¿Simplificar el PLM es posible?

plm cloud

El otro día mientras reflexionaba acerca de la temática de mi nuevo post, recordé uno de los brillantes artículos de mi colega Jos Voskuil titulado «Why PLM willnever be simple».

Tras un rato recopilando información, llegué a la siguiente conclusión: La aspiración tan propiamente humana de conseguir las cosas de manera rápida y fácil… ¿No debería aplicarse también al ámbito del PLM? Está claro que a todos nos encantaría hacer el PLM más simple, pero la pregunta es: ¿Cómo?

Esta idea junto con los apuntes de Jos, me inspiraron a escribir acerca de cómo, en mi opinión, podemos hacer el PLM más simple. ¡Aquí van algunas propuestas!

1. Mantén una visión clara y sencilla

Al igual que ocurre con la visión de una empresa, una iniciativa de PLM debe tener una visión clara y consistente, que sea fácil de entender para todo el mundo. Para ello, debemos formular esta visión en una declaración que exprese claramente los objetivos de nuestra iniciativa.

Una manera de saber que vas por buen camino es trasladar esta visión del PLM a una presentación de 30 segundos que resume el propósito principal del proyecto. Así que deja atrás el lenguaje puramente corporativo y elige un mensaje directo y que sea realista.

He aquí algunos ejemplos de empresas que aprueban con buena nota en este punto:

To enable full lifecycle traceability for the factory of the future, making sure we know the origin of parts and ensuring they remain traceable.“ – Renault

«Para permitir la trazabilidad completa del ciclo de vida de la fábrica del futuro, debemos asegurarnos de que conocemos el origen de las piezas y de que estas siguen siendo trazables».– Renault

To provide business & people with 3DEXPERIENCE universes to imagine sustainable innovations capable of harmonizing products, nature and life– Dassault Systems

“Nuestro objetivo es proporcionar a empresas y personas universos de EXPERIENCIA 3D para imaginar innovaciones sostenibles capaces de armonizar productos, naturaleza y vida” – Dassault Systems

To make End to End data accessible for realistic car visualization, ensuring that the complete visualization data with geometry, material definition, equipment, appearance and variation is centrally available for all downstream processes” – Mercedes Benz Cars

«Para que los datos sean accesibles de punta a punta, para una visualización realista de los vehículos, garantizando que los datos de visualización completos con geometría, definición del material, equipamiento, apariencia y variación estén disponibles de forma centralizada para todos los procesos posteriores» – Mercedes Benz Cars

Con una visión clara, la tarea de definir la iniciativa de PLM se simplifica. Esto se traduce en que la comunicación de lo que se necesita hacer es mucho más fácil, al igual que encontrar las tecnologías adecuadas que apoyen esta visión.

Dejar que una visión guíe a tu equipo requiere de mucha comunicación:Tener claro lo que se quiere lograr, explicar por qué es importante conseguirlo, y mantener una actividadalrededor de ambas cosas, estimula a la gente a la acción.

2. Un poco de marketing

Sí, has leído bien: Un poco de marketing también puede ayudar al PLM. Construir una marca que conecta con la gente a nivel emocional, es una idea estupenda para llevar tu iniciativa PLM a buen puerto.De esta manera, las personas que se sientan emocionalmente conectadas a tu marca apreciarán una mejor experiencia de uso de tu sistema PDM. Si ya te has ganado un pequeño hueco en su corazón, estarán más dispuestas a perdonar los pequeños problemas de usabilidad.

En este hilo, déjame darte un consejo. Para animar a la gente a cambiar, es importantehacer tangibles y realistas las perspectivas de resultados ante ese cambio. Compartir los case studies de otros departamentos, empresas o clientes que hayan logrado algo similar es un gran método para cumplir con este propósito. A veces, solo una historia real puede llevar a la gente a visualizar un cambio.

Por tanto, sea cual sea tu intención: que la gente utilice realmente el sistema PDM, seguir el proceso de desarrollo de los productos,generar entusiasmo con la renovada funcionalidad de gestión de documentos… una estrategia de marketing interno de PLM siempre puede ayudarte a crear conciencia y prosperar. Es más, cuando se hace bien, una estrategia de marketing puede marcar la diferencia entre el fracaso y el éxito.

3. Una arquitectura de sistema PLM menos compleja

El auge del almacenamiento en la nube y de las API abiertas está cambiando las reglas del juego de las arquitecturas PLM tradicionales. Incluso si los proveedores tradicionales de PLM han evitado históricamente las arquitecturas abiertas, actualmente estamos viviendouna evolución positiva hacia aplicaciones más flexibles diseñadas para hacer frente al mundo conectado en el que vivimos.

Los sistemas PLM monolíticos son incapaces de gestionar la colaboración de productos actual. Estos sistemas anclados en el pasado no se integran bien entre sí, y a menudo se convierten en una barrera para el correcto flujo de información rápido y fluido que las empresas modernas exigen.

Una aproximación a la plataforma -empleando estándares abiertos, APIs y microservicios para optimizar las integraciones entre diferentes sistemas- es el camino a seguir.

En ocasiones la complejidad es un efecto secundario de postponer la toma de decisiones. Con demasiada frecuencia, las empresas que se dedican a fusiones y adquisiciones terminanasumiendo un montón de sistemas que sirven para exactamente lo mismo y son incapaces de “matar” a ninguno. Ahora mismo estoy trabajando con varias PYMES que tienen seis mCAD diferentes a la vez de múltiples entornos para cada uno. ¿Te puedes hacer idea de cuántas integraciones distintas necesitan para consolidar los datos de sus productos?

Una integración mal gestionada entre empresas que se fusionan puede complicar enormemente el entorno de sistemas PLM. Por lo tanto, para mantener una arquitectura simple de PLM es necesario ser valiente y abordar la toma decisiones con determinación.

4. Óptimo diseño del User Experience

Molestas pantallas en azul claro de los años 80, miles de ventanas nuevas que se abren con cada clic, mensajes de error crípticos, rendimiento lento, fallos repentinos de las aplicaciones…¿Te resultan familiar estas situaciones? Seguro que sí. Todas ellas son realidades cotidianas en el mundo del PLM.

UX son las siglas que empleamos para hablar de userexperience o experiencia de usuario. El diseño del userexperience se centra en la optimización de una aplicación para hacerla fácil de usar, efectiva y agradable. El diseño de la interfaz de usuario (UI) se refiere a la apariencia de una aplicación. Ambos elementos son cruciales y trabajan en estrecha colaboración.

Pero el diseño de la UX no se centra solo en cómo se ve la aplicación, sino también en cómo funciona. No estamos hablando sólo de elegir colores y diseñar gráficos bonitos, sino más bien de facilitar el trabajo del usuario. Sin embargo, unaUI bien diseñada es una manera muy poderosa de transformar un sistema PDM simple, claro y centrado en el usuario (y de este modo mejorar la userexperience).

La realidad del asunto es que la mayoría de los proveedores de PLM tratan de mantener sus soluciones genéricas y no proporcionan soluciones específicas out-of-the-box para las diferentes industrias. O lo que es lo mismo, tienen en cuenta tantos casos de uso que resulta imposible simplificar la estructura principal de la propia aplicación PDM.

El efecto resultante de todo esto es una cantidad abrumadora de opciones. Para impedir que esto ocurra, la especialización sortea esta complejidad proporcionando flujos de trabajo, terminología y modelos de datos específicos de la industria.

Uno de los errores más típicos en este sentido es intentar reparar las deficiencias de UX desarrollando supuestas mejoras sobre los sistemas ya existentes. Al final, es peor el remedio que la enfermedad, y hacer esto suele terminar empeorando más las cosas en lugar de mejorarlas.

Pero no todo son malas noticias. Afortunadamente parece que estamos viviendo un cambio para mejor. Varios proveedores de PLM trabajan actualmente en el desarrollo de interfaces de usuario modernas, y los proveedores de cloudcomputing están dando pasos hacia un PLM mucho más ágil y específico

Otro punto interesante en este sentido es la creación de los llamadosweb portals (portales web).Si tu empresa sigue atascada en sistemas PDM heredados y desea mejorar el UX, debería considerar la posibilidad de trabajar en un web portal moderno que consolide los datos de los productos, proporcione visibilidad del ciclo de vida y facilite las búsquedas de información. Los webportals son una excelente manera de mejorar la experiencia del usuario, generar compromiso y cumplir con la promesa de valor inherente al PLM.

5. Mejores trainings y más apoyo

Independientemente de lo bien definida que esté tu metodología de PLM, siempre va a haber alguien que necesite tu ayuda.

Es algo inevitable, la gente se pierde incluso cuando los conceptos son claros y las aplicaciones para gestionar los datos están bien diseñadas. Por eso, el no tener modo alguno de quetus usuarios obtengan ayuda genera grandes dosis de frustración e impotencia. Un equipo de soporte cuya misión sea tender la mano a los usuarios, puede marcar la diferencia y generar una increíble UX.

Estar cerca de tu gente también te dará una mejor idea de dónde suelen encontrarse los problemas. Si los usuarios se quedan atascados, debemos pensar en ello como una oportunidad de oro para la mejora de conceptos, procesos y aplicaciones.

No caigas en el típico error de pensar que la culpable de todo esto es la tecnología.Al final, la clave del éxito y también del fracaso, son las personas.

La mayoría de las iniciativas de PLM fracasan porque la gente no entiende el «WHAT» y el «HOW» del proyecto. Por eso, una de las primeras cosas que debemos hacer al planificarunproyecto es definir una estrategia de aprendizaje. Cada implementación de PLM es diferente, por lo que los conceptos y procesos siempre necesitan ser definidos y estructurados de una manera que sea fácil de comprender.

La falta de un vocabulario común es a menudo un obstáculo clave para potenciar esa comprensión. MBSE, MBE, Digital twin… ¡incluso nosotros nos confundimos con esos términos! Si llevas un tiempo en el mundillo del PLM, ya sabes que nadie se salva de esteasunto que nos afecta a todos. Para evitar esto,asegúrate de compilar un glosario y trabajar en educar a las personas involucradas en tu proyecto para que usen sólo las palabras que están ahí definidas.

Haciendo que el PLM parezca más sencillo

George Bernard Shaw dijo una vez: «Siento que esta carta sea tan larga. No tuve tiempo de acortarla».

La sencillez siempre es buena, pero lograrla no siempre es fácil.

Aun así, hay algunos grandes ejemplos de empresas que abogaron por la sencillez y la alcanzaron con éxito.

Piensa en Google. Si me interesa saber por qué el PLM no es fácil, voy a Google, escribo mi pregunta, hago clic en buscar y ¡Boom! Información al instante.

Piensa en Amazon. Después de elegir la tarjeta de crédito y facilitar una dirección de envío, solo tienes que hacer clic en el artículo que deseas comprar, y esperar a que tu pedido aparezca en la puerta de casa. Como por arte de magia.

Amazon y Google pelean el desorden con una userexperience simple y agradable. Eso no significa que estos negocios no sean complejos bajo el capó.Sin embargo, han logrado hacer que la percepción de sus servicios para el cliente sea fácil y sencilla.

Hacer que las cosas parezcan simples no es fácil: implica ser valientes, tomar decisiones y tener conversaciones difíciles.

Y la simplicidad, por último, implica transparencia. Esta es en mi opinión, la principal razón por la que el PLM puede resultar tan complejo. En este mundo, toda la información que marca la diferencia parece estar oculta para los clientes.

¿Cuántas empresas del sector tienen sus productos bien definidos junto con los precios en el sitio web? A mis colegas consultores: ¿Cuántos de vosotros estáis abiertos sobre lo que ofrecéis y cuánto cuesta? A los proveedores: ¿Dónde puedo encontrar un único proveedor de soluciones PLM que hable de sus precios?

Estamos hablando de un cambio de mentalidad necesario.Es tarea de todos esforzarnos por lograr la transparencia porque la vida parece mucho más simple cuando somos transparentes.

Al ser transparentes y simplificar el lado de la experiencia del usuario de PLM, abrimos camino hacia la sencillez. Incluso, cuando las cosas bajo el capó son complejas. Cuando los conceptos y procesos son claros y las aplicaciones están bien diseñadas, compartir y apoyarse mutuamente se hace mucho más fácil y las barreras a la colaboración comienzan a derrumbarse.

Design Sprint: nuestra experiencia más personal

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Admitámoslo, trabajar en remoto mola. Sobre todo por todo lo que normalmente implica: flexibilidad horaria y organizativa, libertad total para decidir dónde queremos vivir, conciliación familiar…Sin embargo, los que llevamos ya un tiempo transformando nuestra casa en nuestra oficina, sabemos que como pasa con todo en la vida, nada es perfecto.

Una de las cosas que más añoramos de nuestra rutina diaria, probablemente sea el contacto directo con los compañeros. Es cierto que cada vez existen más herramientas  que nos acercan a nuestro equipo (videoconferencias, chats, email…), pero no hay nada que supere el contacto físico diario. Por eso, en Share PLM hacemos lo posible por juntarnos al menos una vez cada tres meses. Escogemos una ciudad (donde normalmente suele residir alguien del equipo) y pasamos unos cuantos días entre coworkings, actividades de teambuilding y alguna cerveza que otra. El resultado de estos días es siempre un éxito y volvemos a nuestras casas con las pilas cargadas y las cabezas llenas de ideas nuevas.

En esta ocasión, nuestra Team Meeting tuvo lugar a finales del mes de Enero en la ciudad de Frankfurt, con Helena como anfitriona. El primer día de coworking lo dedicamos por completo al equipo. Primero nos tomamos tiempo para realizar unos cuantos ice breakers, que siempre nos ayudan a soltarnos y hacen que el ambiente sea más distendido. Después tuvimos la oportunidad de conversar acerca de nuestras tareas diarias más importantes y su futura evolución. Y por último, compartimos anécdotas de nuestra rutina que ayudan a acercarla realidad diaria de cado una al resto de compañeros. ¿El resultado? Fue un día muy útil y productivo.

Helena y Bea nos habían avisado de que el segundo día no planificaramos nada porque habría sorpresas. Sin tener ni idea a de a qué nos enfrentábamos (cosa rara en nuestro equipo ya que nos encanta tener las cosas muy estudiadas) dio comienzo el segundo día de nuestra Team Meeting.


Design Sprint: creatividad en estado puro.

Cuando al llegar a coworking nos desvelaron que dedicaríamos el día a hacer un Design Sprint, tengo que reconocer que no tuve ni idea de lo que estaban hablando. Era la primera vez en mi vida que oía esas palabras y por supuesto desconocía en qué consistía la metodología.No había tiempo que perder así que en seguida nos pusimos manos a la obra para descubrir qué era exactamente un Design Sprint y qué podíamos sacar de todo aquello.

Es cierto que nosotras no contábamos con los mínimos 3 días que recomiendan para llevar a cabo el proceso (lo ideal son 5 días), y tuvimos que condensar todo en un día muuuuy intenso. Sin embargo, este tiempo fue suficiente para hacernos una idea tangible del poder de esta herramienta.

Pero, ¿qué es exactamente un Design Sprint?

En primer lugar debemos dejar clara una cosa. El Design Sprint es una metodología desarrollada por Google Ventures y popularizada por Jake Knapp, autor del libro “Sprint”. En él narra el método para resolver problemas y testar nuevas ideas en tan solo 5 días.

¿En qué consiste?

Básicamente en 5 días (o menos) debemos ser capaces de crear una idea, diseñarla y validarla. Para ello, evidentemente nos ayudaremos de un estricto control del tiempo además de metodologías basadas en el DesignThinking.

El objetivo final del Design Sprint es generar soluciones innovadoras y que aporten valor real a problemas o necesidades que existan.

Por ser más específica, pondré como ejemplo el caso práctico al que nos enfrenábamos nosotras.

El sector de la formación e-Learning en el que se enmarca nuestra actividad se encuentra en continua evolución. El rápido avance de las nuevas tecnologías hace que sea imprescindible mantener una actitud open minded a todas las exigencias del mercado. Y no solo eso, es nuestra obligación estudiar y comprender esas exigencias para posteriormente transformarlas en servicios extraordinarios que resuelvan problemas reales.

Teniendo esto en cuenta, últimamente hemos detectado lo que podría ser una futura necesidad en nuestros clientes: la adaptación de la Realidad Virtual a nuestros paquetes o cursos formativos de PLM. La sensación de interactuar de manera real con un sistema, probablemente acelerará los procesos de aprendizaje haciéndolos más fácilmente memorables.

Por eso, en nuestro Design Sprint jugábamos con un componente inicial fundamental: unas gafas VR.

En nuestro caso, todo el proceso se desarrolló en base a la idea de la Realidad Virtual y por tanto, nuestro objetivo fue el lanzamiento de un producto que integrara esta tecnología y fuera fácilmente vendible.


Fases del Design Sprint:


1. Map Day.

La primera etapa engloba el primer día del proceso. En ella, el objetivo principal es obtener contexto y definir el verdadero problema. Para ello es muy importante identificar al consumidor y lograr que todos los stakeholders estén alineados en el mismo objetivo y con la misma información. En definitiva, se trata de generar el mapa a seguir durante el resto de días.

En nuestro caso particular, la primera etapa nos sirvió para definir quién es nuestro público objetivo y cuál es su experiencia con la realidad virtual. Para alcanzar nuestra conclusión nos servimos de técnicas en las que a través de la empatía, nos poníamos en la piel de nuestro cliente. Concretamente nos dimos cuenta de la importancia de una buena escucha cuando mantenemos una conversación. En el siguiente ejercicio, cada una tuvo que adaptar un rol (cliente o vendedor) y llevar a cabo las siguientes instrucciones:

¿Qué conclusiones sacamos?

Muchas veces perdemos el foco de lo que nuestro cliente está diciéndonos porque solo tenemos una cosa en la cabeza: la venta. No nos damos cuenta de que precisamente, en las palabras de nuestro cliente está nuestro potencial de negocio.

En la segunda parte del ejercicio pudimos comprobar como en muchos casos existía una gran fuga de información entre lo que el rol del cliente contaba, y lo que el rol del vendedor recogía.

Otro ejercicio que nos aportó gran perspectiva para generar el mapa fue el empleo de entrevistas ficticias. En este caso volvíamos a repetir los roles de cliente-vendedor, pero esta vez siendo el vendedor el que debía llevar a cabo un cuestionario muy completo al cliente para analizar sus necesidades. El resto del equipo actuarían como oyentes para más tarde dar feedback a sus compañeros.

2. Sketch Day.

Una vez reconocido cuál es el problema y cuál es nuestro público objetivo, llega el momento de descubrir cómo solucionarlo. La fase sketch es la más creativa de todas, y básicamente consiste en explorar las múltiples maneras de resolver el problema. En esta etapa, existe libertad total para ser creativos y ninguna idea es considerada mala, sino que todo vale.

Para hacer más divertida nuestra fase de Sketch, cogimos una hoja de papel grande y cada miembro del equipo tuvimos que representar mediante dibujos 8 ideas que se nos ocurrieran para encontrar una solución a nuestro problema (todo ello en un tiempo record!). El resultado fueron un montón de ideas creativas y en algunos casos algo locas, pero ninguna nos dejó indiferente. Gracias a este ejercicio pudimos desarrollar posteriormente la idea que nos pareció más acertada en la fase 3.

3. Decide Day.

En esta fase el objetivo es muy claro: decidir cuál de las ideas lanzadas en el sketch day es la mejor y cuáles debemos abandonar. Para ello es necesario seguir un proceso en el que poder valorar una a una la viabilidad de nuestras ideas y por qué seguir o no con ellas.

4. Prototype Day.

Probablemente sea el día más duro de todo el proceso. El día 4 es el día de pasar a la acción. Es el momento de ponerse manos a la obra con la creación de un prototipo que pueda ser probado por el target que hemos definido en la fase 1. Debemos recordar que el objetivo principal de esta fase no es otro que testear, por ello es imprescindible que construyamos algo en base a esta condición.

Algo que sirve mucho para generar el prototipo rápidamente es dividir al equipo y asignar tareas específicas. Además de tener esto listo, en este día se debe trabajar en la entrevista que vamos a hacer a los usuarios al día siguiente.


5. Test Day.

Durante la quinta y última etapa debemos validar que nuestra idea y descubrir errores en el diseño del concepto. Para llevar esto a cabo debemos hacer pruebas con usuarios reales que se enmarquen en nuestro target. Posteriormente, deberemos entrevistarlos para aprender de su experiencia de uso y expectativas.

Al cerrar la jornada, el equipo volverá a reunirse para reflexionar entre todos acerca de cuál ha sido el aprendizaje principal del proceso y así determinar los siguientes próximos pasos a seguir.

En nuestro caso, al tener que concentrar 5 días intensos en apenas 8 horas, las etapas del prototipo y el test fueron meramente teóricas. Aún así, esta introducción al Design Spring nos abrió las puertas a una herramienta muy potente y con la que nos llevamos un gran aprendizaje. Esperamos profundizar más durante la próxima team meeting. ¿Y vosotros? ¿Habéis probado ya esta metodología? Contadnos vuestras opiniones en los comentarios.

¡Nos vemos!