Cómo organizar una campaña de marketing interno para PLM

Lanzar un nuevo proyecto de PLM interno no es una tarea fácil, por eso recurrir a herramientas de marketing que nos ayuden a promocionar el plan es una gran idea. Ya sea que estés reemplazando tu sistema PDM, implementando un nuevo proceso o lanzando una nueva función, una estrategia de marketing interno puede ayudarte a crear conciencia y prosperar en esa dirección.

Sin embargo, en la mayoría de programas de PLM, el marketing interno (si se realiza) nunca se hace de la mejor forma. Por lo general, la intención de los lanzamientos internos y los lanzamientos de productos siempre ha sido informar a los empleados qué nuevas funciones están disponibles en un sistema, o qué proceso mejorado se acaba de publicar.

Ahora pregúntate algo. Si el acierto en la ejecución de estos proyectos es tan importante, ¿por qué los equipos de PLM dedican tan poco tiempo a promocionarlos?

En el siguiente post, profundizaremos más acerca de cómo el marketing interno puede ayudarnos a impulsar proyectos de PLM y resumiremos los pasos exactos que debemos seguir para crear una campaña que funcione.

¿Qué es el marketing interno y por qué es importante?

El objetivo del marketing interno consiste principalmente en promocionar aquellas cosas que las personas hacen en las empresas y que contribuyen a su éxito. A veces, el término «marketing interno» hace referencia a lo que podemos llamar el employer branding posicionándose como la estrategia de la organización para atraer, desarrollar y retener empleados excelentes. Pero en este caso, cuando hablamos de marketing interno nos referimos al conjunto de acciones que respaldan el éxito de una estrategia o programa de negocio.

El marketing interno es mucho más que enviar un correo electrónico a toda la empresa o emitir una demo de un producto. Pretende involucrar intencionalmente a todos los empleados y tratarlos como «clientes internos» que necesitan estar convencidos del poder de los productos, procesos o estrategias.

¿Cómo puede el marketing interno ayudar a los programas de PLM a tener éxito?

¿Alguna vez has recibido la típica nota de lanzamiento llena de nuevas características y términos ininteligibles?¿Alguna vez te ha llegado al correo una notificación del equipo de IT en la que te informande la actualización de este o aquel software a una nueva versión, sin explicar realmente cómo te va a afectar en tu trabajo diario?

A lo largo de mi vida laboral he podido comprobar como muy a menudo suceden estas cosas. Y esto, no es más que la consecuencia derivada de la inexistencia de un plan de marketing.

Como tantas veces ocurre en la vida, la mayoría de organizaciones solo se acuerdan del plan de marketing interno cuando ya es demasiado tarde. Esto provoca que adopten un enfoque desordenado en el que terminan simplemente enviando información desarticulada a sus usuarios.

Hoy día, los nuevos sistemas y procesos con frecuencia se topan con la resistencia de los empleados que necesitan aprender cosas nuevas para hacer frente a los cambios. Adaptarse a nuevas formas de trabajo no es fácil, y este hecho genera rechazo y desconexión por parte de los empleados hacia la empresa.

El marketing interno facilita el cambio organizacional y la consecución de los resultados comerciales previstos. Y cuando se hace bien, puede significar la diferencia entre resistencia y éxito.

Por eso, antes de interactuar con tus empleados, es muy importante saber qué es lo que les quieres comunicar.

Los cambios en los procesos y sistemas son relativamente fáciles de gestionar, sin embargo, si lo que realmente deseas es hacer partícipe a la gente de estos cambios, crear una visión sólida será el mejor vehículo para lograrlo. Cuando las personas entienden el “Why” y se sienten inspiradas por un propósito, la motivación por hacer que las cosas funcionen llega de manera intrínseca.

Por eso, piensa hacia dónde quieres ir y por qué. Trabaja en tu discurso, pero siempre con tu cliente en mente. Olvídate del lenguaje corporativo y adopta un tono informal y accesible que inyecte personalidad a tu mensaje.

Prescinde de tecnicismos. Nos entusiasmamos hablando de APIs, servicios cloud virtualizados o modelos de datos gráficos, pero la realidad es que las personas afectadas por estos cambios en tecnologías PLM conceden menos importancia a la parte técnica, y simplemente quieren saber cómo funcionan las herramientas o los procesos que les ayudarán en su trabajo diario.

Primero considera cómo tu programa de PLM puede ayudar a tu empresa a lograr una ventaja competitiva, después elabora una buena historia con argumentos que ayuden a generar compromiso entre los empleados y apoye tu campaña de marketing interno. Una buena historia es crucial para transmitir el mensaje correctamente.

Por último, un sólido “Why” te ayudará a cerrar el acuerdo con tus trabajadores. También es un arma que puedes usar para obtener recursos asignados a tus proyectos, desarrollarlos y verlos crecer.

Cómo desarrollar una campaña de marketing interno

Si ya estás pensando en lanzar una campaña de marketing interno, es importante contar con una estrategia. Un plan maestro debe incluir un conjunto de objetivos claramente definidos, la fecha finita de inicio y finalización, y el equipo necesario para hacer el trabajo.

La estrategia debe detallar todas las herramientas, acciones y canales que utilizaremos para alcanzar nuestros objetivos. Se trata del plan de acción que describe lo que tendremos que ofrecer, quién querrá comprarlo y las tácticas que utilizaremos para alcanzar nuestros objetivos.

Ahora, profundicemos un poco más en cómo crear una campaña efectiva de marketing interno 😊

PLM marketing

1. Define tu objetivo

Comienza con el final en mente: ¿Qué quieres lograr con tu campaña? ¿Hablamos de aumentar la calidad o de reducir las quejas derivadas del nuevo proceso de lanzamiento? ¿O tal vez lo que queremos es que nuestro equipo de posventa venda más al proporcionarles acceso a la base de información instalada?

Como ya hemos visto, la clave para una estrategia de marketing exitosa es saber exactamente lo que estamos intentando lograr. Sea cual sea nuestro objetivo, deberá ser lo más específico posible. Conocer nuestros objetivos antes de comenzar a planificar nos ayudará con el correcto desarrollo de nuestra estrategia.

2. Segmenta a tu audiencia

Las mejores campañas de marketing siempre colocan a la audiencia o target en el foco.

Si tu intención es crear una campaña de marketing que triunfe, deberás definir claramente cuál es tu público objetivo. Es posible que en ocasiones necesites adaptar el mensaje al segmento de audiencia: lo que podría ser apropiado para la administración podría no serlopara el personal de posventa.

La realidad a veces es dura de asumir: a tu audiencia no le importas. Lo que verdaderamente le interesa saber es qué van a sacar ellos de provecho. Teniendo esto en cuenta, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Qué está en nuestra mano hacer que otorgue a nuestro negocio una ventaja competitiva?
  • ¿Cómo nuestra iniciativa va a aportar valor a la organización, y más específicamente a nuestra audiencia?

Esto incluye hablar sobre beneficios, no sobre características, y asegurarnos de proporcionar a nuestra audiencia toda la información que necesita para tomar medidas.

3. Identifica tu marketing mix ideal

Es momento de decidir qué tipos de contenido se adaptan mejor a nuestra campaña.

Por tipo de contenido nos referimos a cualquier cosa: desde publicaciones de blog, webinars, debates abiertos, infografías y más. En la mayoría de los casos, combinar varios tipos de contenido hará que nuestra campaña sea más atractiva.

Si tienes problemas para identificar el marketing mix ideal para tu próximo proyecto o te gustaría incluir nuevas ideas, aquí te dejamos algunos tips para inspirarte:

  • Videos: no es ningún secreto que a la gente le encanta el formato vídeo. Después de todo, los videos son fáciles de consumir, generan compromiso y transmiten información mejor que el texto.
  • Imágenes, gráficos y medios impresos: las imágenes son una excelente manera de trasladar conocimiento y conectar con nuestra audiencia.
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  • Contenido escrito: si bien tanto el video y como el contenido interactivo son una tendenciaa tener en cuenta, no debemos olvidarnos de que el contenido escrito aún juega un papel muy importante en las estrategias de marketing. Después de todo, la palabra escrita permite comunicar información detallada al ritmo que marque el propio lector.
  • eLearning: utilizar herramientas elearning que apoyen nuestro proyecto es siempre una buena idea. Gracias al eLearning, los alumnos pueden consumir contenido educativo en ordenadores, tablets o desde el propio smartphone. Dentro de este contenido encontramos tutoriales de vídeo, training materials, screencasts, simulaciones de software e incluso juegos. El eLearning es el compañero perfecto para explicar conceptos complejos. Gracias a su tecnología, permite a los alumnos hacer clic y tocar la pantalla, lo que genera una experiencia con gancho.
  • Reuniones en persona: las reuniones en persona hacen que nuestro plan de comunicación sobresalga en un mundo cada vez más digitalizado. La comunicación cara a cara es algo que difícilmente la tecnología podrá reemplazar. Las reuniones en persona generan grandes dosis de motivación y los resultados terminan por pagarse solos.

4. Elige tus canales de comunicación

Una vez que tengamos claro el tipo de contenido, tocará elaborar un plan para mostrarlo a nuestra organización.

¿De qué manera presentarás el contenido? ¿Qué canales utilizarás para promocionar la campaña? ¿Correo electrónico, redes sociales internas o quizás una publicación en la intranet?

Revisemos cuáles los canales más comunes:

  • Correo electrónico: un clásico que sigue siendo de los canales más utilizados. Utiliza el email para mandar invitaciones a eventos, webinars y trainings o para enviar newsletters ¡Prepara una sucesión de emails que sirvan para compartir contenido relevante y animar a la gente con el lanzamiento del proyecto!
  • Redes sociales internas: las redes sociales internas brindan a los empleados un sentido de comunidad en línea y ayudan a forjar conexiones entre departamentos y funciones. Crea una comunidad en línea de personas que realmente empaticen con tu visión y se interesen por tus iniciativas y productos. Pero ojo, programa estas publicaciones internas siempre con prudencia para no parecer demasiado pesado/a. Sírvete de las redes para comenzar una conversación con tus compañeros: solicita sus opiniones y comentarios a través de grupos, formula preguntas, responde a los comentarios y agrega llamadas a la acción en todas tus publicaciones.
  • Intranet: la Intranet es uno de los medios más medio versátiles y a diferencia del correo electrónico o las redes sociales, el contenido publicado permanece: los usuarios pueden leerlo a su conveniencia y volver a él cuando lo necesiten. Por eso, la intranet funciona bien para distinto tipo de contenido como training materials, video tutoriales, case studies o whitepapers.
  • Foros y reuniones en vivo: organizar un foro en vivo es una manera excelente de mostrar a tu equipo los nuevos procesos y sistemas PLM. Usa estos foros en vivo para actualizar a tu organización acerca de las nuevas herramientas o para compartir folletos e invitaciones para próximos eventos. Otra opción interesante a tener en cuenta es el empleo de foros en vivo para lanzamientos importantes, demos de productos, comunicación con los usuario y obtención de feedback.
  • Mensajes en el muro, pantallas o pancartas: si una imagen vale más que mil palabras, ¡entonces una pancarta debe valer millones! Estos canales son muy económicos y fáciles de configurar, perfectos para recordar a nuestra gente información relevante sobre nuevos procesos, próximos eventos como webinars o trainings, o para que se unan a sus ideationworkshops.

Decidir cómo entregar nuestro mensaje a la organización puede ser complicado. Independientemente de los canales que elijamos, debemos recordar siempre que su distribución nunca debería ser una idea de última hora: tenemos que combinar diferentes tipos de contenido y canales de distribución con prudencia, para obtener así los mejores resultados en nuestra campaña.

5. Prepara tu contenido

Ahora que ya hemos estructurado la estrategia de nuestra campaña, es hora de sentarse con el equipo y centrarnos en el contenido.

Las herramientas en línea como Lucidchart o Mindmeister nos permiten colaborar y hacer una brainstorming on line con un formato visual excelente para planificar contenido.

Ten en cuenta que el diseño y la ejecución de la campaña promocional siempre funcionan mejor cuando se planifican juntos. Recuerda con quién estás hablando y estructura el contenido para contar tu historia teniendo siempre en cuenta el «WHY». Los humanos estamos diseñados para conectar con las historias y absorbemos mucho mejor la información cuando hay un contexto alrededor.

Tener en cuenta a las personas en nuestros esfuerzos de comunicación interna es lo que da vida al mensaje, ¡así que involucra a tus usuarios para que creen su propio contenido! Una opción interesante en esta línea es la del «estilo entrevista» en lugar de la típica nota de lanzamiento formal ¡Y no olvides incluir ejemplos y testimonios de la vida real para que tu contenido sea aún más atractivo!

6. Crea un timeline y un plan de acción

Un plan de acción proporciona un resumen detallado de las tareas necesarias para dar vida a cualquier campaña de marketing interno.

Por tanto, es hora remangarse y comenzar a escribir exactamente qué se va a hacer y cuándo. Piensa en cómo programarás y publicarás tu contenido. Escoge pasos de que te dirijan a la acción, que sean concretos y medibles e identifica quién es responsable de cada actividad.

Prepara un timeline de marketing sobre el que puedas visualizar la cronología de tu plan de acción a lo largo del tiempo. Puedes utilizar los gráficos tradicionales de Gantt o herramientas en línea como Asana o Trello. Un timeline proporciona un cronograma claro a seguir y nos ayuda a seguir el plan de acción.

¿Listo/a para comenzar?

Como has podido deducir durante el post, se necesita tiempo, organización y creatividad para que el marketing interno forme parte de la cultura de tu organización. Para hacerlo, no necesitas seguir todas las estrategias enumeradas aquí. Tómatelo simplemente como una descripción general que te hará acordarte del marketing cuando planifiques tus proyectos de PLM.

Aun así, por si lo necesitas he preparado un plan diseñado para ayudarte a recordar qué es lo más importante para comenzar tu próxima campaña. Puedes descargarlo aquí

Y para acabar, permíteme un último consejo. Comienza a practicar lo antes posible, incluso aunque no tengas nuevas iniciativas en proceso. Puedes organizar por ejemplo un “refresher training» que te servirá para revisar tus métodos y conceptos actuales.

Mucha suerte en el camino, esperamos vuestros comentarios.

Cómo triunfar en proyectos PLM

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Las empresas que se embarcan en una transformación de la gestión del ciclo de vida de producto (PLM) lo hacen siempre con un propósito. A veces este se relaciona con la esperanza de lograr un cambio radical en los resultados comerciales. Otras con facilitar el acceso a datos limpios, agilizar los procesos de desarrollo de productos o mejorar la eficiencia.Lo cierto es que las empresas siempre establecen expectativas exigentes para sus proyectos de PLM; sin embargo, después de grandes inversiones y esfuerzos, a menudo estas caen en saco roto.

¿Por qué sucede esto?

Con actividades demasiado extensas e interfuncional es que abarcan procesos, sistemas y cultura, las transformaciones de PLM son difíciles de llevar a cabo. En“The Inconvenient Truth About Change Management” de McKinsey & Company, sostienen que aproximadamente el 70% de los programas de change management fracasan. Y por supuesto, el PLM no es ninguna excepción.

¿Qué podemos hacer para evitar esto? ¿Acaso existe una receta secreta para abordar las amenazas comunes para una transformación exitosa?

Diseñar la receta quizás no sea tan sencillo, pero hay ingredientes que no pueden faltar si queremos que nuestra iniciativa de change management en PLM funcione.

Ingredientes para elevar nuestra transformación de PLM al siguiente nivel

Diseñar una Visión convincente para el cambio es clave para que tu iniciativa PLM tenga un buen comienzo. Hay que comenzar con el resultado que queremos obtener en mente. La Visión no es más que una imagen de lo que se aspira a conseguir con el programa de transformación de PLM.

Esta Visión debe ir más allá de la iniciativa de cambio en sí. Y a menudo trascender del problema que está resolviendo hasta alcanzar un propósito más amplio y significativo. Articular una correcta exposición de nuestra Visión es el primer paso para proporcionar dirección, inspiración y compromiso para el cambio. Una buena Visión debe ser clara y simple. Debemos olvidarnos de las palabras de moda y explicar de una manera sencilla y directa cuál es nuestra visión del éxito y por qué vale la pena asumir el cambio. «Desarrollar mejores productos y mejores experiencias», «ser la primera empresa totalmente digital de principio a fin» o «colaborar con nuestros clientes y proveedores con un intercambio de datos más sencillo» son ejemplos de visiones para iniciativas de cambio de gestión en PLM.

Una vez que hayamos alineado a las partes interesadas detrás de la Visión,debemos establecer los objetivos de la iniciativa y describir cómo vamos a llegar hasta allí con una estrategia integral. Al establecer objetivos claros y precisos, podemos medir más fácilmente su avance y motivar continuamente a la organización para avanzar en esa dirección. Una buena estrategia responde a la pregunta, «¿Cómo llegamos hasta allí?». La Visión por si sola es inútil, a menos que pueda conducir a la acción.

Ya has creado tu Visión y definido tu estrategia: es hora de construir un equipo líder. Este grupo se encargará de diseñar el programa, comunicar el cambio y, en última instancia, guiar la implementación y el despliegue promovido por la alta dirección. El apoyo al liderazgo es vital para los programas de transformación de PLM y marcará la diferencia entre el éxito o el fracaso de una iniciativa.

Building blocks to make it work: Las 4 claves.

Los procesos claros, la comunicación entre las partes, el training para equipos y el servicio de soporte, son las 4 claves para que una organización lleve a cabo su transformación de manera exitosa.

  1. Los procesos bien definidos (con roles y objetivos claros), ayudan a las personas a superar las reticencias al cambio en su forma de trabajar. Si queremos que el cambio se mantenga en el tiempo, los nuevos procesos deben suponer a su vez una guía paso-a-paso donde los usuarios puedan acudir cuando lo necesiten.
  1. La comunicación juega un papel muy poderoso en una transformación de PLM. Las comunicaciones regulares son esenciales para mantener a las personas comprometidas. Para llevarla a cabo, elegiremos una variedad de vías de comunicación con las que llegar a nuestra audiencia: correos electrónicos, focus groups, webcasts, actualizaciones en el portal de la empresa, feedback sessions… ¡Que no falte creatividad!El secreto está en usar múltiples canales para comunicar el mismo mensaje. La comunicación regular y proactiva reduce la resistencia y hace que los empleados se sientan parte del proceso.
  1. Los proyectos de cambio fracasan repetidamente debido a fallos en la estrategia de training. Las sesiones a menudo se imparten con mucha antelación, lo que provoca que se olvide lo aprendido cuando finalmente llega la implementación. Por tanto, es importante organizar las sesiones de training lo más cerca posible de la fecha de la implementación real. Otra cuestión importante en favor de hacer los trainings más atractivos es la inversión en los materiales.Proporcionar la mezcla perfecta de documentos escritos, clases grabadas en vídeo, use cases vídeo u hojas de trucos (cheatsheets), convierte un material denso y aburrido en información más fácilmente digerible y que invita a la acción.
  1. Por último, tener un servicio de soporte que se encargue de ayudar al personal y asegurarse de que reciben suficiente apoyo es igualmente crucial. Sobre todo durante los primeros meses, debemos llevar a la empresa de la mano en el proceso de cambio y cuando surjan preguntas atenderlas lo más rápidamente posible. Nada acabará más rápido con un proyecto de cambio en PLM que un sistema de soporte somnoliento. ¡No olvides dar a esta clave la importancia que merece!

Los motores del cambio.

Program Management es el motor de cambio dominante en lo que respecta a PLM. Como ya hemos visto, un programa de PLM bien organizado, con iniciativas claras y conectadas, y un plan de implementación estratégicamente pensado, sienta las bases para una transformación exitosa.

Para motivar este cambio, debemos explicar por qué lo que se está haciendo no funciona y contrastarlo con los beneficios que obtendremos en el futuro. Esto se traduce en generar un sentimiento de “urgencia” para alertar a la organización de que el cambio debe ocurrir aquí y ahora. Por ello y en favor de que esto ocurra, debemos invitar a los empleados a dar su opinión y expresar sus preocupaciones al respecto, así como sus elogios.

Finalmente, podemos medir el progreso con KPI’s que relacionan Visión, metas y objetivos. Las métricas que utilicemos deben centrarse en los indicadores clave que pueden medir el estado general del programa. Si la cosa va bien, es importante celebrar los éxitos en el camino a medida que se realizan los cambios. Aplaudir los pequeños cambios y generar impulso para cambios más grandes, es lo que hace que los empleados se involucren en el proceso.

Comprender y superar la resistencia al cambio

La resistencia es una parte natural del cambio. Esta resistencia puede estar enraizada en el miedo, la falta de confianza o simplemente la confusión. A veces, los empleados se centran solo en su parte de la operación, olvidándose del panorama general y no reconociendo el impacto positivo del cambio en la organización. Este hecho hace que pueden encontrar el cambio disruptivo y totalmente innecesario.

Pedirle a la gente que cambie es pedirles que se muevan fuera de su zona de confort. Comprender las causas de resistencia en su organización, es la mejor manera de convertir el miedo inicial en cooperación.