Formación e-learning en proyectos PLM

“Ahora mismo no disponemos de los recursos necesarios para elaborar un plan de formación interno. Supondría demasiado tiempo y esfuerzo formar a toda la organización…”

¿Te resulta familiar?Si es así, tranquilo.No estás solo.

Innumerables son los hechos que respaldan la creencia empresarial que relacionadirectamente la mejora en los procesos con la inversión en formación. Sin embargo, son muchas las empresas que se quedan cortas en cuanto a lo quea gastos formativo se refiere. Este hecho es agravado por la mentalidad de algunos ejecutivos, que continúan cuestionándose el retorno de las partidas económicas que se destinan en esta dirección.

¿Por qué ocurre esto?

Seamos sinceros: la formación de calidad no es económica. Requiere de buenos instructores con amplios conocimientos no solo en tecnología, también en gestión humana. Además necesita ser planificada con meticulosidad y atendiendo a las diferentes necesidades de los alumnos, y los materiales deben ser atractivos y captar la atención de los usuarios.

En este sentido, la mayoría de las empresas fracasan ante el desarrollo del material formativo, creando uncontenido carente de vida y generalmente monótono, que acaba por aburrir a cualquiera. Normalmente suele presentarse como un monólogo pesado realizado en Power Point o PDF. Su impartición no nace de un miembro de la organización capacitado para ello, sino que generalmente se externaliza, por lo que los formadores carecen del conocimiento organizacional, cultural y personal de la empresa. Se desarrolla en sesiones interminables en las que la información acaba entrando por un oído y saliendo por el otro.

Pero, ¿qué ocurriría si existiese una manera de mejorar esto?

No todo son malas noticias. Cada vez son más las organizaciones que abandonan sus antiguos programas formativos en favor de nuevas experiencias personalizadas elaboradas en formato eLearning. Los programas de formación eLearning tienen el potencial para conectar a las personas con los productos, la tecnología y los procesos, gracias a un aprendizaje dinámico y práctico en el cual será el propio alumno el que marque su propio ritmo de aprendizaje. Además, interactuará en un entorno digital y moderno alejado de los aburridos documentos sobre los que solían desarrollarse los programas formativos empresariales.

¿Qué es exactamente el eLearning?

Cuando hablamos de eLearning nos referimos a cualquier tipo de formación, enseñanza o aprendizaje impartido a través de Internet o conectado de manera electrónica.

En la formación tradicional el método de aprendizaje se basa en la transmisión de conocimientos por parte del profesor a sus alumnos dentro de un aula física. Teniendo esto en cuenta, el papel de los alumnos suele ser asistir a clases, escuchar al profesor e interactuar con él y con resto de compañeros en un mismo espacio físico.

Sin embargo, con el eLearning los alumnos acceden y reciben contenido educativo digitalizado a través de sus ordenadores, tablets o smartphones. El entorno donde se desarrolla no es físico, puede generarse en cualquier momento y en cualquier lugar sin horarios ni tiempos. Es un contenido que está desarrollado pensando en cada rolde la empresa, y por ello ligado a un mayor rendimiento y mejores resultados en el entorno empresarial.

¿De qué tipo de contenido educativo estamos hablando?

Existen multitud de formatos sobre los que desarrollar contenido eLearning. Por nombrar algunos, podrían ser: webinars, materiales de formación interactivos, tutoriales en vídeos, cursos online, etc.

Ahora vamos a profundizar un poco más en cuáles son los componentes más importantes del eLearning y cómo pueden ayudarnos a explicar conceptos complejos y mejorar la motivación de los alumnos.

  • Cursos Online

En lugar de limitarnos a leer a través de nuestra pantalla interminables textos presentados de forma lineal, los cursos online invitan al alumno a formar parte del proceso de aprendizaje de forma interactiva, realizando diversidad de acciones en pantalla: hacer clic, arrastrar, soltar. Además, los usuarios podrán elegir qué contenido quieren leer y mantener un seguimiento de su evolución cada vez que accedan al mismo. También podrán ser evaluados resolviendo exámenes, casos prácticos, etc.

Un buen curso online combina la exposición teórica con ejercicios prácticos, ya sea en forma de preguntas, juegos o actividades que animan al alumno a pensar relacionando el contenido que han estudiado y fomentando el aprendizaje crítico. En definitiva, es una forma de atraer al alumno al estudio de conceptos complejos, mezclando teoría y práctica y manteniéndole siempre en el centro de su propio proceso formativo.

  • Programas de aprendizaje asistido o demostraciones prácticas (System Trainings)

Por muy buenos que sean tus sistemas, no podrás comprobar de manera real sus resultados hasta que tus empleados hayan practicado lo suficiente para llegar a dominarlos. Existe una frase en inglés que dice “practicemakesperfect” y que podemos traducir a “con la práctica llega la perfección”. Practicar con el sistema permite la adquisición de nuevas habilidades y proporciona un entorno seguro donde aprender, lo que hace que disminuya la resistencia al cambio.

Ya sea por motivos de mejora del sistema actual o por la transición a un nuevo sistema, los System Trainings ayudan al personal a perder el miedo a utilizar un sistema, y sentirse seguros y cómodosen su uso diario. En este sentido, los System Trainings permiten desarrollar un nuevo flujo de trabajo en el que los alumnos practiquen y puedan comprobar el resultado de su trabajo al momento.

  • Uso de gráficas y actividades interactivas

Los eLearning más efectivos incluyen siempre altas dosis de interacciones. La interactividad mantiene a los alumnos atentos y los involucra en el proceso formativo, dirigiendo su propio ritmo de aprendizaje.

Por ello, un diseño atractivo combinado con bonitos gráficos e interacciones seducirá el sentido visual delos alumnos y los mantendrá motivados en todo el proceso.

No, el eLearning para formaciones en PLM no es diferente

Como ya sabemos, la gestión del ciclo de vida de un sistema PLM es un poco abstracta. Los sistemas de gestión de la información de los productos no son fáciles de utilizar. En PLM, mantener al día este ciclo de vida puede resultar complejo, incluso para quienes realmente entiendan el proceso. Teniendo esto en cuenta, los cursos online son ideales para poder documentar conceptos sobre PLM, explicar los procesos de desarrollo de productos o gestionar la incorporación de nuevos empleados (lo que comúnmente llamamos onboarding).

Por ejemplo, podemos elaborar cursos guiados sobre el flujo de trabajo que sigue un sistema PLM, de modo que los alumnos vayan clicando en cada una las fases hasta completar el proceso. Además,de esta forma podrás realizar evaluaciones de casos prácticos reales a través de las actividades interactivas.

También funciona a la hora de desgranar conceptos sobre PLM: desarrollar los conceptos poco a poco hasta llegar al detalle, intercalando la exposición de los contenidos de una forma mucho más cercana para conseguir mantener al alumnado conectado.

Inspírate con estas 9 ideas de e-learning para poder desarrollar tu próximo proyecto PLM

Parece que usar la metodología eLearning en las organizaciones es una buena idea, pero ¿cómo saber elegir que contenido impactará de forma positiva en nuestra organización?

Para ayudarte hemos preparado una lista con siete ejemplos para estrenarte con el eLearning:

1. Para incorporaciones de empleados

Un buen comienzo en el eLearning es crear cursos en los que ayudas a tus nuevos empleados a instalarse de forma fácil y rápida los sistemas que van a utilizar en su trabajo diario. Puedes incluir información acerca de qué aplicaciones van a utilizar, cómo está estructurada la organización, con qué documentación tienen que trabajar o dónde obtener ayuda.

Estos cursos también son útiles para el resto de personal que forma parte de la organización, ya que permiten construir una cultura de transparencia organizacional, donde los procesos internos queden documentados y todo el mundo trabaje al unísono para lograr los objetivos planteados por la empresa.

Echa un vistazo a este curso básico y busca inspiración para tu primer proyecto eLearning.

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2. Comunicar tu concepto de PLM

Un concepto debe ser más que un documento. El empleo de un curso online puede guiar a tus alumnos a conocer los componentes PLM claves de su organización de una forma más moderna y atractiva. Esto te ayudará a unificar teoría y práctica en beneficio de que el PLM sea más fácil de comprender y utilizar por los usuarios.

Navega en este curso sobre Agile Foundations para tener una idea sobre cómo podrías desarrollar tu concepto.

3. Gestión de proyectos y programas

Imagina que logras reemplazar tu antiguo software de gestión de producto. Después de una primera reunión, parte del equipo se va a encargar de estudiar la nueva funcionalidad yen el camino podrían surgir entre otras las siguientes preguntas: ¿Cómo funciona el flujo de trabajo? ¿Qué se necesita estudiar de esta nueva funcionalidad?, ¿Quién definió los requisitos originales? ¿Por qué no es posible acceder al código?

Este tipo de cuestiones son bastante habituales. Si no hemos hecho un trabajo de definición previa de los requisitos y especificaciones del producto, nadie va a saber con quién contactar para poder solventar los problemas que se planteen.

Por lo tanto, la creación un programa de seguimiento del proyecto que facilite la integración de la nueva funcionalidad es una idea estupenda. En el programa se deben establecer los objetivos, requisitos, prioridades, alcance y lecciones aprendidas. De este modo toda la documentación y datos quedan recogidos como si de un diario se tratara, con el objetivo de centralizarlos y no perderlos en el proceso de implementación.

4. Primer login

Imagina sentarte delante de tu ordenador para acceder por primera vez a la nueva aplicación PDM. Nadie nace sabiendo, pero casi seguro te agobias con lo típico: “¿dónde tengo que hacer clic?, ¿Y si lo bloqueo?”, para terminar llegando a la conclusión errónea: “este nuevo sistema es muy complicado, el viejo era mejor”.

Todos hemos experimentado alguna vez este tipo de preguntas al afrontar un nuevo reto, no hace falta ser un tecnófobo para sentir aversión hacia los nuevos cambios tecnológicos.

Cambiar no es fácil, por esorealizar un curso online al respecto puede facilitar y mejorar esa resistencia al cambio.  Entre otras cosas, un curso de estas características debería explicar los primeros pasos del sistema para dar la bienvenida a los nuevos usuarios y motivarlos a comenzar a utilizar la nueva aplicación PDM.

¿Cómo se realiza una formación sobre una introducción y loginde un nuevo sistema? Inspírate con nuestro curso “Fusion Teams First Login”

5. Cursos sobre productos.

Realizar cursos online sobre los productos de nuestra organización para que tus empleados puedan comprenderlos mejor, es otro de los ejemplos donde el eLearning nos confiere una ventaja respecto de los típicos métodos formativos. De este modo aprenderán sobre los productos y podrán practicar los diferentes procedimientos en un entorno libre de riesgos, es decir, en un entorno no productivo. Crear cursos con el catálogo de productos y sobre sus actualizaciones posibilita la mejora y aumento de las ventas, ya que ayuda al personal a vender más y mejor a sus clientes.

6. Formación sobre procesos y flujos de trabajo.

Quédate con esta frase: detrás de toda organización con un alto crecimiento, existe siempre un buen proceso. Los procesos son la columna vertebral de la organización, pero para que estos funcionen, las personas necesitan comprenderlos.

El cambio por regla general, suele generar miedo. Gestionar la forma en la que hacemos las cosas requiere de un gran esfuerzo. Por eso, es importante que guíes a tus empleados a conocer el qué, el cómo y el por qué de sus procesos organizacionales.

Aquí tienes un ejemplo de curso de procesos dentro de un área organizacionalconcreta. En este caso, explicamos cómo subir un blog a la web.

7. Modelos de datos interactivos

Impulsa la formación utilizando modelos de datos interactivos. Construye visualizaciones interactivas de los flujos de información e integración de documentos de una manera atractiva y fácil de utilizar.

Y por último, la gran pregunta: ¿de verdad el uso de eLearning es adecuado para tu organización?

El elevado ritmo al que se suceden los cambios en la era de la transformación digital puede resultar un desafío para cualquier organización. Este ritmo nos obliga a entender y actuar rápidamente ante los cambios que afectan a la forma de operar y realizar nuestro trabajo.

No te subestimes. Tu personal no necesita conocer exactamente la gestión del ciclo de vida de los productos que produce. Más bien todo lo contario: la gestión del ciclo de vida necesita tu capital humano. Lograr que el ciclo de vida funcione va íntimamente ligado a que los empleados se integren en el proceso. Y es aquí donde el eLearning puede lograr esa unión, acercando cada vez más las personas a los productos, gracias al empleo de la tecnología y los procesos.

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