Cómo usar Agile en proyectos PLM

agile project management training

Agile (ágil, en español) es una metodología de gestión de proyectos centrada en la mejora continua, el alcance de objetivos y la entrega de productos de alta calidad. Agile no es para nada un concepto novedoso, habiendo sido objeto de discusión durante los últimos años. Sin embargo, hoy en díaestamos siendo testigos de su imparable crecimiento y aplicación en las empresas (especialmente en determinadas industrias y disciplinas). Hablamos de un marco diseñado para fomentar el feedback activo y las reiteraciones en los diseños: los proyectos quedan divididosen pequeñas partes atendiendo a sufuncionalidad, bajo el nombre de UserStories (historias del usuario). 

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Las UserStories son priorizadas y entregadas en ciclos cortos de dos a cuatro semanas llamados iteraciones.

Los orígenes de Agile

El modelo tradicional Waterfall (cascada) comienza definiendo los requisitos del proyecto. El objetivo se concreta al principio y una vez decidido es inmutable. Después configuramos las necesidades y creamos un diseño que las satisfaga. Más tarde, se implementa el diseño y se valida. El proceso termina con la fase de mantenimiento. Este proceso se denomina Waterfall porque el proceso fluye siempre de arriba hacia abajo, como en una cascada.

El principal problema de este modelo es que los clientes inicialmente pueden no saber cuáles son sus necesidades.Y si durante el proceso cambian de opinión, se necesita una solicitud de cambio de proyecto y una nueva estimación del coste, que afectará al calendario y a la definición propio objetivo. Un cambio en el objetivo inicial conduce siempre a un nuevo diseño y desarrollo, lo cual acaba siendo costoso.

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En algunas industrias, como en construcción o facility management, el modelo tradicional Waterfall funciona relativamente bien. Los problemas surgen en disciplinas donde el cambio es casi seguro desde el principio, como por ejemplo, el desarrollo de software. En este caso, el proceso se asemejaría bastante a una investigación que un grupo de científicos lleva a cabo en un laboratorio. Ensayas algo, pruebas los resultados, y si no funciona, ensayas de nuevo con otra cosa. Por eso, el modelo Waterfallno sería el más adecuado para el desarrollo de software.

Seamos sinceros, rara vez las cosas salen bien a la primera. Por eso mismo, la frustración de los desarrolladores de software que trabajaban en proyectos tipo Waterfall evolucionó hasta la creación del Manifiesto Ágil. Este marco de gestión  surgió del deseo de adaptarse a los cambios en los proyectos del mundo real.

La diferencia clave entre Waterfall y Agile es la capacidad de responder a los requisitos en constante evolución de la empresa.

¿Agile también trabaja con proyectos PLM?

Existe la impresión de que Agile sólo se aplica en el desarrollo de software. Sin embargo, los tiempos cambian y estamos presenciando una aplicación cada vez más amplia de Agile en la Gestión del Ciclo de Vida del Producto (PLM). En el mercado actual, la capacidad de poder seguir el ritmo de las necesidades de los clientes ofrece una ventaja competitiva significativa. Ser ágil en la gestión del ciclo de vida del producto significa llevar a cabo proyectos de desarrollo de productos y sistemas, y dividirlos en proyectos iterativos que poder comprobar y de los que poder aprender rápidamente.

La adopción de Agile PLM comienza con la aceptación de que es imposible planificar absolutamente todo. Las hojas de ruta para el desarrollo de productos son excelentes, pero también son rígidas y tienden a obstaculizar la innovación y el flujo de ideas. Por lo general, perdemos el tiempo en diseños funcionales y lógicos para el desarrollo de sistemas, y después siempre pasa algo: a veces ciertos requisitos en la práctica son demasiado costosos de implementar, o el propio sistema no soporta la funcionalidad que prometiste en tus sesiones de trabajo con los usuarios, etc.

Por eso, tanto si estás gestionando una línea de productos como si deseas desarrollar aún más tu sistema PLM, existe una gran oportunidad al convertirte a Agile.

¿Qué tipo de proyectos PLM puedo gestionar con Agile?

Soporte

La incorporación de métodos ágiles para el servicio de soporte de productos y sistemas PLM puede ayudarte a aumentar la satisfacción del cliente y mejorar la eficiencia. Tu proceso de soporte siempre debería evolucionar en base a la opinión y a las necesidades cambiantes del cliente.

En algún momento, las aplicaciones PLM entran en fase de mantenimiento, pero la mayor parte del desarrollo del sistema se limita a pequeñas mejoras y a la solución de errores. Hacer un seguimiento de la carga de trabajo dentro de un marco bien definido y ordenar las tareas en base a su prioridad, puede ayudar a tu equipo a organizarse, planificar la demanda de soporte y justificar las necesidades de los recursos.

Desarrollo de productos

Los principios básicos de Agile formulados en el desarrollo de software encajan muy bien en el marco del desarrollo de productos. Al implicar a los clientes y otras partes interesadas, el equipo de desarrollo de productos puede verificar las ideas y validar los requisitos a lo largo del proceso, y así realizar los ajustes necesarios. Hoy en día, el desarrollo de productos significa probar una idea y actuar en base a los datos que nos ofrece.

En Agile, planificas tu siguiente conjunto de acciones basándote en la información de la que dispones en ese momento. Es posible que este conjunto de acciones no sea el que definiste en un principio en tus hojas de ruta, lo que hace que el proceso sea más flexible, en lugar de estar restringido.

Integración de nuevas empresas

La integración de personas, procesos y datos después de una fusión y adquisición es una tarea formidable. Los datos dispersos a través de numerosos sistemas y la información inexacta o duplicada a menudo, conducen a experiencias insatisfactorias por parte de los clientes y, además, distraen a los empleados en el día a día de la empresa. Adoptar proactivamente un enfoque Agile y dividir las iniciativas en partes más pequeñas puede potenciar a los equipos y ofrecer mejores resultados. Un enfoque de gestión de proyectos Agile redondo puede reducir el tiempo de integración y garantizar una óptima experiencia de cliente.

Desarrollo de sistemas

Agile nació esencialmente con el propósito de desarrollar software de manera más rápida. Uno de los beneficios clave del uso de Agile para el desarrollo de software PLM es la colaboración que se produce entre los distintos departamentos de la empresa a lo largo del proyecto. La interacción directa y continua para entregar lo que la empresa necesita, mejora el proceso y asegura que siempre obtengamos lo que necesitamos en cada momento.

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