Cómo organizar un PLM benchmark

PLM Benchmark

Antes de meternos en faena, dejemos clara una cosa ¿Qué es el benchamarking?

El benchmarking consiste en evidenciar los best practices dentro de un área concreta, con el propósito de identificar las oportunidades de mejora que se pueden llevar a cabo. Se trata de una magnífica manera de impulsar nuestros proyectos de PLM, e identificar nuevas oportunidades de mejora que nos inspiren en nuestro progreso.

A través de esta evaluación compartiva, el benchmarking nos mantiene al tanto de lo que otras organizaciones están haciendo y de las best practices actuales, y establece una línea de base que podemos usar para medir las capacidades de nuestra organización. Por lo tanto, es una herramienta de mejora continua.

Compararnos con otras empresas de la competencia nos ayuda a descubrir importantes oportunidades de avance y a tomar medidas para impulsar nuestro negocio. El objetivo es identificar las principales tendencias, analizar las brechas que puedan existir y obtener inspiración aprendiendo de las experiencias de los pioneros de la industria.

Tipos de Benchmarks

En un proyecto de Benchamarking se pueden usar varios tipos de benchmarking. Podemos clasificar estos tipos en función del área a la que hacen referencia, la metodología empleada y el alcance:

plm benchmarking dimensions

ÁREA

Al descubrir y comprender las best practices podemos valorar mejor nuestra estrategia PLM, evaluar el rendimiento del sistema, conocer nuevas tendencias y funcionalidades, o recopilar datos para respaldar una nueva propuesta de proyecto.

Por ejemplo, un benchmark puede ayudarte a sentar las bases para el próximo proyecto de data governance. Si planeas cambiar o agregar nuevas funcionalidades a tu sistema PLM, reunirte y discutir con compañías similares influirá en tus decisiones. Otra opción sería que quieras saber más acerca de cómo otras organizaciones están lidiando con la formación en PLM, o cómo están estructurando sus programas de aprendizaje y desarrollo.

plm benchmarking areas

Recopilar información sobre cómo otras empresas están gestionan áreas clave de PLM, nos puede descubrir oportunidades de mejora para nuestra organización. Cuando se ejecuta bien, este hecho proporciona la orientación necesaria para proponer cambios fundamentales, obtener apoyo ejecutivo y financiero para nuevos proyectos, y también estar al tanto de posibles obstáculos.

METODOLOGÍA

Medianteel benchmarking obtenemos comprensión e información sobre el área en el que nos queremos enfocar. La investigación cualitativa se utiliza para explorar el tema en cuestión, generar unbrainstorming y desarrollar guíasque nos empujen a la acción.

La investigación cuantitativa, por el contrario, utiliza datos medibles para obtener resultados. Es muy útil para cuantificar cosas como el rendimiento del sistema, la calidad de los datos o la satisfacción del usuario.

Así es como el benchmarking cuantitativo nos dice qué sucede, mientras que los datos cualitativos nos ayudan a saber por qué sucede. Los resultados del benchmarking se vuelven más significativos cuando se aplican a la vez métodos de investigación cualitativos y cuantitativos.

ALCANCE

Igualmente, el benchmarking puede ser interno o externo. El benchmarking externo se utiliza para evaluar cómo se compara nuestro negocio con los demás. Este tipo de benchmarking brinda oportunidades para aprender de los best practices y experiencias de nuestros competidores. Se puede utilizar para aprender más sobre un sistema o funcionalidad, para descubrir cómo otras compañías han implementado un nuevo proceso, o también para inspirarse con las nuevas tendencias de un campo en concreto.

El benchmarking interno es aquel que se ejecuta dentro de la organización. Por lo general, considera diferentes funciones o procesos dentro de la empresa. Aunque generalmente se considera que los benchmarks externos brindan una mayor comprensión, el benchmark interno es más fácil de organizar y puede usarse para construir la base para futuras investigaciones externas. Por ejemplo, podemos usar el benchmarking interno para aprender cómo otros departamentos han organizado el lanzamiento de un producto, cómo abordan los problemas de gestión del cambio o qué han hecho para comercializar un nuevo sistema.

Cómo organizar un benchamark de PLM

1. Articula los objetivos previstos de tu benchmark de manera cuantificable y medible

“¿Cuál es el objetivo?” “¿Qué queremos descubrir a través del benchmarking?” Estas son las primeras preguntas que debemos hacernos antes de comenzar un proyecto de benchmarking.

Establecer un objetivo de referencia específico nos ayuda a definir claramente las expectativas para el proyecto. Si nuestro objetivo no está bien definido, es menos probable que las empresas se entusiasmen con el proyecto y realmente participen en el mismo. Sin embargo, al ser preciso, podremos medir los resultados y atraer a los participantes.

Un resumen breve del proyecto que indique los objetivos y que ilustre el procedimiento puede ser muy útil para explicar a los socios potenciales cuál es el objetivo de referencia y los pasos a seguir para alcanzarlo.

2. Identifica tus partners

En primer lugar, debemos analizar las áreas de estudio internamente e investigar un poco para posicionar nuestra empresa en el mercado. Definir áreas específicas para estudiar e identificar métricas de benchmarking.

En este sentido, debemos andarnos con ojo de no elegir un área de investigación que sea demasiado amplia y que no pueda medirse adecuadamente. Es mejor dividir nuestro proyecto en estudios más pequeños y tangibles. Basándonos en estos resultados, nos será más fácil encontrar posibles socios.

Comienza por definir las características de tus partners ideales y recopila información sobre los posibles candidatos.

Una vez que hayamos decidido quién podría estar en el grupo, llega el momento de comenzar el contacto. Compartir los objetivos del benchmarking y el resumen del proyecto nos ayudará a atraer a más participantes.

Para qué negarlo: tener buenos contactos también es clave para involucrar a más personas en nuestro proyecto. Los Consultores de PLM generalmente tienen redes de contactos muy extensas y pueden ayudarnos a encontrar socios que puedan estar interesados. Participar en conferencias también es genial para construir una red sólida, por eso, acéptame un consejo: mantén siempre una actitud activa y visita varios de estos eventos. No se trata solo de aprender más sobre los temas de la conferencia, sino también de conocer a las personas que podrían posteriormente convertirse en partners.

Una vez formado el grupo de benchmark, define un calendario aproximado del proyecto y comparte los siguientes pasos con tus partners. Aquí hay un ejemplo:

A veces es necesario un acuerdo de confidencialidad, especialmente cuando competidores están en el grupo. En ese caso, recomiendo el empleo de algún tipo de herramienta de colaboración para compartir información. Dropbox, OneDrive o Google Drive son estupendas para compartir rápidamente documentos e información dentro de un grupo.

3. Prepara una encuesta

Ahora que ya has seleccionado un objetivo concreto y has identificado quiénes serán los posibles participantes, es hora de recopilar información para preparar la sesión. Preparar una breve encuesta con algunas preguntas significativas te ayudará a clasificar a los participantes e identificar tendencias.

Los resultados de esta encuesta pueden contener respuestas cualitativas y cuantitativas. También pueden seleccionar más de un área PLM para cubrir en el estudio. Es importante etiquetar las preguntas para que puedas analizar mejor los datos una vez que hayas recopilado los resultados.

Considera el hacer preguntas concretas como:

  • ¿Qué plataforma PLM utilizas para administrar los datos un producto? ¿Estás utilizando solo un sistema o más de uno?
  • ¿Qué aplicaciones CAD estás usando? ¿Están integrados en la plataforma PLM?
  • ¿Qué porcentaje de usuarios objetivo en la empresa usa la plataforma PLM?
  • ¿Cuál es el nivel de satisfacción del usuario para el software?
  • ¿Qué modelo de soporte has definido?
  • ¿Qué proyectos de PLM tienes sobre la marcha? ¿Has planeado algún nuevo proyecto para los próximos años?
  • ¿Qué metodología de formación tienes implementada? ¿Estás utilizando PLM eLearning?

Intenta ser breve. Si haces demasiadas preguntas, la gente puede abrumarse y no responder.

Antes de enviar la encuesta, tómate tu tiempo para preguntar a tus colegas si desean agregar alguna pregunta. Haz una llamada corta o envíales un correo electrónico para averiguar si hay algún tema específico sobre el que les gustaría obtener información de fondo (por ejemplo, procesos PLM, áreas de aplicación como Requisitos o Gestión de la lista de materiales, etc.).

Involucrar a los participantes en el diseño de la encuesta hace que el proyecto sea colaborativo, y de esta forma tus compañeros sentirán que son parte útil del mismo.

4. Analiza los resultados de encuestas e investigaciones.

Antes de realizar el estudio de benchmarking, desconocemos qué posición ostenta nuestro negocio dentro del rango de evaluación. El objetivo del benchmarking es posicionar nuestra empresa en varias dimensiones frente a las otras empresas objeto de estudio.

Por tanto, analiza los datos y utilízalos para preparar las sesiones de benchmarking. Más tarde, usa este material de investigación y las respuestas de la encuesta para identificar dimensiones y tendencias. Por lo general, hay preguntas que requieren una investigación y discusión más profundas.

5. Organiza la sesión

Tras la encuesta, organiza una reunión en persona con los participantes para discutir los resultados. Las sesiones en persona son más efectivas porque permiten construir relaciones, ofrecen una valiosa guía y ayudan a identificar desafíos y llegar a su destino más rápido. Mi experiencia me dice que los compañeros generalmente están contentos compartiendo información y disfrutando de las discusiones cara a cara de la sesión de referencia. 

Por desgracia, a veces no es posible reunir a todos los participantes en la misma sala. Si las empresas están ubicadas lejos o se necesitan resultados rápidamente, es posible que debamos sustituir la reunión en persona y en su lugar organizar una teleconferencia. 

Con la tecnología actual, reunirse por teleconferencia es fácil. Sin embargo, debemos tener en cuenta que si los distintos participantes no se han reunido antes, la discusión probablemente no será tan productiva como en una sesión en persona. En ese caso, prepara una agenda para la reunión y selecciona un buen facilitador que se encargue de moderarla. Envía invitaciones a estas reuniones con suficiente anticipación e incluye siempre información básica sobre los objetivos del benchmarking y los resultados de la encuesta. 

De igual manera, asegúrate de que haya alguien en la sala que pueda tomar notas e incluya suficiente tiempo de discusión para permitir que las personas compartan experiencias. Los descansos son buenos para la creación de redes personales. Considera organizar una cena después del evento para continuar las discusiones y fortalecer estas relaciones.


En ocasiones es interesante organizar focus groups. Por ejemplo, puede darse el caso de que deseemos profundizar en un tema que sea interesante para algunos de los compañeros. Si esto ocurre, debemos considerar visitar a nuestros partners más adelante u organizar una reunión de seguimiento.

 

6. Recopila y comunica los resultados del benchmark

Llega el momento de analizar los resultados y preparar un informe de benchmark.

Por lo general, deberemos tener dos informes separados: uno para uso interno y otro para compartir con tus compañeros de benchmarking. El informe interno contiene observaciones y recomendaciones relevantes para uso interno. En mi opinión, me resulta útil trabajar primero en el informe interno y extraer información condensada para el informe externo, y más tarde completarlo con hechos y cifras que puedan ser relevantes para los participantes.

Comparte los resultados con colegas, compañeros y directivos. Organiza varias sesiones con los stakeholders clave para discutir los hallazgos clave, las recomendaciones y los próximos pasos.

Por desgracia, he visto como a veces los resultados de benchmarking son empleados para respaldar “planes secretos” y propuestas de presupuesto. No omitas ni disfraces hechos para que los resultados coincidan con tus planes, o perderás el objetivo del ejercicio. Además, el mal uso de los datos en última instancia puede derivar en la pérdida de credibilidad dentro de tu organización.

7. Propón un plan de acción.

Crea una propuesta de plan de acción derivada de los resultados de benchmark. Evalúa y prioriza lo que debe hacerse y desarrolla una propuesta para implementar estos cambios. Define medidas concretas y diseña un plan de proyecto basado en tu estrategia PLM.

Distingue entre acciones a corto y largo plazo. Presenta el proyecto la gerencia para obtener los fondos necesarios para próximos proyectos.

Incorpora benchmarking de manera regular en tu proyecto de PLM

Como ya sabemos, el benchmarking es una gran herramienta para motivar a nuestro equipo e incorporar la mejora continua de nuestro proyecto de PLM. De hecho, cuanto mayor sea la conversación con el equipo, mejor orientación tendremos para desarrollar nuestros proyectos de PLM.

Por lo tanto, considera siempre incorporar el benchmarking en tu estrategia. Un proyecto anual de benchmarking en PLM es siempre una buena idea que nos ayuda a identificar nuevas tendencias.

Por último, hemos preparado una lista de verificación para que puedas recordar los pasos necesarios para organizar un benchmarking de PLM.

Consejo: Imprime esta práctica lista y guárdala a buen recaudo, let’s go!

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Organize a PLM Benchmark in 7 steps with this checklist.

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