12 pasos para una gestión eficaz de tu programa de PLM

PLM Program

Hablemos claro. El PLM no es fácil ni mucho menos straightforward (como dicen nuestros colegas anglosajones). Implica definir y comunicar conceptos complejos, ejecutar proyectos multifuncionales, gestionar el cambio organizacional y, en definitiva, cambiar la forma de trabajar de las personas.

Los enfoques tradicionales del project management a menudo se quedan cortos y no se adaptan bien a la complejidad y duración de los grandes proyectos de PLM. Por lo general, se combinan paralelamente varios proyectos complejos, que pueden presentar grandes retosde cara a la coordinación y el éxito general. No es fácil organizar variosproyectos grandes e interconectados. E igualmente,es difícil lograr que personas de diferentes partes de una empresa trabajen juntas y compartan una visión común.

Por eso, la correcta aplicación del program management es definitivamente un magnífico lugar para comenzar. Teniendo todo esto en cuenta, estos son los 12 pasos que debes seguir si quieres administrar tu Programa de PLM de manera efectiva.

1. Nombrar a un Program Manager

El éxito de tu programa de PLM está en sus manos. El Program Manager es la persona que administra todo el programa de PLM, desde la concepción de la idea hasta la entrega. Además, es la cara visible para el equipo de management y para el resto de stakeholders (tanto en el lado comercial como tecnológico). Encontrar a alguien que ocupe este puesto no es tarea fácil. Debe ser una persona con una combinación sólida de técnicas comunicativas, conocimientos tecnológicos y habilidades comerciales.

2. Definir un business case

Deberás crear un business case para demostrar a tu empresa por qué necesita el programa y de qué manera les beneficiará. ¿Qué sacará tu organización de todo esto? Concéntrate en describir cómo el programa ayudará al negocio. Genera un buy-in con un ROI bien definido y obtén luz verde de la gerencia para iniciar el programa.

3. Apoyo ejecutivo seguro

El apoyo ejecutivo marcará la diferencia entre el éxito o el fracaso de tu proyecto. El sólido apoyo por parte del liderazgo te ayudará a transmitir el mensaje y asegurar los recursos que necesitas para que tu programa funcione sin problemas.

4. Establece la dirección del programa

Apunta alto, con una visión que se alinee con los objetivos a largo plazo de tu empresa. Una declaración poética no será suficiente: especifica la visión de manera precisa y comunícala a todos los interesados. Establece objetivos prioritarios y tangibles del programa. El program charter es un punto clave en este proceso, ya que describe todos los aspectos del programa a un alto nivel. El objetivo principal del program charter es describir lo que se debe hacer, autorizar al Program Manager para proceder y liberar recursos organizativos para el programa.

5. Definir el Program Team

  • Core Team: el equipo principal de PLM estará a cargo de convertir esa visión en realidad. Es imperativo que cada miembro del core team comprenda cuál es su papel en el programa.
  • Extended team: más allá del core team de PLM, las personas de tu empresa con las que interactúas en el proyecto.
  • Comité Directivo:el Comité Directivo lo conforman los stakeholders de alto nivel que brindan apoyo, defensa y habilitación para las iniciativas que supervisan.

6. Determinar el estado actual y futuro

Si no sabes dónde estás ahora, ¿cómo vas a saber hacia dónde quieres ir?

Lo primero que debes hacer es aclarar dónde estás. Evalúa cuidadosamente los procesos, herramientas, datos y challenges principales de las áreas en las que estás poniendo foco. Una vez documentada la situación actual, es momento de definir a dónde quieres ir. Planta cara a las suposiciones y evalúa las principales áreas target en detalle.

Ah, y no olvides ser ambicioso pero realista: establece expectativas alcanzables y medibles.

7. Define milestones (hitos del programa) y organízalos por proyectos

Una vez definido el destino, debemos especificar cuáles serán los siguientes pasos que nos lleven hasta allí. Muchas veces los proyectos de PLM caen en el error de acortar el proceso de planificación y pasar directamente a la implementación del sistema. Sin embargo, una planificación bien pensada dará como resultado objetivos claros y más fácilmente reproducibles, así como un ahorro de los costes.

Debes tener una comprensión clara de los milestones y logros que debe cumplir tu programa PLM. Para ello, divide tu programa en proyectos. Después, organiza estos proyectos por área funcional dentro de la organización. Por último, utiliza estos milestones o hitos concretos para seguir el progreso de las principales actividades del programa.

8. Identifica a tus aliados y enemigos

Cualquier persona que ejecute un programa corporativo ambicioso debe tratar con aliados y adversarios. Y por supuesto, el universo de los programas PLM no es una excepción. Comprender quiénes son estos individuos y por qué caen en una categoría u otra, es esencial para el éxito del programa. Esta información te ayudará a desarrollar un plan inteligente para administrar tus iniciativas y evitar así los problemas derivados de la mala gestión de las partes interesadas.

9. Gestiona el plan de trabajo y monitoriza el plan y el presupuesto

Revisa el plan de trabajo regularmente para determinar cómo va progresando. Vigila de cerca el plan y el presupuesto, asegurándote de que las acciones estén correctamente encaminadas y verifica que el dinero gastado se ajusta al presupuesto. En ocasiones no cumplirás el plan como planeabas, o gastarás más de lo estimado. Si esto ocurre, toca ser proactivos. Apóyate en el equipo para sortear las posibles piedras que encuentres en el camino.

10. Monitoriza el progreso

Si alguien nos pregunta si nuestro programa de PLM es un éxito, debemos ser capaces de responder sin titubeos. Nuestra respuesta debe estar basada en datos reales sobre el estado del programa, y no en una evolución subjetiva o más emocional.

Para ser más exactos, define qué es el éxito y asegúrate de poder medirlo. Concéntrate en una pequeña cantidad de métricas que se conviertan en indicadores clave de rendimiento (o KPI’s).

11. Gestiona riesgos

Incluso después de su puesta en marcha, es frecuente encontrar riesgos significativos durante todo el ciclo de vida del programa. Sobra decir que los riesgos financieros y presupuestarios siempre están presentes, pero en un programa de PLM los riesgos tecnológicos igualmente deben considerarse. Las soluciones y plataformas PLM evolucionan rápidamente, y esto da lugar a riesgos ante los que debemos estar atentos, como las actualizaciones del sistema o la falta de soporte del proveedor para ciertas competencias. Identificar y analizar estos riesgos y buscar señales de dificultad de manera regular, te ayudará a evitar una crisis mayor y mantendrá a proyecto en la dirección correcta.

12. Organiza una revisión del programa

Debes revisar tu programa PLM con regularidad para mantener al equipo siempre al tanto de su funcionamiento. Una buena manera de hacerlo es organizar status para reflejar los logros de tu equipo en el último período. También debes ser realista y hacer autocrítica sobre cuáles son los principales problemas que has encontrado y por qué.

Es momento de revisar tus KPI’s y poner sobre la mesa los key challenges a considerar. Analiza la última versión de tu hoja de ruta del programa PLM, con especial énfasis en los cambios que ocurrieron desde la última revisión.El objetivo es que despuésdel status todos sientan que están de acuerdo con la dirección del programa y haber dado respuesta a los problemas y preocupaciones allí expuestos.

Otra opción a considerar es organizar webcasts y enviar newsletters mensuales. El objetivo principal en este caso es mantener a toda la organización (y no solo a las personas que participan en las revisiones del programa), informada, comprometida y entusiasmada con el programa.