Design Sprint: nuestra experiencia más personal

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Admitámoslo, trabajar en remoto mola. Sobre todo por todo lo que normalmente implica: flexibilidad horaria y organizativa, libertad total para decidir dónde queremos vivir, conciliación familiar…Sin embargo, los que llevamos ya un tiempo transformando nuestra casa en nuestra oficina, sabemos que como pasa con todo en la vida, nada es perfecto.

Una de las cosas que más añoramos de nuestra rutina diaria, probablemente sea el contacto directo con los compañeros. Es cierto que cada vez existen más herramientas  que nos acercan a nuestro equipo (videoconferencias, chats, email…), pero no hay nada que supere el contacto físico diario. Por eso, en Share PLM hacemos lo posible por juntarnos al menos una vez cada tres meses. Escogemos una ciudad (donde normalmente suele residir alguien del equipo) y pasamos unos cuantos días entre coworkings, actividades de teambuilding y alguna cerveza que otra. El resultado de estos días es siempre un éxito y volvemos a nuestras casas con las pilas cargadas y las cabezas llenas de ideas nuevas.

En esta ocasión, nuestra Team Meeting tuvo lugar a finales del mes de Enero en la ciudad de Frankfurt, con Helena como anfitriona. El primer día de coworking lo dedicamos por completo al equipo. Primero nos tomamos tiempo para realizar unos cuantos ice breakers, que siempre nos ayudan a soltarnos y hacen que el ambiente sea más distendido. Después tuvimos la oportunidad de conversar acerca de nuestras tareas diarias más importantes y su futura evolución. Y por último, compartimos anécdotas de nuestra rutina que ayudan a acercarla realidad diaria de cado una al resto de compañeros. ¿El resultado? Fue un día muy útil y productivo.

Helena y Bea nos habían avisado de que el segundo día no planificaramos nada porque habría sorpresas. Sin tener ni idea a de a qué nos enfrentábamos (cosa rara en nuestro equipo ya que nos encanta tener las cosas muy estudiadas) dio comienzo el segundo día de nuestra Team Meeting.


Design Sprint: creatividad en estado puro.

Cuando al llegar a coworking nos desvelaron que dedicaríamos el día a hacer un Design Sprint, tengo que reconocer que no tuve ni idea de lo que estaban hablando. Era la primera vez en mi vida que oía esas palabras y por supuesto desconocía en qué consistía la metodología.No había tiempo que perder así que en seguida nos pusimos manos a la obra para descubrir qué era exactamente un Design Sprint y qué podíamos sacar de todo aquello.

Es cierto que nosotras no contábamos con los mínimos 3 días que recomiendan para llevar a cabo el proceso (lo ideal son 5 días), y tuvimos que condensar todo en un día muuuuy intenso. Sin embargo, este tiempo fue suficiente para hacernos una idea tangible del poder de esta herramienta.

Pero, ¿qué es exactamente un Design Sprint?

En primer lugar debemos dejar clara una cosa. El Design Sprint es una metodología desarrollada por Google Ventures y popularizada por Jake Knapp, autor del libro “Sprint”. En él narra el método para resolver problemas y testar nuevas ideas en tan solo 5 días.

¿En qué consiste?

Básicamente en 5 días (o menos) debemos ser capaces de crear una idea, diseñarla y validarla. Para ello, evidentemente nos ayudaremos de un estricto control del tiempo además de metodologías basadas en el DesignThinking.

El objetivo final del Design Sprint es generar soluciones innovadoras y que aporten valor real a problemas o necesidades que existan.

Por ser más específica, pondré como ejemplo el caso práctico al que nos enfrenábamos nosotras.

El sector de la formación e-Learning en el que se enmarca nuestra actividad se encuentra en continua evolución. El rápido avance de las nuevas tecnologías hace que sea imprescindible mantener una actitud open minded a todas las exigencias del mercado. Y no solo eso, es nuestra obligación estudiar y comprender esas exigencias para posteriormente transformarlas en servicios extraordinarios que resuelvan problemas reales.

Teniendo esto en cuenta, últimamente hemos detectado lo que podría ser una futura necesidad en nuestros clientes: la adaptación de la Realidad Virtual a nuestros paquetes o cursos formativos de PLM. La sensación de interactuar de manera real con un sistema, probablemente acelerará los procesos de aprendizaje haciéndolos más fácilmente memorables.

Por eso, en nuestro Design Sprint jugábamos con un componente inicial fundamental: unas gafas VR.

En nuestro caso, todo el proceso se desarrolló en base a la idea de la Realidad Virtual y por tanto, nuestro objetivo fue el lanzamiento de un producto que integrara esta tecnología y fuera fácilmente vendible.


Fases del Design Sprint:


1. Map Day.

La primera etapa engloba el primer día del proceso. En ella, el objetivo principal es obtener contexto y definir el verdadero problema. Para ello es muy importante identificar al consumidor y lograr que todos los stakeholders estén alineados en el mismo objetivo y con la misma información. En definitiva, se trata de generar el mapa a seguir durante el resto de días.

En nuestro caso particular, la primera etapa nos sirvió para definir quién es nuestro público objetivo y cuál es su experiencia con la realidad virtual. Para alcanzar nuestra conclusión nos servimos de técnicas en las que a través de la empatía, nos poníamos en la piel de nuestro cliente. Concretamente nos dimos cuenta de la importancia de una buena escucha cuando mantenemos una conversación. En el siguiente ejercicio, cada una tuvo que adaptar un rol (cliente o vendedor) y llevar a cabo las siguientes instrucciones:

¿Qué conclusiones sacamos?

Muchas veces perdemos el foco de lo que nuestro cliente está diciéndonos porque solo tenemos una cosa en la cabeza: la venta. No nos damos cuenta de que precisamente, en las palabras de nuestro cliente está nuestro potencial de negocio.

En la segunda parte del ejercicio pudimos comprobar como en muchos casos existía una gran fuga de información entre lo que el rol del cliente contaba, y lo que el rol del vendedor recogía.

Otro ejercicio que nos aportó gran perspectiva para generar el mapa fue el empleo de entrevistas ficticias. En este caso volvíamos a repetir los roles de cliente-vendedor, pero esta vez siendo el vendedor el que debía llevar a cabo un cuestionario muy completo al cliente para analizar sus necesidades. El resto del equipo actuarían como oyentes para más tarde dar feedback a sus compañeros.

2. Sketch Day.

Una vez reconocido cuál es el problema y cuál es nuestro público objetivo, llega el momento de descubrir cómo solucionarlo. La fase sketch es la más creativa de todas, y básicamente consiste en explorar las múltiples maneras de resolver el problema. En esta etapa, existe libertad total para ser creativos y ninguna idea es considerada mala, sino que todo vale.

Para hacer más divertida nuestra fase de Sketch, cogimos una hoja de papel grande y cada miembro del equipo tuvimos que representar mediante dibujos 8 ideas que se nos ocurrieran para encontrar una solución a nuestro problema (todo ello en un tiempo record!). El resultado fueron un montón de ideas creativas y en algunos casos algo locas, pero ninguna nos dejó indiferente. Gracias a este ejercicio pudimos desarrollar posteriormente la idea que nos pareció más acertada en la fase 3.

3. Decide Day.

En esta fase el objetivo es muy claro: decidir cuál de las ideas lanzadas en el sketch day es la mejor y cuáles debemos abandonar. Para ello es necesario seguir un proceso en el que poder valorar una a una la viabilidad de nuestras ideas y por qué seguir o no con ellas.

4. Prototype Day.

Probablemente sea el día más duro de todo el proceso. El día 4 es el día de pasar a la acción. Es el momento de ponerse manos a la obra con la creación de un prototipo que pueda ser probado por el target que hemos definido en la fase 1. Debemos recordar que el objetivo principal de esta fase no es otro que testear, por ello es imprescindible que construyamos algo en base a esta condición.

Algo que sirve mucho para generar el prototipo rápidamente es dividir al equipo y asignar tareas específicas. Además de tener esto listo, en este día se debe trabajar en la entrevista que vamos a hacer a los usuarios al día siguiente.


5. Test Day.

Durante la quinta y última etapa debemos validar que nuestra idea y descubrir errores en el diseño del concepto. Para llevar esto a cabo debemos hacer pruebas con usuarios reales que se enmarquen en nuestro target. Posteriormente, deberemos entrevistarlos para aprender de su experiencia de uso y expectativas.

Al cerrar la jornada, el equipo volverá a reunirse para reflexionar entre todos acerca de cuál ha sido el aprendizaje principal del proceso y así determinar los siguientes próximos pasos a seguir.

En nuestro caso, al tener que concentrar 5 días intensos en apenas 8 horas, las etapas del prototipo y el test fueron meramente teóricas. Aún así, esta introducción al Design Spring nos abrió las puertas a una herramienta muy potente y con la que nos llevamos un gran aprendizaje. Esperamos profundizar más durante la próxima team meeting. ¿Y vosotros? ¿Habéis probado ya esta metodología? Contadnos vuestras opiniones en los comentarios.

¡Nos vemos!

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