Cómo definir tu propia biblia PLM

En mi anterior entrada en el blog, compartí con vosotros por qué creo que los casos de éxito de implementaciones de PLM comienzan con una Biblia PLM: un modelo que explica lo que significa PLM para la empresa y cómo trabajan con sus productos y datos.

Si como yo crees que definir tu Biblia PLM puede ayudar a tu empresa a comprender mejor su gestión del ciclo de vida de producto, vayamos al grano y hablemos de cuál es la mejor manera de hacerlo.

1. Identifica quienes son los clientes de aprendizaje.

Lo primero que deberás hacer cuando comiences a trabajar en la Biblia PLM de tu empresa es hacerte una idea de quiénes son tus alumnos o clientes.

La manera enque un administrador de sistemasPLM muy técnicoaprende,no es la misma que para un ejecutivo de IT. Cada persona procesa la información de manera diferente. Una presentación perspicaz que cautiva la atención del ejecutivo puede ser confusa o totalmente aburrida para el administrador del sistema, incluso si la información es igualmente relevante para ambos.

Por ello, tener un conocimiento profundo de tus clientes te permite:

  • Centrarte en las necesidades reales de aprendizaje de tus clientes.
  • Conectar con sus motivaciones internas.
  • Personalizar y adaptar el contenido de tu formación.
  • Enriquecer el contenido para mejorar el impacto que genera.
  • Observar (y resolver) los problemas desde la perspectiva del cliente.

Para identificar a tus clientes, piensa en las personas que necesitan aprender PLM en tu organización. Cuando lo hagas,ve un paso más allá y trata de clasificarlos en grupos.

Para ilustrarte mejor a lo que me refiero, supongamos que eres un proveedor de software Cloud PLM. Algunos de tus clientes potenciales (tus leads), nunca han probado tu aplicación por lo que necesitan entender lo que obtendrán si la compran. Por otro lado, tus clientes de pago que ya han contratadotu producto necesitan ayudar a sus usuarios a poner en marcha el nuevo sistema. Además, también será necesarioformar a los administradores de sistemas, aquellos que configuran y gestionan la aplicación entre bastidores.

En este caso, puedes dividir a tus clientes de aprendizaje en tres grupos:

Teniendo en cuenta quiénes son tus clientes de formación, podrás determinar cómo estructurar tu Biblia PLM y qué contenido necesitas crear para mantener a tus alumnos interesados.

2. Explica detalladamente las categorías de aprendizaje de PLM.

Utilizaremos las categorías de aprendizaje para crear nuestra estructura de formación y para organizar, clasificar y filtrar su contenido. Si etiquetamos cada porción de contenido con categorías como roles, procesos, sistemas, etc., más adelante podremos localizar fácilmente todo el contenido pertinente.

Para especificar tus categorías de aprendizaje, reúne a tu equipo y lleva a cabo un brainstorming. Piensa en al menos cuatro categorías para etiquetar tu contenido. Por ejemplo, podríamos examinar la información desde la perspectiva de los roles: Ingenieros de I+D, product managers, jefes de ventas, etc. Otra idea es definir los procesos como categorías. ¿Qué tal si usamos las competencias PLM como una forma de categorizar nuestro contenido? Otra opción podría ser etiquetar nuestro contenido según los sistemas de información involucrados.

Si deseas crear categorías de aprendizaje diversas, asegúrate de tener un grupo heterogéneo de personas participando en el debate. Si tu equipo trabaja de manera conjunta en todos los proyectos, participa en las reuniones de equipo y siéntate junto a ellos en la oficina… Haciendo esto último, te adelanto que las categorías serán más homogéneas.

3. Construye tu estructura de la formación.

Una vez definidas las categorías, es hora de empezar a pensar en la estructura de la formación.

Una estructura de formación típica comienza con una ruta de aprendizaje. Unaruta de aprendizaje es una selección de cursos que nos permite dominar un tema en pequeños pasos. Los cursos se componen de varias lecciones, y el contenido a menudo puede ser reutilizado en múltiplesrutas.

Las rutas de aprendizaje suelen funcionar muy bien en PLM, porque ayudan a las personas a asimilar mucha información al mismo tiempo que proporcionan fluidez y estructura.

Si quieres inspirarte, ve a DropboxLynda o Asana. Es útil ver algunos ejemplos de estructuras de aprendizaje en acción, y todas estas empresas hacen un gran trabajo en ese sentido.

Utilizando las categorías de aprendizaje que ya has identificado previamente, podrásdefinirmás fácilmente los itinerarios de aprendizaje. El primer paso es seleccionar una categoría principal (nos centraremos primero en una categoría principal, con la idea de simplificar el proceso).

Pongamos como ejemplo que seleccionamosRoles como la categoría principal para crear nuestras rutas de aprendizaje. En este caso, tendremos rutas como «Cómo convertirse en product manager», «Un día en la vida de un jefe de ventas» o «Fundamentos de asistencia al cliente».

Como alternativa a Roles, podríamos usar Process como categoría principal. En este caso, podríamos tener rutas de aprendizaje como «Fundamentos en el desarrollo de productos», «Comprensión de los procesos de entrega» o «Un día en el departamento de asistencia al cliente».

Consejo: cuando trabajes en tu estructura de aprendizaje PLM, es muy útil recordar que la simplicidad es un principio importante a tener en cuenta. A veces cuando queremos ofrecer una experiencia de aprendizaje altamente personalizada a nuestros clientes, caemos en el error de tener demasiadas rutas de aprendizaje, lo que a menudo se traduce en indecisión, confusión y baja satisfacción. Por eso te recomiendo que mantengas tus rutas de aprendizaje sencillas y enfocadas.

4. Analiza y traza el contenido del aprendizaje.

Ahora que ya tienes tus rutas de aprendizaje en marcha, es el momento de ir un paso más allá y definir tus cursos. Esta etapa te servirá para comprobar la viabilidad de tus rutas y pensar en los cursos necesarios para lograr los objetivos de aprendizaje de tu cliente.

En primer lugar, haz un inventario de toda la documentación existente. Toma cada una de las rutas de aprendizaje que se te han ocurrido y piensa en los cursos que necesitarás para alcanzar las metas de aprendizaje que te has propuesto.

Empieza determinando el camino lógico que un cliente que está aprendiendo tomaría cuando navega por la ruta. ¿Qué proceso seguirá? ¿Qué funcionalidad utilizará? ¿En qué orden? ¿Necesitará algún conocimiento previo?

Para que te hagas una idea de cómo funciona esto, echemos un vistazo a la ruta de aprendizaje PLM Equipment de Outotec:

En esta imagen, puedesobservar una serie de casos de uso siguiendo el proceso (a la izquierda) que conducen al usuario desde el desarrollo del producto hasta la entrega final.

Detrás de cada uno de los casos de uso, encontrarás el contenido de aprendizaje necesario para completar cada paso.

En este punto, tu tarea será definir estos casos de uso y pensar en el tipo de contenido de aprendizaje que necesitarás para cada uno de ellos. El contenido puede ser en formato de video, eLearning, presentaciones en PowerPoint, manuales o incluso formación dirigida por profesores. Lo bueno es que no es necesario utilizar el mismo tipo de contenido para cada ruta. Te animo a que mezcles diferentes tipos de contenido para que se adapten a las necesidades de tus alumnos.

Un gran contenido de aprendizaje debe:

  • Combinar teoría y práctica.
  • Ser interdisciplinario.
  • Considerar el contexto de la empresa.
  • Ser práctico.

Si deseas inspirarte, puedes ver algunos ejemplos de los cursos de eLearning que hemos creado para nuestros clientes Konecranes, Aqseptance o Upchain. Hoy en día las posibilidades que nos brinda el eLearning son inmensas, y nos permiten desglosar y presentar conceptos complejos (como los de PLM) de una manera muy interactiva y atractiva.

5. Entendiendo lo que es importante.

Sin embargo, si tienes aproximadamente el mismo número de alumnos de cada grupo, debes considerar qué contenido es más relevante para ellos. Tal vez algunos cursos sean comunes para todos tus clientes, o tal vez haya una implementación para una función específica sobre la que deberías tener prioridad.

A veces es útil preguntar a una muestra aleatoria de clientes para dar forma a su plan. Por ejemplo, si estás trabajando en un curso de PLM para principiantes, es posible que te interese preguntar a tus usuarios más experimentados:

– ¿Cuáles son las 5 cosas imprescindibles que un nuevo usuario de PLM necesita saber para sacarle mayor provecho al sistema?

– ¿Cuáles son las 5 cosas más importantes que querías hacer cuando te conectaste por primera vez al nuevo sistema PLM?

Una vez recopilados, puedes utilizar los resultados para decidir qué contenido priorizar.

6. Elabora un plan.

Ahora que ya tienes claro cuál es el contenido más importante, sigue adelante y elabora un plan de acción.

De manera metafórica, piensa en tu plan como si fuera laestrella polarque dirige tu Biblia PLM. Esto mantendrátusojos puestos en la dirección correcta y te guiará a medida que avanzas.

Utilizando una plantilla u hoja de cálculo, define el contenido con el que trabajarás semanalmente/mensualmente. En lugar de trabajar en un plan a largo plazo, te recomiendo desglosar esos objetivos a largo plazo y concentrarte en múltiples «olas» a corto plazo que desemboquen en la consecución de un objetivo.

El plan para estas olas a corto plazo establece un curso de acción claro para revisar, crear y probar el contenido de aprendizaje que necesitas. De esta manera, obtendrás una mayor claridad sobre el tiempo real que inviertes en una tarea en comparación con el tiempo que pensasteen un principio que invertirías.

Y es más, de esta forma podrás celebrar pequeños éxitos, aprender de la experiencia y obtener la aceptación de tus clientes.

7. Escucha a tus clientes.

Finalmente, para que tu Biblia PLM sea realmente relevante, necesitarás hablar con tus clientes. Ya sea en persona, online o a través de encuestas, tómate el tiempo necesario para dialogar con tus clientes y estar al tanto de lo que más les importa. La opinión de los clientes es una de las herramientas más poderosas que puedes usar para hacer que tu Biblia PLM sea significativa y relevante.

Tu turno.

Sé que ahora mismo estarás abrumado/a con la cantidad de información, pero el trabajo no ha hecho más que empezar. Vas a necesitar tiempo, organización y creatividad si quieres conseguir que tu Biblia PLM sea un éxito. Pero no te rindas. Como dice el libro Proverbios: «The beginning of wisdom is this: get wisdom, and whatever you get, get insight”.

¡Si valoras la formación, el PLM te aportará un gran valor!

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