¿Por qué las empresas que triunfan gestionan sus procesos de negocio?

PLM Business Process

Antes de responder, conviene repasar a qué nos referimos cuando hablamos de procesos. Un proceso se conforma de una serie de tareas realizadas en secuencia, con inputs claramente definidos y destinados a la entrega de outputs. Su resultado puede ser un servicio, un producto o cualquier otro objetivo de la organización.

Los procesos de negocio permiten a las empresas describir quién hace qué, y en qué orden se hace. Si somos capaces de combinar todos los procesos de negocio de la empresa en su totalidad, podemos describir cómo funciona realmente.

Pongamos un ejemplo más práctico para entender bien este concepto. Llevar a cabo un proceso de negocio es fácilmente comparable a la elaboración de una receta. Escenario típico: imagina que estás en casa a punto de prepararte la cena.Es jueves y has tenido un gran día en el trabajo, así que no sabes muy bien por qué, pero consideras que te mereces algo más que la triste y típica ensalada a la que recurres normalmente. Estás lo suficientemente motivado/a como para buscar en Google una receta especial, de modo que tras un rato buscando, decides arriesgarte con un risotto de gorgonzola.Preparas los ingredientes y comienzas a seguir los pasos minuciosamente. Sin embargo, no hay nadie allí para supervisarte ni para darte consejos, y la verdad sea dicha, tú nunca has destacado por tus buenas dotes ante los fogones. Teniendo esto en cuenta, ¿qué será lo más importante para que tu cena sea un éxito y no acabes pidiendo una pizza? Muy fácil, que la receta sea lo más específica posible. Continuemos con el momento risotto. Después de haberte preocupado de seguir la receta lo mejor posible, llega el momento de probar el arroz. Y tras él, el drama. Te acabas dando cuenta de que el punto del arroz no ha quedado como debía, y el aspecto final de tu plato no se parece ni de lejos al de la foto de la receta. Y es justo en ese momento cuando te preguntas: ¿por qué a mí? ¡Si he hecho todo tal y como se especificaba en la receta! Sin embargo, olvidas que tal vez la lista de ingredientes de la receta de Google no era lo suficientemente específica, o quizás las descripciones de cada paso eran demasiado vagas (o que directamente en un despiste te saltaste un paso importante).

 

¿Entiendes mejor ahora a qué nos referimos cuando hablamos de la importancia de combinar la totalidad de los procesos de negocio para describir cómo funciona realmente una empresa? Como con el risotto, puedes tener los mejores ingredientes, pero si te saltas un paso de la receta, estás perdido.

¿POR QUÉ UNA EMPRESA DEBERÍA TENER EN CUENTA LOS PROCESOS DE NEGOCIO?

Los procesos de negocio son un punto clave para entender de qué manera una empresa lleva a cabo su misión. Como ejemplo ilustrativo, el pago de una factura a un proveedor o la tramitación de un pedido para un cliente son ambos procesos de negocio. Las buenas empresas se caracterizan por poseer sus procesos documentados, generando outputs consistentes y de alta calidad. Igualmente, mediante la correcta documentación de los procesos las empresas pueden expandirse más rápidamente. Después de las fusiones y adquisiciones, los procesos de negocio bien documentados facilitan las integraciones y respaldan las operaciones comerciales conjuntas. Los procesos también son cruciales para la gestión eficaz del conocimiento. Se pueden usar para enseñar a los nuevos empleados a realizar las tareas requeridas y lograr los resultados deseados.

¿POR QUÉ LOS PROCESOS DE NEGOCIO SON TAN IMPORTANTES PARA EL PLM?

Los procesos de negocio permiten a las empresas desarrollar, vender, entregar y financiar sus productos de manera efectiva. La calidad de los procesos en todo el ciclo de vida del producto influye intensamente en el éxito de un producto. Las fugas de información en estos procesos pueden provocar entregas de productos más lentas y problemas de calidad.

¿DE QUÉ MANERA DEFINIMOS UN PROCESO DE NEGOCIO?

La gestión de procesos de negocio establece un enfoque global que nos ayuda a mejorar la eficiencia en una empresa. Esta gestión implica entre otras cosas: documentar los procesos existentes (mapeo de procesos), definir los procesos futuros (modelado de procesos), implementar los procesos definidos (utilización de procesos) y medir los procesos (supervisión de procesos). El mapeo, el modelado y la utilización de procesos de negocio son actividades principales en PLM. A continuación, explicaremos estas etapas mediante representaciones visuales para ilustrar de qué manera funciona cada paso. En cada uno encontraremos actividades, roles, entregas y métricas que definen con precisión las tareas que deben realizarse.

PLM business processes

1. MAPEO DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Para crear un mapa de procesos de negocio, podemos usar un diagrama de flujo de procesos que contenga la actividad «carriles». El diagrama de flujo muestra un «carril de navegación» para cada rol e indica las actividades y eventos que ejecuta cada rol. En esta fase, el diagrama muestra la situación actual. El siguiente ejemplo representa el proceso de venta de una pequeña empresa.

PLM Business Process Mapping

2. MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Durante esta fase, creamos un modelo mejorado para los procesos que la empresa desea optimizar. Un modelo sirve como un marco común para el debate y la comunicación. Ayuda a las personas a comprender cómo funcionará el proceso y de dónde provienen las optimizaciones. El siguiente ejemplo representa el proceso de venta optimizado de una empresa pequeña, después de la remodelación.

PLM business process modelling

3. UTILIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Después de definir nuevos procesos, tocaría el momento de implementarlos. Para implementar estos cambios de manera productiva, se debe llevar a cabo un plan de formación y apoyo. Después de la implementación, es muy importante hacer un seguimiento del proceso y asegurarnos de recibir un buen feedback: ¿Funciona bien el nuevo proceso? ¿Necesitamos ajustarlo?

4. SUPERVISIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO.

Un buen proceso de negocio debe ser fácilmente medible. Para ello usamos KPI’s que supervisan la eficiencia e implementación del mismo. Un KPI es una medida, un atributo cuantificable que nos ayuda a describir el rendimiento.

En resumen, si dedicamos tiempo y esfuerzo a respaldar la supervisión de procesos, recibiremos grandes recompensas: la anticipación de problemas, el apoyo en la formación de los empleados en el nuevo y mejorado enfoque, y la certeza de que nos encontramos ante un buen negocio que cuenta con las herramientas y formas de trabajo más eficientes.

¿QUÉ DEFINE UN BUEN PROCESO DE NEGOCIO?

Es importante mantener los procesos de negocio con un alto nivel de detalle.Las empresas a veces mezclan procesos y métodos sin ser conscientes de sus diferencias. Los métodos definen cómo realizar las acciones involucradas en los pasos de proceso, por lo tanto, son más detallados y específicos. Un buen proceso de negocio debe estar bien definido, bien documentado y debe ser fácil de entender. Cualquier paso que no sea lo suficientemente claro, generará confusión y fuga de información.

Del mismo modo, los procesos deben ser medibles y manejables. En otras palabras, debemos ser capaces de monitorearlos, usando datos para saber si están funcionando correctamente, o si por el contrario están teniendo dificultades.

Los procesos de negocio constituyen los pilares de cualquier gran organización. Si una empresa quiere alcanzar la excelencia y que sus empleados trabajen de la mejor manera posible, es imprescindible definir su estrategia en un proceso de negocio.Cuando están bien gestionados, los procesos de negocio son un poderoso activo estratégico corporativo.

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