Las 8 cosas que aprendimos trabajando en remoto

Los que sabemos lo que es, somos conscientes de que trabajar en remoto supone un reto para cualquier organización. Y más aún si como en nuestro caso, la creación de la empresa se desarrolla de este modo, sin una experiencia de trabajo tradicional previa. Cada miembro de nuestro equipo vive y trabaja en una ciudad diferente, y los nuevos integrantes reciben la formación inicial de manera online.Trabajar en remoto es un reto, pero lo cierto es que si consigues que funcione, la productividad aumenta de manera exponencial. ¿Cómo hemos logrado convertir un aparente obstáculo en un ventaja? En el siguiente blogpost explicaremos el por qué del trabajo remoto en nuestra organización, y cómo esta circunstancia nos ha ayudado a obtener una estructura de trabajo perfectamente definida.

La era del trabajo en remoto

En un mundo tan interconectado como el nuestro, cada vez más empresas ven con buenos ojos la incorporación del trabajo remoto a sus plantillas. Este hecho, es todavía mucho más relevante si trabajas en el sector del PLM. Los que sabemos cómo funciona este mundo igualmente conocemos la dificultad que existe a día de hoy para la captación de talento. A veces das con el perfil adecuado pero vive a miles de kilómetros de tu oficina, y entonces el trabajo en remoto se convierte en la única posibilidad. Igualmente es frecuente la subcontratación de servicios como desarrolladores – por ejemploen países como India o Europa del este – o el contacto con clientes y proveedores de software que se encuentran lejos de nuestras fronteras. Estas cuestiones convierten la elección del trabajo remoto en una realidad mucho más cercana en nuestro sector que en otros.

Siguiendo esta línea, existe un dilema habitual: la comodidad de trabajar desde casa frente a la incomodidad de no tener al alcance los elementos disponibles en una oficina. Eso por no hablar de la percepción que todavía existe en muchas empresas de que permitir a sus trabajadores desarrollar su trabajo desde casa provocará una bajada en el rendimiento. El empresario en ocasiones teme que esta concesión de libertad se traduzca en pérdida de efectividad y de dinero. No obstante, la realidad es muy diferente y está comprobado que trabajar en remoto no solo trae efectos positivos para el activo humano de una empresa, si no también para sus cuentas.

¿Por qué trabajar en remoto?

Trabajar desde casa no es solo poder sentarte con el pantalón del pijama a responder emails. No es solo poder gestionar tus descansos de la manera que mejor se adapten a tu estilo de vida. No es solo picar entre horas o poder recoger los paquetes de Amazon. Es mucho más. El trabajo en remoto transforma la vida de las personas, haciéndolas dueñas de su propio tiempo. En nuestro caso, existe una flexibilidad total a la hora de distribuir las horas de trabajo siempre que sumen 40 horas a la semana. Si eres de los que prefieren madrugar, madrugas. Si durante las noches te sientes más inspirado para trabajar, puedes hacerlo. Por supuesto siempre respetando los horarios de las reuniones de equipo, sin las cuales todo lo anterior sería imposible.

Además el trabajo en remoto te permite algo que no se puede pagar con dinero:trabajar desde donde te de la gana. Mientras que cumplas con tu obligación de horas diarias de manera responsable, da igual que lo hagas desde tu piso en Frankfurt, una cabaña en Bali o el campo base del Everest.

El disponer de esta libertad de tiempo y espacio de trabajo se traduce en una completa mejora de la conciliación laboral y esto a su vez en empleados mucho más felices y más motivados.

Las claves del trabajo en remoto

Por tanto, si todo son ventajas ¿Por qué todavía existen muchas empresas que no confían en el trabajo remoto y siguen ancladas en viejos dogmas con horarios “mata-personas” de 9 a 7 de la tarde? Muy sencillo, porque no saben hacerlo. Para que un cambio de estas características funcione hay que hacer una correcta transición. Si con tus viejos métodos de trabajo decides de un día para otro que tus empleados van a trabajar en remoto, es posible que tu idea fracase.

Sin embargo, si te informas sobre qué funciona en otras empresas y cómo se está haciendo y anticipas estos cambios, terminará convirtiéndose en la mejor decisión que has tomado a nivel laboral. Tus empleados estarán más contentos, más implicados, su productividad crecerá y encima ahorrarás dinero.

A continuación te detallamos las 8 cosas que debes tener en cuenta sí o sí, si quieres adoptar el trabajo remoto en tu organización y que este sea un completo éxito.

1. Planificación del día

Punto vital y a mi juicio igual de importante trabajes desde casa o no. Clasificar tus tareas de más a menos importantes para poder darles más o menos prioridad es clave. Trabajamos con 3 tipos de tareas: Must, Intend y Like. Cada día cada miembro del equipo tiene planificadas una tarea Must, otra Intend y otra Like. La tarea Must es la tarea más importante, lo que significa que el no completarla habrá significado que tu día ha sido poco productivo. Si finalizas tu tarea Must pasas a tu tarea Intend, segunda en orden de prioridad. Y solo si finalizas esta pasas a Like, la menos relevante de todas.

2. Herramientas de gestión de tareas

En nuestro caso empleamos Asana como una parte fundamental de nuestro día a día. Asana es un software que facilita la planificación, la gestión y el seguimiento de las tareas de cada miembro del equipo. Gracias a esto, podemos tener acceso a los calendarios de tareas del resto de compañeros, agregarles y quitarles tareas, clasificarlas por proyectos… Otro punto clave es que contiene fechas tope que añadir a las tareas, lo cual facilita mucho la organización. Además es visualmente muy atractivo y fácil de usar. Sin duda, un imprescindible si trabajas en remoto.

3. Documentación de Procesos

Esta parte es fundamental cuando no tienes oficinas físicas y todo el trabajo se desarrolla en remoto. Los métodos de trabajo más importantes del día a día de cada persona deben quedar perfectamente documentados. Con esto facilitamos las nuevas incorporaciones al equipo y permitimos que el resto de compañeros puedan ayudarnos con mayor facilidad en cualquiera de nuestras tareas. Toda esta información debe estar volcada sobre una intranet a la que todos los miembros tengan acceso y puedan hacer búsquedas de todo tipo. Un ejemplo de esto sería, si un compañero se va de vacaciones y otro tiene que encargarse de una de sus funciones, puede acceder a la intranet para informarse sobre cómo se desarrolla la tarea exactamente.

4. Comunicación fluida

Cuando trabajas desde casa y llevas a cabo proyectos en común con otras personas, es fundamental la existencia de una comunicación fluida entre las partes. Para facilitar esto, existen herramientas como Slack que permite crear grupos a los que los diferentes miembros del equipo pueden acceder y comunicarse como si estuvieran en la misma oficina. Con Slack se pueden abrir conversaciones, preguntar y resolver dudas. Además se puede sincronizar con Asana para asignar a las conversaciones tareas específicas. El correo electrónico es la opción de la mayor parte de la gente, pero sin duda no es la más efectiva si trabajas en remoto. El empleo del tándem Asana-Slack te permite una comunicación total con tu equipo en la que no se echa de menos la oficina.

5. Reuniones semanales

Por supuesto, clave para mantener un contacto de todos los miembros de la organización. En estas reuniones se pone al día al resto del equipo del estado de las tareas que se tienen asignadas. Además se debaten estrategias futuras y se ponen en común los temas más importantes del momento. En Share PLM todos los martes y los viernes tenemos una reunión de estas características.

6. Contabilizar el tiempo

Cuando trabajas en una oficina y sabes que tienes que cumplir un horario estricto, no eres consciente del tiempo real que tardas en finalizar una tarea en concreto. En tu mente está solo la llegada del fin de la jornada para poder irte a tu casa. Cuando trabajas en casa y tienes una flexibilidad total, este hecho cambia. A veces es importante a la hora de planificar nuestro trabajo el saber cuántas horas tardamos en realizar determinadas tareas. Para ello, usamos Toggl, un contador de tiempo que se descarga directamente en la barra del navegador y que al igual que pasa con Slack, se puede sincronizar con Asana. Antes de iniciar cualquier tarea simplemente haces click en el botón para que comience a contabilizar el tiempo. Cuando acabe vuelves a hacer click para finalizar. Toggl nos ofrece una vista muy rápida sobre cuáles son las tareas a las que dedicamos más horas y cuáles a las que menos.

7. Café virtual

Como empresa con gran experiencia en el trabajo remoto, una de las cosas que más nos cuesta es tener lejos a nuestros compañeros. Y no hablamos solo de por las cuestiones de trabajo, si no por las personales. A veces trabajar tantas horas solo en casa se hace duro y echamos de menos las charlas de los lunes donde te cuentas el fin de semana, las pausas del café… Los momentos en los que podemos socializar y no solo centrarnos en el trabajo. En nuestro caso, todos los días realizamos una reunión que llamamos café virtual y a la que se puede asistir de manera opcional. Es siempre a primera hora de la mañana, y en ella charlamos durante unos 15 minutos acerca de todo tipo de temas fuera del trabajo. Es una excelente oportunidad para conocer un poco más al equipo cuando no tienes contacto físico diario.

8. Quedadas en persona

Si se puede, organizar una tema meeting a la que acuda todo el equipo de manera presencial puede ser una idea magnífica. En nuestro caso, solemos vernos 3 veces al año, y cada vez en una ciudad distinta (normalmente donde vive alguno de los miembros). El equipo pasa 2 o 3 días compartiendo puntos de vista, poniendo en común anécdotas de su día a día, y desarrollando una estrategia a seguir. El resultado es siempre muy positivo, haciendo que los trabajadores desarrollen lazos más fuertes. Sobre todo cuando al final del día, siempre cae alguna cerveza!

¿Y tú? ¿Trabajas en remoto? ¡Cuéntanos que soléis hacer tú y tu equipo para facilitar los procesos de trabajo!

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