los trainings más atractivos es la inversión en los materiales.Proporcionar la mezcla perfecta de documentos escritos, clases grabadas en video, use cases video u hojas de trucos (cheatsheets), convierte un material denso y aburrido en información más fácilmente digerible y que invita a la acción.
  1. Por último, tener un servicio de soporte que se encargue de ayudar al personal y asegurarse de que reciben suficiente apoyo es igualmente crucial. Sobre todo durante los primeros meses, debemos llevar a la empresa de la mano en el proceso de cambio y cuando surjan preguntas atenderlas lo más rápidamente posible. Nada acabará más rápido con un proyecto de cambio en PLM que un sistema de soporte somnoliento. ¡No olvides dar a esta clave la importancia que merece!

Change initiatives repeatedly fail because of short falls in the training and support strategy.

Training sessions are often delivered too far in advance and thus forgotten when the implementation finally arrives. Organize the training sessions as close as you can to the real implementation. Invest in engaging training materials. Make sure you provide the right combination of written documents, video recordings classroom trainings, short use case video-demonstrations and cheat sheets with straight-forward instructions to accomplish relevant tasks.

Helping staff, and ensuring they get enough support is equally crucial. Hand-hold your organization through the change, at least during the first months after the implementation. When questions arise, address them rapidly. Nothing will kill a PLM change initiative quicker than a drowsy support system.

Los motores del cambio.

Program Management es el motor de cambio dominante en lo que respecta a PLM. Como ya hemos visto, un programa de PLM bien organizado, con iniciativas claras y conectadas, y un plan de implementación estratégicamente pensado, sienta las bases para una transformación exitosa.

Para motivar este cambio, debemos explicar por qué lo que se está haciendo no funciona y contrastarlo con los beneficios que obtendremos en el futuro. Esto se traduce en generar un sentimiento de “urgencia” para alertar a la organización de que el cambio debe ocurrir aquí y ahora. Por ello y en favor de que esto ocurra, debemos invitar a los empleados a dar su opinión y expresar sus preocupaciones al respecto, así como sus elogios.

Finalmente, podemos medir el progreso con KPI’s que relacionan Visión, metas y objetivos. Las métricas que utilicemos deben centrarse en los indicadores clave que pueden medir el estado general del programa. Si la cosa va bien, es importante celebrar los éxitos en el camino a medida que se realizan los cambios. Aplaudir los pequeños cambios y generar impulso para cambios más grandes, es lo que hace que los empleados se involucren en el proceso.

Comprender y superar la resistencia al cambio

La resistencia es una parte natural del cambio. Esta resistencia puede estar enraizada en el miedo, la falta de confianza o simplemente la confusión. A veces, los empleados se centran solo en su parte de la operación, olvidándose del panorama general y no reconociendo el impacto positivo del cambio en la organización. Este hecho hace que pueden encontrar el cambio disruptivo y totalmente innecesario.

Pedirle a la gente que cambie es pedirles que se muevan fuera de su zona de confort. Comprender las causas de resistencia en su organización, es la mejor manera de convertir el miedo inicial en cooperación.