¿Por qué necesitas una Biblia de PLM?

plm definition

No todo el monte es orégano: La semana pasada perdimos un cliente.  ¿El motivo? La dirección de la compañía se cansó del lento progreso y las reiteradas quejas de los usuarios, y decidió detener su programa de PLM.

Esto es solo un ejemplo más de la clásica historia:

Había una vez una empresa que había invertido mucho dinero en un sistema PDM personalizado. Además, había integrado todas sus aplicaciones CAD en este sistema en un intento por impulsar la reutilización del mismo y acelerar así las entregas de sus productos.

Sin embargo, pese a que la intención de estas mejoras había sido optimizar el proceso, contra todo pronóstico no había sido así. Los usuarios no habían sido capaces de trabajar con el nuevo sistema por encontrarlo lento y especialmente complejo. Tampoco entendían por qué tenían que reconstruir sus modelos CAD para que encajaran en una biblioteca de diseño. Y para rematar,guardar un modelo ahora suponía 10 minutos más de su tiempo de lo que antes invertían.

En definitiva, los usuarios no se encontraban a gusto en el nuevo paradigma y este hecho lo condenó a una situación límite. Finalmente, la gerencia tuvo que tomar la decisión de presionar el botón de pausa, perdiendo toneladas de euros en el camino.

Y colorín colorado, este cuento se ha acabado.

¿Por qué las implementaciones de PLM a menudo fallan? La pregunta del millón.

Lamentablemente, esta historia no es un caso aislado. Ni mucho menos. La realidad es que las implementaciones de PLM a menudo fracasan, surgiendo siempre las mismas preguntas:

¿Dónde está exactamente el problema? ¿Acaso debemos resignarnos y reconocer que los sistemas de PDM son siempre complicados en su implementación? ¿O se trata más bien de que el PLM es demasiado complejo?

Días después de digerir las malas noticias, me armé de valor y le pregunté a mi cliente: “Si tuvieras la posibilidad de viajar al pasado y mejorar el proceso, ¿qué harías diferente?” Tras un momento de silencio, me respondió muy seguro: «Comenzaría una Biblia PLM».

¿Qué es una Biblia PLM?

De repente, me di cuenta de que el término que había escogido mi cliente tenía todo el sentido para mí. Fue como un recordatorio de algo que ya sabía pero que nunca me había planteado de esa forma.

En mi experiencia, las implementaciones inteligentes de PLM tienen una cosa en común: Todas se enmarcan bajo un wayofworking determinado e inalterable. Es decir, todas tienen un plan específico cuyo propósito esmostrar a los usuarios la manera correcta de trabajar con sus datos y productos.Y a esto es exactamente a lo que mi cliente se refería cuando hablaba de comenzar una Biblia de PLM.

Para ilustrarlo mejor, tomemos como ejemplo una de las biblias de uno de nuestros clientes: la empresa Outotec.

En su Biblia de PLM, definen entre otras cosas qué significa PLM para ellos y explican cómo obtener apoyo y quién está involucrado en el proceso. Además, publican información de lanzamiento, tienen un glosario de términos y muestran un flujo de información que representa cómo los sistemas están conectados entre sí.

Después, profundizando en cada una de sus categorías de productos, definen un proceso detallado que unifica teoría y práctica, haciendo que sea más sencillo abrirse camino en el terreno del PLM. La nube de aprendizaje PLM de Outotec es flexible e inmediatamente accesible, y permite a sus empleados adquirir habilidades en el mismo contexto en el que deben trabajar. Igualmente, pueden aprender a su propio ritmo y ajustarlo para que coincida con los problemas reales que enfrentan en el trabajo.

Este marco ayuda a los usuarios a que el proceso fluya sin contratiempos y da sentido a los numerosos clics en diferentes sistemas aparentemente desconectados.

Teniendo esto en cuenta, es evidente que tener una Biblia de PLM allana el camino hacia el éxito del programa.

Cada solicitud de soporte se vuelve más fácil de gestionar. Cada decisión es más fácil de tomar. Cada usuario tiene una visión general clara de cómo trabajar con los datos de sus productos. Cada training es más fácil de planificar y ejecutar.

Por lo tanto, sí. Por supuesto que estoy de acuerdo con el cliente que acabamos de perder: para tener éxito en un programa de PLM es necesario introducir una Biblia en la ecuación.

8 Beneficios clave de definir una Biblia PLM.

1. ¿Qué significa PLM para ti?

Una buena Biblia de PLM comienza siempre con la definición de lo que significa PLM para tu empresa, haciendo hincapié en la terminología específica.

En la siguiente anécdota encontramos un ejemplo muy clarificador de por qué digo esto.

Hace varios años, asistí a una reunión de management donde un ejecutivo anunció ala compañía que a partir del próximo año concentrarían sus esfuerzos en mejorar su relación con el PLM. Durante la reunión, todos alrededor de la mesaasentían con la cabeza en completo consenso, parecían encantados con la noticia. Sin embargo, más tarde pude contemplar comomis mismos colegas que hacía un rato asentían, ahora discutían acerca de lo que para cada uno significaba optimizar el PLM. Algunos pensaban que lo mejor era centrarse en racionalizar el proceso del producto, otros pensaban que debíamos mejorar el sistema PDM, y algunos estaban convencidos de que la solución pasaba por, valga la redundancia, productizar aún más nuestros productos.

Conclusión: Aunque a menudo usamos estas tres letras, el significado de PLM no está generalmente claro. Cuidado con caer en el error de permitir degradar el significado de PLM a una mera palabra de moda que utiliza tu gente para pasar de alto conceptos que no entiende. El PLM es demasiado bueno para que quede relegado a eso, y lo sabes.

2. Conectar el "Why", el "How" y el "What".

La mayoría de la gente cree que los problemas derivados de la implantación de sistemas de PLM tienen que ver con la tecnología. Sin embargo, los sistemas PLM son solo la punta del iceberg.

Laverdad es que la mayoría de las implementaciones de PLM fracasan porque los empleados no tienen una verdadera comprensión del «what» y el «how» de la transformación.

PLM no es algo que puedas comprar, conectar a tu organización y esperar a que funcione. La mayoría de las empresas modifican sus sistemas PDM para reflejar sus procesos de negocio ¿Qué ocurre? Queal final estos sistemas terminan por no parecerse en absoluto a la aplicación que compraron. El resultado evidente de todo esto es que después de muchos años de personalización sin control, los sistemas de PLM se vuelven demasiado confusos.

Para solventar esto, el training de PLM puede convertirse en tu mejor aliado en la tarea de exponer el HOW, y por ende, acabar convirtiéndose en tu Biblia de PLM. Una vez consigas esto, podrás unificar teoría y práctica para conseguir que la comprensión del PLM sea pan comido.

3. Saber lo que no se sabe.

Es más que probable que en el proceso de definir tu Biblia encuentres lagunas inesperadas para desarrollar el concepto de PLM.

Tal vez no hayas encontrado una solución para mantener actualizada la lista de materiales, o tal vez el seguimiento de diferentes MBOM para el mismo EBOM sea todavía una pesadilla.

Como reza la frase de El Arte de la Guerra: Conoce a tus enemigos y conócete a ti mismo. Reconocer tus puntos débiles es esencial para crear un entorno PLM que funcione.

Trabajar en una Biblia de PLM te ayudará a descubrir las cosas que no funcionan bien hoy y elaborar una hoja de ruta para que funcionen mañana.

4. Saber lo que tus usuarios no saben, ¡y explicárselo!

Identificar las brechas de conocimiento de los usuarios es clave para ganar en PLM. Pídeles que expliquen conceptos difíciles, incluso aunque pienses que todos los entienden. Ya verás cómote sorprendes.

Este punto no solo te ayudará a construir tu Bibliade PLM desde una perspectiva de la vida real, sino que también revelará explicaciones de conceptos que tus colegas no terminan de comprender completamente.

La tarea crítica de unaBibliade PLM es crear un camino claro hacia el valor, sin importar cuán complejo sea el entorno. Asegúrate de que tus usuarios reciban orientación clara y oportuna cada vez que encuentren un concepto difícil o necesiten seguir un proceso complejo. Define un «flujo» continuo del sistema y explica con todo lujo de detalles los beneficios de cada parte de la integración.

5. Tener una visión del “panorama general”.

Como usuario de PLM es muy fácil sentirse abrumado por la complejidad. De hecho, uno de los mayores obstáculos para ganar en PLM es que los datos del producto se distribuyen entre múltiples sistemas (PDM, ERP, CRM, MRO…).

La documentación se extiende a varios equipos y fuentes. Cada guía se centra en un sistema o proceso específico, lo que dificulta a los usuarios comprender el “panorama general». Como resultado, no pueden lograr fácilmente el flujo y se les despista con múltiples clics en diferentes sistemas aparentemente desconectados.

Los usuarios tienen mejores cosas a las que dedicar su tiempo que pasar todo el día navegando por documentos y manuales no conectados. Por este motivo, una Biblia de PLM es uno de los recursos más importantes y útiles en una implementación exitosa.

6. Preparar a tu equipo PLM para la subcontratación.

La resolución de problemas, la configuración del sistema, el soporte al usuario final o la capacitación, son tareas que podemos considerar externalizar a medida que el proceso de implementación PLM entra en su etapa madura. Si finalmente decides externalizar ciertas tareas, deberás asegurarte de que la metodología que has diseñado pueda escalar. Otra de las virtudes que garantiza una Biblia de PLMes que todos los miembros del equipo sigan los procesos correctos, incluso cuando nadie esté mirando. Esto convertirá el proceso en algo fácilmente repetible para nuevos empleados, trainers y consultores.

7. Construir un marco de capacitación escalable.

Ya es hora de entender la capacitación en PLM como algo imprescindible y base de un entorno PLM que funcione. Debemos desterrar los viejos manuales de usuario básico, y concentrarnos en crear una capacitación digital que sea sobresaliente.

Esta capacitación debe proporcionar una experiencia de aprendizaje durante todo el ciclo de vida del usuario, sin importar si se trata de usuarios nuevos o experimentados.

Gracias a la metodología eLearning, puedes presentar contenido técnico de una manera práctica y fácil, para más tarde incluirlo en una Biblia de PLM digital. La formación online ayuda a reducir costes y escalar: permite capacitar a los empleados de diferentes ciudades de una manera rápida y eficiente, a un coste mucho menor que la capacitación tradicional en el aula.

Pero no se trata de una cuestión solo del coste. También se trata de calidad. El contenido en eLearning está bien organizado y estandarizado, lo que aumenta la calidad de la capacitación y democratiza el conocimiento.

8. Agilizar los procesos de gestión del ciclo de vida del producto

Al inicio de una nueva implementación, es habitual encontrar cierta tendencia persistente hacia los procesos ya inservibles y las soluciones alternativas a los mismos. Este hecho es producto de la propia transformación: de repente, las viejas formas de trabajar no tienen sentido. Por tanto, reevaluar los procesos comerciales y comprobar que todavía son válidos es parte fundamental de la implementación.

¿La clave? Esto va deser honestos y responder con sinceridad a las preguntas que surjan durante el proceso: “¿Verdaderamente necesitamos dar este paso adicional? ¿Es esto imprescindible el sistema PDM?”

Verás cómo a medida que la implementación va adquiriendo su fase más madura, una Bibliade PLM te ayudará a recopilar comentarios y crear un marco para mejorar la adopción del PLM en tu organización.

En resumen, si quieres triunfar con la implementación de tu sistema de PLM deberás salir de tu zona de confort, desafiar el status quo y simplificar la complejidad.

Deja de quejarte de la tecnología PLM. Deja de señalar con el dedo y por una vez mírate en el espejo.

Si de verdad deseas que tu programa PLM sea un éxito, haz caso a mi cliente ¡comienza una Biblia de PLM!

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